Raison d’être du poste
Fournir un soutien administratif au cadre académique afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. À cette fin, pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs et académiques, coordonner des événements et des projets assignés
Qualités essentielles
Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
Au moins trois (3) années d’expérience manifestées dans un rôle semblable.
Compétences clés obligatoires à l’Université d’Ottawa
Compétences clés obligatoires à l’Université d’Ottawa:
Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.
Autres compétences
Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
Connaissance des structures de l’Université, de la Faculté et ses programmes d’études et les règlements scolaires.
Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de politiques et règlements.
Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
Expérience de la production de rapports.
Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
Initiative, autonomie et bon jugement
Bon sens de l’organisation.
Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
Nota
Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents. L’Université d’Ottawa souscrit à l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les personnes racisées à poser leur candidature. Si vous êtes invité à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de tout besoin nécessitant des mesures d’adaptations particulières.
Les candidatures des employé(e)s appartenant à l’Unité syndicale PSUO seront considérées. Les personnes ayant un droit de priorité de nomination au titre des conventions collectives et règlements applicables visant les employés en priorité d’emploi seront considérées en premier lieu. L’Université accepte également les candidatures externes qui seront considérées en deuxième lieu. Horaire d’une moyenne de 35hres/semaine. Les exigences en matière de compétences et d’expérience sont déterminées par l’Université d’Ottawa, et tous les postes sont assujettis aux lois, aux conventions collectives et aux règlements pertinents. Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les candidats sélectionnés pour un examen de sélection ou une entrevue. N’oubliez pas de télécharger une copie de vos diplômes et/ou lettre d’attestation d’études ainsi qu’une version actualisée de votre CV dans la section Mes documents dans votre profil de carrière (veuillez inscrire le numéro de concours dans le titre de votre document, p. ex. : J0000-0000).
Bilinguisme — français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé I ou supérieur en compréhension dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.