Manager Administration
*must be bilingual (French & English)*
Your role:
As Administrative Manager, you will be required to utilize independent discretion and judgment to lead and oversee the administrative function at the Montreal facility. You will be responsible for administrative supervision, fiduciary controls, some accounting activities, plant inventory, human resources, information technology, Safety program administration and support, and other activities critical to the local Operations and Quality Management teams. You will supervise the Plant Clerks/Inventory Coordinator and are an important member of the local leadership team.
To succeed, you must be able to:
- Deliver results in first-time situations by inspiring others and working to earn trust every day
- Serve others with understanding, respect, and care
- Operate with simplicity, clarity and transparency
- Deal with and drive change
- Organize, prioritize and own multiple tasks while meeting or exceeding deadlines
- Learn and apply new technology and share your knowledge with others
- Above all you will be expected to carry out all your activities with reliability, integrity, compliance and in a safe, environmentally responsible, and efficient manner.
Your responsibilities:
- Responsible and accountable for plant staffing by orienting and training employees; maintaining a safe and secure work environment; developing personal growth opportunities; maintaining a highly engaged workforce; maintaining confidentiality when needed
- Overall responsibility for administering group benefits, payroll for active groups, and compliance with record keeping within the location in accordance with Ardent Mills’ policies and legislative requirements
- Accountable for achieving financial objectives by anticipating requirements; submitting information for budget preparation; scheduling expenditures; monitoring costs; analyzing variances and capital projects
- Accountable for all local Procure/Source to Pay to ensure timely payments to vendors
- Analyze inventory trends with overall responsibility & accountability for auditing and approving inventory write-offs, resolving all variances, identifying root causes and resolving inventory discrepancies
- Provide counsel and advice to local management including but not limited to EHS, EE Relations, Purchasing
- Train and develop other managers’ knowledge of purchasing, payroll, and other key systems
- Participate in and lead team through customer issue follow-up and corrective actions.
- Manage local IT requirements including system maintenance, purchasing and user set up, IP audits, local software installations and troubleshooting applications/systems by actively engaging with Ardent Helpdesk
- Understanding of local employment laws and payroll practices
- Act as Safety program administrator, to ensure facility adherence to corporate policies, CAP item completion, documentation follow up and scheduling of third-party services related to Safety programs.
Essential skills and experience:
- Associate degree with 1 year or High School diploma/GED with 2-4 years of experience in human resource, accounting, and/or administrative management type role(s)
- Experience working in ERP and HR systems
Good to have:
- Bachelor’s degree or High School diploma/GED with 4+ years of experience human resource, accounting, and/or administrative management type role(s)
- Experience using Workday
- Experience leading an individual, including performance management, coaching, and development
- Experience creating and managing budgets
- Ability to train others in computer applications/systems
- Understanding of local employment laws and payroll practices
Physical requirements and working conditions (with or without reasonable accommodation):
- Ability to perform work at a computer and other administrative/managerial tasks
- Ability to wear personal protective equipment (PPE) as is required by the operating areas (i.e. safety glasses, protective footwear, hard hat, hearing protection and, at times, a respirator)
- Ability to occasionally work a machine-paced continuous process that operates 24 hours a day, 7 days a week with conditions which include:
- Hot/Cold temperatures (inclement weather)
- Indoor/Outdoor environment
- Dusty environment (to include Wheat/Gluten allergens)
- Noisy environment
- Frequent moving/vibration/ or other motion of equipment/processes
- Elevated Places
- Ability to perform work safely which may require:
- Occasionally standing, walking, rotating, bending/stooping, twisting, crouching, kneeling, balancing and reaching or lifting at varying heights
- Occasionally climbing stairs
- Occasionally lifting, and/or carrying
Other considerations:
- Must be able to read, interpret instruction and technology and communicate effectively in English and French.
- Must be willing to work alongside your team including long days (days, evenings, and nights) as well as weekends or holiday work.
