Résumé du poste
Le/la coordonnateur(trice) de production assure le suivi des bons de commande, depuis leur placement auprès des fournisseurs jusqu’à la livraison finale à notre entrepôt et à nos clients. Il/elle agit comme principal point de contact entre notre bureau, les usines à l’étranger, les transitaires et l’entrepôt, en veillant à une communication claire et à l’exécution des opérations dans les délais prévus à chaque étape de la production et de l’expédition.
La personne recherchée maîtrise parfaitement les outils informatiques, notamment Microsoft Excel, Outlook et Word.
Langues
- Anglais (requis) – communication écrite quotidienne avec les fournisseurs et les clients à l’étranger
- Français – bonne connaissance
Principales responsabilités
- Émettre les bons de commande et assurer leur suivi auprès des usines à l’étranger.
- Examiner les bons de commande des clients, valider les informations et saisir toutes les données dans le système.
- Transmettre les commandes finalisées aux agents et fournisseurs à l’étranger.
- Suivre l’avancement de la production, de la réception de la commande jusqu’à l’expédition, et s’assurer que toutes les dates de livraison sont respectées.
- Maintenir et mettre à jour les calendriers de production ainsi que les calendriers T&A (Temps & Action).
- Effectuer des suivis proactifs afin de garantir le respect de toutes les étapes et échéances.
- Superviser et soutenir les activités quotidiennes du/de la coordonnateur(trice) des importations.
- Rechercher et intégrer de nouveaux fournisseurs lorsque nécessaire.
- Envoyer les développements, spécifications et informations techniques aux fournisseurs à l’étranger et assurer un suivi quotidien.
- Inspecter les échantillons de préproduction et de production afin de vérifier la qualité, la couleur, les dimensions et la confection.
- Examiner et analyser les manuels des fournisseurs ainsi que les exigences des clients concernant les accessoires et éléments de finition (étiquettes, étiquettes d’entretien, billets, étiquettes volantes, autocollants et emballages).
- Préparer et organiser les commandes d’accessoires et de fournitures, puis les transmettre aux fournisseurs en Asie, au Canada et aux États-Unis conformément à leurs procédures.
- Maintenir une documentation et des dossiers de production bien organisés.
- Assurer une communication constante avec les usines, fournisseurs et agents à l’étranger afin de leur transmettre les informations nécessaires et de résoudre les problèmes.
- Résoudre les problèmes liés aux retards de production, aux enjeux de qualité et aux expéditions jusqu’à la livraison finale.
- Inspecter les échantillons de marchandises finales à leur réception à l’entrepôt.
Qualifications
- 3 à 5 ans d’expérience en coordination de production, importation/exportation ou logistique; une expérience dans l’industrie de la mode ou des accessoires constitue un atout.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et commandes simultanément.
- Grande attention aux détails et souci de l’exactitude.
- Excellentes compétences en communication écrite; anglais requis et français un atout.
- Aisance à communiquer avec des fournisseurs à l’étranger situés dans différents fuseaux horaires, notamment en Asie et en Europe.
- Maîtrise de Microsoft Excel et Outlook.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéances dans un environnement dynamique et rapide.
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Position Summary
The Production Coordinator oversees purchase orders from placement with suppliers through to final delivery to our warehouse and customers. The role serves as the primary point of contact between our office, overseas factories, freight forwarders and warehouse, ensuring clear communication and timely execution at every stage of production and shipment.
The ideal candidate is highly proficient in computer applications, including Microsoft Excel, Outlook and Word.
Languages
- English (required) – daily written communication with overseas suppliers and customers
- French - good knowledge
Key Responsibilities
- Issue and follow up on purchase orders with overseas factories
- Review customer purchase orders, validate details and enter all information into the system
- Send finalized orders to overseas agents and suppliers
- Monitor production progress from order placement through shipment and ensure all delivery deadlines are met
- Maintain and update production schedules and T&A (Time & Action) calendars
- Proactively follow up to ensure all milestones and timelines are respected
- Supervise and support the Import Coordinator’s daily activities
- Source and onboard new suppliers when required
- Send developments and specifications to overseas suppliers and follow up daily
- Inspect pre-production and production samples, verifying quality, color, size and construction
- Review and analyze vendor manuals and customer requirements for trims (labels, care labels, tickets, tags, stickers and packaging)
- Prepare and organize trim orders and submit them to suppliers in Asia, Canada and the USA according to their procedures
- Maintain organized production documentation and files
- Maintain constant communication with overseas factories, suppliers and agents to provide necessary information and resolve issues
- Troubleshoot production delays, quality concerns and shipment problems through to final delivery
- Inspect final shipment samples upon receipt at the warehouse
Qualifications
- 3–5 years of experience in production coordination, import/export or logistics (fashion or accessories industry an asset)
- Strong organizational and multitasking abilities with the capacity to manage multiple orders simultaneously
- Excellent attention to detail and accuracy
- Strong written communication skills; English required and French an asset
- Comfortable communicating with overseas suppliers across different time zones (Asia & Europe)
- Proficient in Microsoft Excel and Outlook
- Ability to work under pressure and meet deadlines in a fast-paced environment
Job Type: Full-time
Work Location: In person
