Résumé du poste
I-D Foods recherche un coordinateur conformité hautement organisé et soucieux des détails pour soutenir la conformité des fournisseurs, la documentation de la sécurité alimentaire, les exigences réglementaires et les activités d'intégration des fournisseurs à travers notre portefeuille de fournisseurs nationaux et internationaux.
Le coordinateur de la conformité est le point central de contact pour la documentation de conformité des fournisseurs et les suivis réglementaires. Ce rôle tient à jour et à jour les dossiers complets des fournisseurs, les certifications, les spécifications produits et la documentation de soutien conformément aux exigences de l'entreprise, du client et de la réglementation.
Ce poste travaille en étroite collaboration avec les fournisseurs, les achats, la gestion de marque, les affaires réglementaires, l'assurance qualité, la logistique, les ventes et les partenaires externes afin de soutenir la conformité produit et de renforcer les processus de gestion des fournisseurs d'I-D Foods.
Responsabilités clésGestion de la conformité des fournisseurs
· Gérez le processus annuel de documentation de conformité des fournisseurs, y compris les suivis et le renouvellement en temps opportun des certifications avant l'expiration.
· Coordonner les activités d'échantillonnage alimentaire en collaboration avec les équipes des opérations et du marketing pour soutenir les initiatives promotionnelles et d'engagement client.
· Collectez, organisez, examinez et maintenez la documentation des fournisseurs, y compris les spécifications des produits, les déclarations d'ingrédients, les informations nutritionnelles, les déclarations d'allergènes, la documentation du pays d'origine et les certifications applicables.
· Maintenez des suivis de conformité des fournisseurs et préparez des rapports d'état et des résumés des indicateurs clés de performance (KPI) selon les besoins.
· Signalez la documentation manquante, incomplète ou périmée aux parties prenantes internes appropriées
· Optimisez les modèles de conformité des fournisseurs, les fichiers et les processus de documentation pour soutenir la précision et la préparation à l'audit.
· Répondre et coordonner la résolution des plaintes des consommateurs, tenir des registres et travailler avec les équipes internes et les fournisseurs pour répondre à la qualité des produits, à la sécurité alimentaire et aux préoccupations des clients.
Intégration des fournisseurs et diligence raisonnable
· Coordonnez la documentation d'intégration des fournisseurs et les dossiers de qualification pour les nouveaux fournisseurs.
· Maintenez les accusés de réception des fournisseurs liés aux politiques de l'entreprise, aux normes des fournisseurs et aux attentes en matière de ressources responsables.
· Assurez-vous que les dossiers des fournisseurs sont complets avant le lancement du produit ou l'approbation du fournisseur, y compris les certificats d'origine et les accords de détention de décharge.
· Collaborez avec le service des achats pour obtenir les informations manquantes et résoudre les manques de documentation des fournisseurs.
Soutien réglementaire et sécurité alimentaire
· Rassembler et organiser les documents nécessaires pour les demandes d'audit CFIA, client, douane, fournisseur et audits internes.
· Maintenir des dépôts de documentation réglementaire et de sécurité alimentaire dans SharePoint et d'autres systèmes désignés.
Conformité client et commerciale
· Répondre aux demandes internes et des clients concernant les spécifications des produits, les certifications, la documentation sur la sécurité alimentaire, les déclarations réglementaires et les informations sur les fournisseurs.
· Maintenez les registres de conformité des clients et assurez-vous que la documentation est mise à jour et accessible aux parties prenantes concernées.
· Maintien et suivi de certains dossiers juridiques
Gestion des données de conformité produit
· Maintenir des informations précises sur la conformité des fournisseurs et des produits dans SharePoint, SAP et les bases de données désignées de l'entreprise.
· Assurez l'exactitude, l'exhaustivité et la traçabilité de la documentation de conformité.
· Participer à des projets spéciaux liés à la conformité, à la documentation réglementaire, à la gouvernance des fournisseurs et à l'amélioration des processus.
QualificationsÉducation
· Un diplôme universitaire (DEC) ou un diplôme universitaire en sciences alimentaires est un atout, l'assurance qualité.
· 2 à 3 ans d'expérience en administration de la conformité, assurance qualité, gestion des fournisseurs et importation alimentaire constituent un atout
· Expérience de la coordination de la documentation, des certifications, des spécifications ou des exigences d'audit des fournisseurs.
· L'expérience dans l'industrie alimentaire est fortement privilégiée.
· L'expérience de travail avec des fournisseurs internationaux est considérée comme un atout.
Compétences techniques
· Solides compétences en Microsoft Excel, incluant le suivi des données, le rapport, les filtres, les formules et la maintenance des tableurs.
· Expérience avec SharePoint ou systèmes de gestion documentaire.
· L'expérience en SAP ou en ERP est considérée comme un atout.