- Except where prohibited by law, all offers of employment are conditioned upon successfully passing a drug test and pre-employment background check
The preceding position description has been designed to indicate the general nature and essential duties and responsibilities of work performed by employees within this position. It may not contain a comprehensive inventory of all duties, responsibilities, and qualifications required of employees in this position. The description, duties, functions, and responsibilities are subject to change at the discretion of Ardent Mills.
Gestionnaire Administratif
*doit être bilingue (français et anglais)*
Votre rôle :
En tant que Gestionnaire Administratif, vous devrez faire preuve d'une grande autonomie et d'un jugement indépendant pour diriger et superviser les fonctions administratives de l'établissement de Montréal. Vous serez responsable de la supervision administrative, des contrôles fiduciaires, de certaines activités comptables, de l'inventaire de l'usine, des ressources humaines, des technologies de l'information, de l'administration et du soutien au programme de sécurité, ainsi que d'autres activités essentielles pour les équipes locales des opérations et de la gestion de la qualité. Vous superviserez les employés de bureau de l'usine : le Coordinateur d'Inventaire, commis aux comptes payables et serez un membre important de l'équipe de direction locale.
Pour réussir, vous devez être capable de :
- Obtenir des résultats dans des situations inédites en inspirant les autres et en gagnant leur confiance chaque jour.
- Servir les autres avec compréhension, respect et soin.
- Opérer avec simplicité, clarté et transparence.
- Gérer et conduire le changement.
- Organiser, prioriser et assumer plusieurs tâches tout en respectant ou anticipant les délais.
- Apprendre et appliquer de nouvelles technologies et partager vos connaissances avec les autres
- Avant tout, vous devrez accomplir toutes vos activités avec fiabilité, intégrité, conformité, et de manière sûre, respectueuse de l'environnement et efficace.
Vos responsabilités :
- Responsable du personnel de l'usine en orientant et formant les employés ; en maintenant un environnement de travail sûr et sécurisé ; en développant des opportunités de croissance personnelle ; en maintenant une main-d'œuvre hautement engagée ; en maintenant la confidentialité lorsque nécessaire
- Responsabilité générale pour l'administration des avantages sociaux de groupe, de la paie des groupes actifs, et de la conformité avec la tenue des dossiers au sein du site, conformément aux politiques d'Ardent Mills et aux exigences législatives
- Responsable d'atteindre les objectifs financiers en anticipant les besoins ; en soumettant des informations pour la préparation du budget ; en planifiant les dépenses ; en surveillant les coûts ; en analysant les écarts et les projets d'investissement
- Responsable de tout le processus local de l'achat à paiement pour assurer des paiements en temps voulu aux fournisseurs
- Analyser les tendances de l'inventaire avec une responsabilité globale pour l'audit et l'approbation des amortissements d'inventaire, la résolution de toutes les variations, l'identification des causes profondes et la résolution des écarts d'inventaire
Responsabilités supplémentaires :
- Fournir des conseils et des recommandations à la direction locale, y compris mais sans s'y limiter à l'EHS (Environnement, Hygiène et Sécurité), les relations employé-emploi, et les achats
- Former et développer les connaissances des autres managers en matière d'achats, de paie, et d'autres systèmes clés
- Participer et diriger l'équipe dans le suivi des problèmes clients et les actions correctives
- Gérer les exigences locales en matière de TI, y compris la maintenance des systèmes, les achats et la configuration des utilisateurs, les audits IP, les installations de logiciels locaux et le dépannage des applications/systèmes en collaborant activement avec le service d'assistance d'Ardent
- Comprendre les lois locales en matière d'emploi et les pratiques de paie
- Agir en tant qu'administrateur du programme de sécurité, pour assurer l'adhésion de l'usine aux politiques corporatives, la réalisation des actions CAP, le suivi de la documentation et la planification des services tiers liés aux programmes de sécurité
