Réceptionniste / Assistant(e) administratif(ve)
Type de poste : Contrat de 12 mois
Lieu : Montréal, QC (5 jours par semaine sur site)
Rémunération : de 22 $/heure à 24 $/heure
Notre client, une compagnie d'assurance spécialisée de premier plan, recherche un(e) réceptionniste / assistant(e) administratif(ve) pour remplacer une collaboratrice en congé de maternité pendant 12 mois. Sous la responsabilité du responsable administratif, ce poste consiste à être le visage et la voix de l'entreprise, en fournissant un soutien administratif de haut niveau et en veillant à maintenir un environnement de travail exceptionnel.
Principales Responsabilités :
Accueil et gestion des visiteurs
- Être le premier point de contact du bureau, accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes en personne, par téléphone et par e-mail, en faisant preuve de professionnalisme et de courtoisie.
- Transférer efficacement les appels entrants aux membres de l’équipe concernés.
- Tenir à jour le registre des visiteurs et délivrer les cartes d’accès de sécurité selon les besoins.
- Veiller à ce que l’espace d’accueil reste propre, bien rangé et accueillant à tout moment.
Soutien administratif et logistique
- Coordonner le courrier entrant et sortant, les services de messagerie et les livraisons de colis.
- Gérer et réapprovisionner les armoires de fournitures, les espaces cuisine et rafraîchissements, ainsi que les espaces de travail généraux.
- Traiter les commandes de fournitures et distribuer le matériel aux différents services.
- Aider à l’installation des bureaux et des postes de travail des nouveaux collaborateurs.
- Assister l’équipe des services généraux et de la gestion des installations dans le cadre de projets ponctuels et de l’entretien général de l’environnement de travail.
Administration générale
- Effectuer des tâches administratives quotidiennes, notamment le classement, la photocopie, l'envoi de courrier et la saisie de données.
- Gérer de manière autonome plusieurs tâches quotidiennes tout en établissant efficacement les priorités.
- Participer à des projets spécifiques et à des tâches annexes selon les instructions reçues.
Compétences Recherchées :
- Compétences linguistiques: Parfaitement bilingue en anglais et en français (à l'écrit et à l'oral)
- Expérience: Au moins 2 ans d'expérience dans l'accueil en entreprise ou le soutien administratif (un atout)
- Formation: Baccalauréat ou équivalent
- Compétences techniques: Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
L’échelle salariale indiquée représente une estimation de bonne foi basée sur les qualifications requises, l’expérience, la formation et d’autres facteurs autorisés par la loi. Elle reflète la structure salariale établie par l’entreprise cliente. L’offre salariale réelle peut varier en fonction des compétences, de l’expérience, de la localisation géographique et du niveau de performance attendu. La plupart des candidats commencent dans la moitié inférieure de l’échelle salariale. Les antécédents salariaux ne sont pas pris en compte lorsque la loi l’interdit. Cette information est fournie à titre indicatif pour les discussions relatives à la rémunération.
Afin de favoriser un processus d’embauche équitable et efficace, nous pouvons utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir l’évaluation des candidatures. Toutes les candidatures sont examinées attentivement par notre équipe, et l’IA est utilisée uniquement comme outil d’aide à la décision, jamais comme unique facteur décisionnel.
Receptionist/Administrative Assistant
Position Type: 12 Month Contract
Location: Montreal, QC (5 days a week on-site)
Compensation: $22/Hour to $24/Hour
Our client, a leading specialist insurance company, is seeking a Receptionist / Administrative Assistant to cover a 12-month maternity leave contract. Reporting to the Office Manager, this role serves as the face and voice of the firm, delivering top-tier administrative support and maintaining an exceptional office environment.
Key Responsibilities
Front Desk & Visitor Management
- Serve as the first point of contact for the office, greeting visitors and handling inquiries in person, via phone, and through email with a professional and courteous demeanor.
- Direct incoming calls to the appropriate team members efficiently.
- Maintain the visitor log and issue security access cards as required.
- Ensure the reception area remains clean, organized, and welcoming at all times.
Office & Facilities Support
- Coordinate incoming and outgoing mail, courier services, and package deliveries.
- Manage and replenish inventory for supply cabinets, kitchen/beverage stations, and general work areas.
- Process supply orders and distribute materials across various departments.
- Assist with desk and workstation setups for new employees.
- Support the Corporate Services and Facilities team with ad-hoc projects and general maintenance of the overall office environment.
General Administration
- Perform day-to-day administrative duties including filing, photocopying, mailing, and data entry.
- Manage multiple daily tasks independently while prioritizing effectively.
- Assist with special projects and secondary tasks as assigned.
Requirements
- Language Skills: Fully bilingual in English and French (written and spoken)
- Experience: 2 years+ of corporate reception or administrative support experience preferred
- Education: High school diploma or equivalent
- Technical Skills: Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
The indicated pay range is a good‑faith estimate based on required qualifications, experience, training, and other factors permitted by law. It reflects the pay band established by the client company. Actual offers may vary depending on skills, experience, geographic location, and expected work quality. Most candidates start in the lower half of the range. Pay history is not considered where prohibited by law. This information serves as a general guideline for compensation discussions.
To support a fair and efficient hiring process, we may use artificial intelligence (AI) tools to help review applications. Our team carefully reviews all candidates, and AI is used only as a support tool—never as the sole decision-maker.
#CWS
Pay: $22.00-$24.00 per hour
Language:
- English (preferred)
- French (preferred)
Work Location: In person
