Technicien(ne) en administration - Profil secrétariat - Remplacement temps complet
CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal
Mont-royal, QC
Description du poste :
Technicien(ne) en administration - Profil attaché-e de direction - Remplacement temps complet

Le technicien en administration (profil Attaché-e de direction) effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données. Ce titre d’emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et qui voit aux relations internes et externes de celles-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Description sommaire:
Sous l’autorité de la Directrice adjointe - Affaires médicales et administratives du CCSMTL, la personne titulaire du poste planifie, gère et fournit des services de soutien administratif et de liaison à la direction et veille au bon fonctionnement et à l’efficacité des activités de son supérieur immédiat. Elle lui apporte un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels de nature complexe et est responsable du suivi rigoureux des différents mandats et dossiers de la direction. En tant que collaboratrice du directeur, elle assure une image de marque de la direction dans les relations avec les partenaires internes et externes, s’assure de la qualité des documents émanant de la direction, met en application une approche axée sur le service à la clientèle et projette les valeurs de l’organisation. Le poste exige de la titulaire une attitude positive et proactive ainsi que d’excellentes habiletés en matière de relations interpersonnelles et de communication. L’attention portée aux détails, la discrétion dans le traitement de l’information confidentielle, la capacité d’établir des priorités et de s’adapter aux demandes changeantes et à la pression pour respecter les échéances sont des aptitudes essentielles à la réussite dans ce poste.

Détails des fonctions:
La personne assure un soutien aux activités professionnelles de la directrice adjointe du continuum en déficience physique :
  • Gestion d'agenda et des appels téléphoniques;
  • Assure la liaison avec les représentants des autres directions de l’organisation et des représentants de tout autre organisme externe;
  • Assure le soutien à l’élaboration de la documentation nécessaire au suivi de gestion de la direction;
  • Fait le suivi des différentes demandes adressées au directeur soutien et logistique et oriente celles qui peuvent être réglées par les directeurs adjoints ou l’adjoint;
  • Ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements à l’interne avec d’autres services et organismes et assure le suivi avec le directeur soutien et logistique;
  • Rédige la correspondance et les documents nécessaires au suivi des dossiers et assure les suivis des communications internes et externes de la direction;
  • Prépare la documentation, organise et assiste aux rencontres et rédige le compte rendu des réunions;
  • Planifie le calendrier des rencontres et réserve les salles de réunion;
  • Mettre à jour des bases de données et monter des tableaux de bord;
  • La personne retenue s’assure d’une tenue de dossier rigoureuse et en conformité avec les règles en vigueur dans l’établissement ;
  • Respecte la confidentialité de toutes les informations concernant la clientèle et/ou les informations contenues aux dossiers de la clientèle ou du personnel le cas échéant, qui pourrait être porté à sa connaissance;
  • Participe activement à l’amélioration continue de son travail et à l’organisation du travail de sa direction;
  • Participe à l’orientation du nouveau personnel et des stagiaires et favorise leur intégration;
  • Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.
Compétences-clés:
  • Sens de l’organisation et des responsabilités;
  • Capacité à prioriser les dossiers de façon proactive;
  • Capacité à faire face à de courts échéanciers de réalisation;
  • Faire preuve d’autonomie, de jugement, de polyvalence et de professionnalisme;
  • Esprit d’initiative et créativité;
  • Habileté à travailler en équipe selon une approche collaborative et participative;
  • Bonne communication verbale et écrite.
Lieu de travail: 1851 Sherbrooke est

Exigences :
  • Doit détenir un diplôme d'études collégial (DEC) en bureautique
ou
  • Une attestation d'études collégiales (AEC) en bureautique
  • 2 ans d'expérience comme secrétaire de direction
Remarques :
Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.