Relevant du Directeur général, l'adjoint(e) à la direction et responsable de la communication est responsable de fournir son appui à la Direction générale par l'accomplissement d'une variété de tâches de soutien administratif, telles que :
Gérer l'agenda et les communications de la Direction générale
- Coordonner l'horaire quotidien du DG et assurer un suivi
- Gérer la correspondance et les comptes de dépense du DG
- Filtrer le courrier et rédiger les communications pour le DG
- Assurer la confidentialité des informations traitées
- Soumettre les faits marquants à la semaine et la BSC Corporate au mois
Effectuer les réservations et arrangements pour les déplacements d'affaires
- Effectuer les réservations de billets d'avions (évaluer la logistique et les coûts)
- Tenir les employés informés des spécificités de leurs déplacements d'affaires
- S'assurer du respect des procédures pour les déplacements d'affaires
- Administrer l'outil Concur Travel
Effectuer le traitement de la poste
- Préparer le courrier pour l'envoi
- Collecter et distribuer le courrier
Coordonner la logistique des réunions animées par le DG
- Gérer les convocations aux réunions
- S'assurer de la disponibilité des salles et des ressources nécessaires
- Coordonner les services de traiteur au besoin
Assister la Direction générale quant à l'organisation des évènements corporatifs et des visites diverses
- Organiser les visites clients et évènements corporatifs divers, coordonner la logistique et les communications associées
- Effectuer l'accueil des visiteurs et invités
Gérer la communication interne et contribuer au plan de communication externe
- Définir, en lien avec le CODI, le plan de communication interne : messages à passer, fréquence, destinataires, support de communication
- S'assurer de la bonne exécution du plan de communication
- Administrer l'intranet de SafranHE Canada (InSite)
Effectuer la gestion de la documentation
- Assister les membres de l'équipe de la Direction avec la révision, la traduction et la mise en page de divers documents
- Réviser et uniformiser les informations des documents internes dans le respect de l'image et de la réputation de l'entreprise
- Administrer divers systèmes de classement reliés aux domaines suivants : correspondance et dossiers de direction, comités, clients, etc.
Participer au processus Achats hors production
- Passer des commandes d'achats (PR, PO, DA, Création de fournisseurs dans SAP)
- Réceptionner et traiter les factures dans SAP
- S'assurer de l'approvisionnement des fournitures de bureau et autres articles divers
- Effectuer l'achat de matériaux promotionnels à l'effigie de SafranHE Canada selon les besoins ponctuels
- Gérer et comptabiliser les dépenses effectuées avec la carte de crédit corporative
Administration
- Recevoir, filtrer et transférer les appels téléphoniques généraux
- Agir à titre d'agent de liaison des autres départements lors d'absence du DG
