Adjoint(e), services immobiliers/ Real Estate Services Assistant
CBRE
Montréal, QC
Aperçu du poste:
CBRE - Montréal est activement à la recherche d’une personne dynamique pour accomplir du travail général de bureau et de marketing pour une équipe de ventes. Il/elle aura à rédiger des documents variés en français et en anglais, et devra recueillir, compiler et analyser de l’information et des données modérément complexes.

Position Overview:
CBRE – Montreal, is actively seeking for a dynamic person to provide general administrative and marketing support to a sales Team. This individual will produce different sorts of documents. He/she will need to collect, compile, and analyze moderately complex data and information.

Responsabilités:
Regrouper et réviser les documents juridiques (mandats, baux, offres, inscriptions, ententes)

Mettre à jour les bases de données immobilières ou de coordonnées. Générer des rapports standards ponctuels au besoin et aider à la mise à jour des données en ligne au besoin, assurer la mise à jour du site Internet par l’entremise de notre graphiste.

Traduire des documents de nature variée.

Coordonner la distribution interne et externe du matériel de mise en marché.

Coordonner l’agenda et les rendez-vous des membres de l’équipe.

Participer aux rencontres d’équipe dans le but de rédiger les minutes ou prendre action sur certains sujets.

Coordonner des visites avec des locataires ou acheteurs potentiels

Réviser les détails des documents de mise en marché et agir à titre de personne-ressource dans les relations avec les équipes internes de design, d’analyse et de recherche pour coordonner l’élaboration et la soumission de données financières, marketing et immobilières spécifiques et variées à incorporer dans les documents d’information immobilière conçus sur mesure pour les clients.

Préserver la marque CBRE, la cohérence des produits et de la correspondance interne et destinée aux clients de CBRE en utilisant des modèles servant à produire du matériel de mise en marché, incluant les feuillets promotionnels, offres, carnets de visites, cartes, plans d’étages et prospectus d’information confidentielle.

Créer et coordonner la distribution des données internes et externes de mise en marché : marketing général auprès des clients (événements, brochures de performance, documents de recherche, etc.), marketing sur mesure auprès des clients (organisation/création de présentations) et activités marketing transactionnelles sur mesure (création de présentations de service, de brochures, de prospectus d’information confidentielle, de rapports de performance, etc.).

Recueillir les documents requis pour remplir les formulaires de facturation et traiter le paiement des commissions des courtiers en se conformant aux politiques de l’entreprise en matière de comptabilité ainsi qu’au droit local et national.

Organiser et maintenir un système de classement, classer la correspondance et les autres dossiers. Suivre, recueillir et maintenir l’inventaire des documents de mise en marché.

D’autres tâches pourraient s’ajouter.

Main Responsibilities:
Gathers and reviews legal documents (leases, offers, listings, agreements).

Maintains, manages and updates relevant databases (property/contact). Generates standard ad hoc reports as required and assist with website updates with the Graphic Designer.

Translates various documents, mainly from English to French.

Creates and coordinates the distribution of internal and external marketing documents.

Coordinate schedules and appointments for sales team members.

Attend Sales team meetings for the purpose of recording meeting minutes or action items.

Coordinates tours with potential tenants and buyers.

Reviews marketing material specifications and acts as point of contact and liaison with centralized marketing, analysis and research groups to coordinate the completion and submission of financial, marketing and various client specific property data to incorporate into customized property information packages.

Maintains CBRE brand, product, office and client messaging and consistency by applying templates to produce and review marketing materials including flyers, proposals, tour books, maps, floor plans and qualification packages.

Creates and coordinates the distribution of internal and external marketing information: general client marketing (events, performance mailings, research pieces etc.), specific client focused marketing (organization/creation of presentations) and specific transaction marketing activities (creation of pitches, flyers, Confidential Information Memorandum, performance reports etc.)

Gathers supporting documentation to complete voucher forms and process Brokers' commission payments while abiding by company accounting policies as well as local and national laws.

Organizes and maintains filing system, file correspondence and other records. Tracks, collates and maintains inventory of marketing materials.

Other duties may be assigned.

Qualifications:
Trois ans d’expérience en soutien administratif auprès d’une équipe de professionnels (de préférence en immobilier commercial).

Bilinguisme français-anglais, écrit et parlé.

La personne recherchée doit être en mesure de rédiger des rapports de routine et de la correspondance en français et en anglais ainsi que répondre aux demandes courantes ou plaintes de clients, collègues et/ou superviseurs.

La capacité de présenter l’information de manière efficace à un département interne ainsi que de déterminer et traiter des tâches prioritaires concurrentes est également souhaitée.

Connaissance des termes et principes financiers. Il/elle devrait être en mesure de calculer des figures intermédiaires telles que les pourcentages, réductions et/ou commissions. Cette personne doit pouvoir faire une analyse financière de base.

Habilité à comprendre, analyser et interpréter des documents. Capacité à résoudre des problèmes présentant plusieurs solutions. Requiert des compétences analytiques et quantitatives intermédiaires.

Connaissance avancée de la suite Microsoft Office. La connaissance de InDesign et des autres logiciels de conception graphique est souhaitée. De plus, il/elle doit avoir la capacité de manipuler les modèles de base dans PowerPoint.

Three years of experience of providing marketing and administrative support to multiple or teams of professionals (in Real Estate industry ideally).

Fluently bilingual in English/French, spoken and written.

The individual needs to have an ability to write routine reports and correspondence in French and English as well as to have an ability to respond to common inquiries or complaints from clients, coworkers and/or supervisor.

Ability to effectively present information to an internal department and to determine and respond to conflicting priorities as well is preferred.

Knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts and/or commissions.

Ability to comprehend, analyze, and interpret documents. Ability to solve problems involving several options in situations. Requires intermediate analytical and quantitative skills.

Advanced skills with Microsoft Office Suite is mandatory. Skills, InDesign and other graphic-design programs is preferred. Moreover, he/she should possess the ability to manipulate templates in PowerPoint.