Adjoint(e) administratif(ve)
Association des médecins vétérinaires du Québec
Laval, QC

Statut : Poste régulier, permanent temps partiel - 4 jours/semaine — 30 heures/semaine) ou permanent temps plein - (5 jours/semaine — 37.5 heures/semaine)

SOMMAIRE

Relevant de la direction générale, le titulaire du poste soutient administrativement la direction générale, l’équipe administrative et les dirigeants. Il effectue diverses fonctions de secrétariat et crée et, révise la qualité les documents produits de l’Association, en accord avec les procédures et standards en vigueur. Il planifie les réunions, en coordonne tous les aspects administratifs et logistiques et y assiste pour la prise de notes. De plus, il collabore et participe aux colloques et au congrès annuel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutenir administrativement la Direction générale, l’équipe administrative et les dirigeants. (35 %)**

  • Fournir le support clérical et administratif pour assurer la bonne marche de l’Association.
  • Rédiger la correspondance courante et les divers documents tels que lettres, contrats, rapports, comptes rendus, présentations, ententes contractuelles, etc.
  • Préparer et orchestrer le calendrier des réunions du conseil et des comités et le transmettre aux dirigeants et aux membres concernés.
  • Préparer l’avis de convocation et l’ordre du jour des réunions, y assister, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux et affaires découlant lors des Comités exécutifs, des Conseils d’administration et de l’Assemblée générale Annuelle.
  • Préparer tous les documents de présentation et le matériel nécessaire à la tenue des réunions et les transmettre aux membres, dans les délais prescrits.
  • Faire approuver le procès-verbal et le faire signer par le secrétaire et le président.
  • Mettre à jour le registre des procès-verbaux et le registre des procédures du CA.
  • Tenir à jour les informations et les coordonnées des divers membres des comités.
  • Soutenir l’équipe tout en faisant preuve de rigueur et de discrétion.
  • Participer à la conception des communications bilingues, en collaboration avec les traducteurs externes, avec un grand souci de qualité.
  • Prendre en charge certaines correspondances, tant confidentielles que non confidentielles, et en assurer le traitement selon la sensibilité et la priorité appropriée.
  • Fournir tout support requis, lorsque nécessaire.

Réviser la qualité des documents produits, en accord avec les procédures et les standards en vigueur. (35 %)

  • Réviser toutes les communications étant destinées aux membres et tous les documents crées par l’équipe administrative.

*

  • Planifier des réunions et en coordonner tous les aspects administratifs et logistiques. (10 %)
  • Planifier les réunions annuelles, réserver les salles et réserver un service de traiteur au besoin.
  • Effectuer la gestion des systèmes de classement, en assurer le maintien et tenir les ententes, à jour.
  • Gérer les ententes inter associations et les dossiers contractuels.
  • Rédiger les procédures administratives et mettre à jour les outils de travail.
  • Collaborer et participer aux colloques et au congrès annuel (10 %).
  • Accomplir toutes autres tâches connexes (10 %).

*

  • PROFIL RECHERCHÉQUALIFICATIONS
  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat et bureautique ou autre formation jugée pertinente.
  • Minimum de 5 années d’expérience pertinente, dont 3 années en collaboration avec des dirigeants, spécifiquement pour la planification et la rédaction de procès-verbaux.
  • Expérience dans le secteur des services et dans un OSBL (un atout).
  • Excellente maîtrise de la langue française (oral et écrit).
  • Bonne maîtrise de la langue anglaise (oral et écrit) (un atout).
  • Excellentes aptitudes en rédaction et en révision du français.
  • Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft (surtout Word et PowerPoint).
  • Détenir un permis de conduire du Québec valide et être disponible pour voyager occasionnellement.
  • Être disponible les soirs et les fins de semaine (4 Conseils d’administration, 1 Assemblée générale annuelle, 5 colloques, 4 jours de Congrès annuel).

APTITUDES ET CAPACITÉS

  • Faire preuve de rigueur, de professionnalisme et d’autonomie.
  • Habiletés politiques et forte éthique de travail.
  • Grande capacité d’organisation, de priorisation et de gestion des échéanciers.
  • Excellentes habiletés interpersonnelles, capacité à travailler en équipe avec différents types de personnalité.
  • Grande capacité à s’adapter aux changements.
  • Polyvalent et axé sur le service à la clientèle;
  • Être capable de réagir rapidement aux demandes urgentes.

Type d'emploi : Temps Plein, Temps Partiel

Salaire : 17,00$ à 22,00$ /heure

Expérience:

  • Administration: 5 ans (Souhaité)
  • Redaction et révision de documents: 3 ans (Souhaité)
  • Procès-verbaux: 1 an (Souhaité)

Formation:

  • DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Certificats et autres accréditations:

  • Suite Office (Requis)

Langue:

  • Excellent francais écrit (Requis)
  • Anglais oral et écrit (Souhaité)