Une opportunité clé au cœur d’une PME technologique en pleine croissance
Vous recherchez un rôle central, polyvalent et stratégique où votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs priorités feront une réelle différence? Dans un environnement dynamique et humain, vous occuperez un rôle pivot au sein des opérations, en collaboration étroite avec la haute direction.
À propos de l’entreprise
Entreprise canadienne spécialisée dans les technologies de communication sécurisée et les solutions avancées pour les secteurs de la défense et de la sécurité publique. Elle évolue dans un environnement en forte croissance, où la rigueur, la confidentialité et la qualité des opérations sont essentielles. L’organisation se distingue par:
- une culture PME humaine et collaborative
- un leadership accessible, bienveillant et engagé
- un haut niveau d’excellence et de professionnalisme
- une ouverture à l’amélioration continue et à l’innovation
Résumé du poste
L’Assistante exécutive ou l’Assistant exécutif agit comme principal point de soutien du Président et joue un rôle central dans la coordination des activités de direction. Il s’agit d’un poste clé, très polyvalent, combinant soutien exécutif, coordination opérationnelle, administration et appui à certaines initiatives de communication. La personne retenue doit aimer travailler dans un environnement où les priorités évoluent rapidement, où la collaboration est essentielle et où l’on touche à plusieurs dossiers en parallèle.
Vos principales responsabilités
Soutien exécutif – Bureau du Président
- Gérer l’agenda, les priorités et les déplacements du Président
- Coordonner les rencontres internes et externes
- Préparer les documents de briefing, notes et présentations
- Assurer le suivi des décisions, actions et échéanciers
- Rédiger et réviser la correspondance exécutive
- Assurer la confidentialité des informations sensibles
Coordination et soutien opérationnel
- Assurer la coordination de dossiers transversaux entre les équipes
- Appuyer la gestion des priorités et suivis administratifs
- Maintenir une structure organisationnelle efficace (documents, suivi, classement)
- Soutenir l’optimisation des processus internes
Administration et outils
- Assurer la gestion et la mise à jour des outils administratifs (CRM, dossiers, documents)
- Maintenir la qualité et la cohérence des données (ex. HubSpot)
- Appuyer le suivi des contacts, opportunités et documents internes
- Participer à la structuration des systèmes internes
Coordination d’événements, représentation et communications corporatives(volets complémentaires)
- Participer à la préparation d’événements corporatifs et industriels
- Coordonner la logistique (déplacements, fournisseurs, inscriptions et gestion des invités)
- Préparer les documents exécutifs, présentations et supports de représentation
- Assurer le suivi post-événement ainsi que les actions et suivis connexes
- Collaborer, au besoin, à la coordination des communications corporatives
- Appuyer la préparation de contenus et publications en collaboration avec des partenaires externes
- Contribuer à la cohérence des messages, présentations et matériel corporatif
- Soutenir l’organisation et la mise à jour des contenus et actifs corporatifs
Ce que vous apportez à l'équipe
- 4 ans ou plus d'expérience dans un rôle similaire
- Formation en administration, ou domaine connexe (DEC ou BAC)
- Excellente capacité d’organisation et gestion des priorités
- Grande polyvalence et aisance dans un environnement dynamique
- Professionnalisme, discrétion et jugement
- Esprit d’initiative et autonomie
- Excellentes compétences en communication
- À l’aise avec les outils Microsoft 365 et environnements numériques
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Bilinguisme français/anglais (atout important)
- Aime les environnements PME où l’on contribue
Ce qu'ils offrent
- Salaire compétitif selon expérience
- Prime annuelle liée à la performance
- Réel flexibilité d’horaire et conciliation vie personnelle et travail
- Possibilité de mode hybride (1 à 2 jours de télétravail/semaine)
- Rôle stratégique auprès du Président et de la direction
- Environnement humain, respectueux et collaboratif
- Entreprise en croissance avec projets stimulants
- Activités et événements d’équipe
- Grande autonomie dans l’organisation du travail
- Contribution directe à une entreprise en pleine évolution
****
A key opportunity at the heart of a fast-growing technology SME
Are you looking for a central, versatile and strategic role where your organizational skills, attention to detail, and ability to manage multiple priorities will make a real impact? In a dynamic and people-oriented environment, you will play a pivotal role within operations, working closely with senior leadership
About the company
A Canadian company specializing in secure communication technologies and advanced solutions for defense and public safety sectors. It operates in a fast-growing environment where precision, confidentiality, and operational excellence are essential. The organization stands out through:
- A people-focused and collaborative SME culture
- Accessible, supportive, and engaged leadership
- High standards of professionalism and performance
- A strong commitment to continuous improvement and innovation
Position summary
The Executive Assistant serves as the primary support to the President and plays a central role in coordinating executive activities. This is a key, highly versatile position combining executive support, operational coordination, administration, and involvement in selected communication initiatives. The ideal candidate thrives in an environment where priorities shift quickly, collaboration is essential, and multiple files are managed simultaneously.
Key responsibilities
Executive Support – President's Office
- Manage the President’s calendar, priorities, and travel arrangements
- Coordinate internal and external meetings
- Prepare briefing documents, notes, and presentations
- Follow up on decisions, actions,and deadlines
- Draft and review executive correspondence
- Ensure strict confidentiality of sensitive information
Coordination and operational support
- Coordinate cross-functional files across teams
- Support priority management and administrative follow-ups
- Maintain an efficient organizational structure (documents, tracking, filing)
- Support internal process optimization initiatives
Administration and systems
- Manage and update administrative tools (CRM, files, documents)
- Ensure data accuracy and consistency (e.g., HubSpot)
- Support tracking of contacts, opportunities, and internal documents
- Contribute to the structuring of internal systems
Event coordination, external representation and corporate communications (supporting function)
- Participate in the preparation of corporate and industry events
- Coordinate logistics (travel, vendors, registrations, guest management)
- Prepare executive documents, presentations, and representation materials
- Ensure post-event follow-ups and related actions
- Support, as needed, corporate communications coordination
- Assist in content preparation and publications with external partners
- Contribute to consistency in messaging, presentations, and corporate materials
- Support the organization and maintenance of corporate content assets
What you bring to the Team
- 4 years or more of experience in a similar role
- Diploma or degree in administration or a related field (DEC or Bachelor’s)
- Strong organizational and prioritization skills
- Highly versatile and comfortable in a dynamic environment
- Professionalism, discretion, and sound judgment
- Initiative and autonomyStrong communication skills
- Proficient with Microsoft 365 and digital work environments
- Ability to manage multiple priorities simultaneously
- Bilingual French/English (strong asset)
- Comfortable in SME environments where versatility is a key
What the offer
- Competitive salary based on experience
- Annual performance-based bonus
- Real flexibility and work-life balance
- Hybrid work model (1–2 remote days per week)
- Strategic role working closely with the President and leadership team
- Human, respectful, and collaborative environment
- Growing company with stimulating projects
- Team activities and events
- High level of autonomy in daily work organization
- Direct contribution to a company in active growth
#Assistant(e) de direction #Executive Assistant #Assistante Exécutive #Adjoint(e) exécutif(ve) #Executive Assistant #Coordonnateur(trice) administratif(ve) #Executive Support & Coordinator
Rémunération : 65 000,00$ à 80 000,00$ par an
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Sainte-Anne-de-Bellevue, QC H9X 1L8: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