· Compétent avec la suite Microsoft Office.
· Capacité à maintenir des bases de données structurées, des trackers de documentation et des fichiers de conformité.
Exigences linguistiques
· Entièrement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé.
· Capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs, les clients et les parties prenantes internes dans les deux langues.
Compétences clés
· Une attention exceptionnelle aux détails et à la précision.
· Solides compétences en organisation, planification et suivi.
· Sens de la conformité et du respect des réglementations
· Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités et échéances.
· De solides compétences en communication écrite et orale.
· Orientation fournisseurs et service client.
· Pensée analytique et capacités de résolution de problèmes.
· Un sentiment d'urgence, de responsabilité et de confidentialité.
· Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement entre les départements.
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Position Summary
I-D Foods is seeking a highly organized and detail-oriented Compliance Coordinator to support supplier compliance, food safety documentation, regulatory requirements, and supplier onboarding activities across our portfolio of domestic and international suppliers.
The Compliance Coordinator is the central point of contact for supplier compliance documentation and regulatory follow-ups. The role maintains current and complete supplier records, certifications, product specifications, and supporting documentation in accordance with company, customer, and regulatory requirements.
This role works closely with suppliers, Procurement, Brand Management, Regulatory Affairs, Quality Assurance, Logistics, Sales, and external partners to support product compliance and strengthen I-D Foods’ supplier management processes.
Key ResponsibilitiesSupplier Compliance Management
· Manage the annual supplier compliance documentation process, including follow-ups and the timely renewal of certifications before expiration.
· Coordinate food sampling activities in collaboration with Operations and Marketing teams to support promotional and customer engagement initiatives.
· Collect, organize, review, and maintain supplier documentation, including product specifications, ingredient statements, nutritional information, allergen declarations, country of origin documentation, and applicable certifications.
· Maintain supplier compliance trackers and prepare status reports and KPI summaries as required.
· Escalate missing, incomplete, or expired documentation to the appropriate internal stakeholders
· Optimize supplier compliance templates, files, and documentation processes to support accuracy and audit readiness.
· Respond to and coordinate the resolution of consumer complaints, maintaining records and working with internal teams and suppliers to address product quality, food safety, and customer concerns.
Supplier Onboarding & Due Diligence
· Coordinate supplier onboarding documentation and qualification packages for new vendors.
· Maintain supplier acknowledgements related to company policies, supplier standards, and responsible sourcing expectations.
· Ensure supplier records are complete before product launch or supplier approval including certificates of Origin and Hold Harmless Agreements.
· Collaborate with Procurement to obtain missing information and resolve supplier documentation gaps.
Regulatory & Food Safety Support
· Gather and organize documents required for CFIA, customer, customs, supplier, and internal audit requests.
· Maintain regulatory and food safety documentation repositories in SharePoint and other designated systems.
Customer & Commercial Compliance
· Respond to internal and customer requests for product specifications, certifications, food safety documentation, regulatory declarations, and supplier information.
· Maintain customer compliance records and ensure documentation is updated and accessible to relevant stakeholders.
· Maintaining and following up on some legal files
Product compliance Data Management
· Maintain accurate supplier and product compliance information in SharePoint, SAP, and designated company databases.
· Ensure accuracy, completeness, and traceability of compliance documentation.
· Participate in special projects related to compliance, regulatory documentation, supplier governance, and process improvement.
Qualifications Education
· College diploma (DEC) or university degree in Food Science is an asset, Quality Assurance.
· 2 to 3 years of experience in compliance administration, quality assurance, supplier management, and food importing is an asset
· Experience coordinating supplier documentation, certifications, specifications, or audit requirements.
· Experience in the food industry is strongly preferred.
· Experience working with international suppliers is considered an asset.
Technical Skills
· Strong Microsoft Excel skills, including data tracking, reporting, filters, formulas, and spreadsheet maintenance.
· Experience using SharePoint or document management systems.
· SAP or ERP experience is considered an asset.
· Proficient with Microsoft Office Suite.
· Ability to maintain structured databases, documentation trackers, and compliance files.
Language Requirements
· Fully bilingual in French and English, written and spoken.
· Ability to communicate effectively with suppliers, customers, and internal stakeholders in both languages.
Core Competencies
· Exceptional attention to detail and accuracy.
· Strong organization, planning, and follow-up skills.
· Regulatory and compliance mindset.
· Ability to manage multiple priorities and deadlines simultaneously.
· Strong written and verbal communication skills.
· Supplier and customer service orientation.
· Analytical thinking and problem-solving abilities.
· Sense of urgency, accountability, and confidentiality.
· Ability to work independently while collaborating effectively across departments.
Rémunération : à partir de 52 193,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : Télétravail hybride à Laval, QC H7S 2J8
