Début octobre, le groupe Robert Half Technology a rendu publique une étude concernant les pratiques des entreprises en ce qui a trait à l’accès aux sites web sociaux au travail (http://tinyurl.com/y9ppdrc). L’étude démontre très clairement que les entreprises interrogées ont majoritairement (54 % des répondants) décidé de bloquer l’accès aux médias sociaux. D’un autre côté, 45 % des entreprises ont choisi de permettre l’usage des sites sociaux au travail, en encadrant ou pas son utilisation. Alors bloquer ou autoriser…que faire et comment le faire?
Il est certain que la meilleure façon d’empêcher les employés d’utiliser les médias sociaux en entreprise demeure d’en bloquer l’accès. Cependant, en faisant cela, on leur bloque aussi les nombreuses opportunités qu’offrent ces nouveaux outils Web. Que ce soit à des fins de marketing, de développement professionnel, de réseautage, de recrutement, de développement des affaires, les plateformes web comme LinkedIn, Twitter ou d’autres sont de précieux outils au travail. Les bloquer, c’est se priver de leurs fonctionnalités. Interdisez-vous à vos employés d’utiliser le téléphone? Bien sûr que non, c’est un outil de travail essentiel! Et pourtant s’ils le voulaient, ils pourraient passer des heures aux téléphones avec leurs amis. Pourquoi ne le font-ils pas? Parce que vous avez encadré de façon formelle ou informelle la quantité d’appels personnels au travail. Les médias sociaux peuvent être gérés de la même façon! Voici quelques pistes pour y parvenir.
Favoriser la responsabilisation!
Vous ne voulez sûrement pas passer votre temps à espionner vos employés pour savoir ce qu’ils font sur Internet alors le plus simple, c’est de les inviter à s’autocontrôler. Voici quelques éléments pour favoriser la responsabilisation de vos employés dans leur utilisation des médias sociaux.
Comprendre ce qui est permis
Leur a-t-on clairement exprimé ce qui est considéré comme raisonnable ou abusif en termes d’utilisation des médias sociaux ? Comment leur demander de s’autocontrôler si la limite n’a pas été identifiée? On pourrait par exemple leur signifier que l’utilisation à des fins personnelles est autorisée pendant les pauses et le dîner, mais que l’utilisation durant les heures de travail doit être exclusivement en lien avec les activités professionnelles. De plus, on doit encadrer les sujets qui peuvent être abordés par les employés. (Voici un exemple intéressant de politique : http://tinyurl.com/ycltdmz )
Être prudents
Ont-ils été informés des risques associés aux médias sociaux? Si l’on souhaite qu’ils soient prudents, il faut les informer des conséquences potentielles de leur geste. Tout ce qui circule sur les médias sociaux peut rapidement devenir une information publique. Ils doivent soupeser chacun de leurs propos et éviter de transmettre des informations qu’ils pourraient regretter d’avoir transmises. L’information circule très rapidement sur le web et encore plus sur les médias sociaux. Les informations confidentielles ou compromettantes ne devraient pas être exposées sur les sites sociaux…pas plus qu’à la radio ou dans un bar d’ailleurs. Les sites sociaux ne sont pas différents des autres « lieux » publics, ils sont simplement plus efficaces.
Restez professionnel
Lorsqu’ils utilisent les médias sociaux au travail, à des fins professionnelles, les employés représentent l’organisation. Leurs propos pourraient facilement être interprétés par les usagers comme étant le point de vue officiel de l’entreprise. Ils doivent donc s’assurer de rester professionnels en tout temps. Ceci est d’autant plus vrai si l’employé s’exprime sur un sujet proche des activités de l’entreprise. La frontière entre le point de vue personnel et le point de vue officiel est inexistante dans un contexte où l’on associe un individu à son entreprise.
Restez positif et contribuez à votre notoriété
Dans le même ordre d’idée, les médias sociaux ne sont pas des lieux de défoulement. Si on permet l’utilisation des médias sociaux en entreprise, c’est pour un usage positif qui contribue aux objectifs de l’organisation.
Susciter la réflexion sur une saine utilisation des médias sociaux
Encadrer l’utilisation des médias sociaux requiert donc que l’on ait au préalable pris le temps de réfléchir sur l’utilisation de ces nouveaux outils dans l’entreprise. Voici quelques questions qui pourraient alimenter vos réflexions :
- L’utilisation des médias sociaux peut-elle contribuer à l’atteinte des objectifs de l’entreprise et comment?
- Qui devrait avoir accès à ces outils? Le département des ventes, du marketing, des ressources humaines, etc. ?
- Si on autorise l’utilisation des médias sociaux, existe-t-il des informations (financières, stratégiques, etc.) qui ne devraient pas être partagées?
- Les employés seront-ils encouragés à promouvoir l’organisation et ses services ou à s’exprimer à titre personnel (mais de manière professionnelle), en tant qu’experts?
- Comment sensibilisera-t-on les employés quant à une saine utilisation des médias sociaux en entreprise?
- Quelles sont les sanctions pour un employé qui dérogerait des normes acceptables?
En conclusion
Les médias sociaux ont pris une ampleur incroyable sur le web. Ils révolutionnent un média déjà révolutionnaire. Investirez-vous vos ressources à tenter de contrôler leur utilisation ou tenterez-vous de maximiser ce nouvel outil en éduquant vos employés à leur utilisation?
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