Compétences et expérience essentielles :
- Diplôme d’associé avec 1 an d’expérience ou diplôme de secondaire/GED avec 2 à 4 ans d’expérience dans un rôle de gestion des ressources humaines, comptabilité et/ou gestion administrative
- Expérience avec les systèmes ERP et RH
Atouts :
- Diplôme de baccalauréat ou diplôme de secondaire/GED avec plus de 4 ans d’expérience dans un rôle de gestion des ressources humaines, comptabilité et/ou gestion administrative
- Expérience avec Workday
- Expérience dans la gestion d’une personne, y compris la gestion de la performance, le coaching et le développement
- Expérience dans la création et la gestion de budgets
- Capacité à former d'autres personnes dans les applications/systèmes informatiques
- Compréhension des lois locales en matière d'emploi et des pratiques de paie
Exigences physiques et conditions de travail (avec ou sans aménagement raisonnable) :
- Capacité à effectuer du travail sur un ordinateur et d'autres tâches administratives/managériales
- Capacité à porter des équipements de protection individuelle (EPI) tels que requis par les zones d'opération (par exemple, lunettes de sécurité, chaussures de protection, casque, protection auditive et, parfois, respirateur)
- Capacité à travailler occasionnellement dans un processus continu à rythme de machine qui fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 avec des conditions incluant :
- Températures chaudes/froides (météo défavorable).
Exigences physiques et conditions de travail (suite) :
- Environnement intérieur/extérieur
- Environnement poussiéreux (incluant des allergènes tels que le blé/gluten)
- Environnement bruyant
- Mouvement/vibration fréquents ou autres mouvements d'équipements/processus
- Lieux élevés
- Capacité à travailler en toute sécurité, ce qui peut nécessiter :
- Parfois se tenir debout, marcher, pivoter, se pencher, se tordre, se baisser, s'accroupir, s'agenouiller, maintenir son équilibre et atteindre ou soulever à différentes hauteurs
- Parfois monter des escaliers
- Parfois soulever et/ou porter
Autres considérations :
- Doit être capable de lire, interpréter des instructions et des technologies, et communiquer efficacement en anglais et en français
- Doit être prêt à travailler aux côtés de votre équipe, y compris des journées longues (jours, soirées et nuits) ainsi que les week-ends ou les jours fériés
- Sauf interdiction légale, toutes les offres d'emploi sont conditionnées à la réussite d'un test de dépistage de drogues et d'une vérification des antécédents avant l'emploi
Chez Ardent Mills, chaque personne compte et chaque voix est entendue. Nous nous engageons à fournir un environnement de respect mutuel où des opportunités égales sont offertes à tous les candidats et membres de l'équipe, et les décisions sont basées sur le mérite, la compétence, la performance et les besoins de l'entreprise. Nous sommes fiers d'être un employeur offrant l'égalité des chances. Nous ne discriminons pas en fonction de la race, de la couleur, de la religion, des croyances, de l'origine nationale, de l'appartenance à un groupe autochtone, de l'ascendance, de l'état civil, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité ou de l'expression de genre, du handicap physique ou mental, de la grossesse, des informations génétiques, du statut de vétéran, de l'âge, de l'affiliation politique, ou de tout autre caractère non lié au mérite protégé par la loi ou non. Ensemble, en célébrant nos différences, nous faisons Ardent Mills.
La description de poste ci-dessus a été conçue pour indiquer la nature générale et les principales tâches et responsabilités du travail effectué par les employés dans ce poste. Elle peut ne pas contenir un inventaire complet de toutes les tâches, responsabilités et qualifications requises des employés dans ce poste. La description, les tâches, les fonctions et les responsabilités sont susceptibles de changer à la discrétion d'Ardent Mills.
Job Type: Full-time
Pay: Up to $90,000.00 per year
Education:
- Secondary School (preferred)
Language:
- French & English (required)
Work Location: In person
