Coordonnateur(trice) administratif(ve) de clinique
Lieu : Montréal, Québec
Clinique : IRM Sud Ouest
À propos d’IRM Sud Ouest
IRM Sud Ouest est une clinique privée d’imagerie médicale à Montréal offrant des services d’IRM et d’échographie. Nous nous engageons à offrir des soins de grande qualité, un service efficace et une excellente expérience à nos patients.
Aperçu du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) de clinique expérimenté(e), organisé(e) et proactif(ve) afin de superviser les opérations administratives quotidiennes de la clinique.
La personne idéale possède une solide expérience en gestion de personnel, d’excellentes aptitudes en leadership et en communication, ainsi que la capacité d’assurer le bon fonctionnement d’un environnement clinique dynamique. Ce poste convient à une personne autonome, orientée vers les solutions, capable de gérer plusieurs priorités tout en maintenant un niveau élevé de service aux patients.
Principales responsabilités
- Diriger et superviser une équipe de secrétaires médicales, incluant le recrutement, l’embauche, l’intégration, la formation et la gestion du rendement
- Superviser les opérations de la réception, les services téléphoniques, l’accueil des patients et le service à la clientèle
- Coordonner les opérations quotidiennes de la clinique, les rendez vous, les horaires du personnel et le flux de travail administratif
- Assurer une communication efficace entre les secrétaires médicales, les technologues, les radiologistes, la direction et les patients
- Gérer les horaires du personnel, les présences, le soutien à la paie, l’intégration et la formation continue
- Traiter les préoccupations et les plaintes des patients de façon professionnelle et assurer les suivis nécessaires
- Soutenir les processus de contrôle de la qualité, de conformité, de gestion des incidents et les procédures administratives
- Surveiller la productivité du personnel, l’efficacité des opérations, la qualité du service et la performance globale de la clinique
- Identifier les enjeux opérationnels et mettre en place des solutions concrètes afin d’améliorer l’efficacité et l’expérience patient
Qualifications et expérience
- Parfaitement bilingue en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit
- Minimum de 5 ans d’expérience en administration, incluant la gestion et la supervision de personnel
- Excellentes compétences en leadership, communication, organisation et résolution de problèmes
- Expérience démontrée en gestion d’employés, en gestion du rendement et en maintien de standards élevés de responsabilisation
- Maîtrise de Microsoft Teams et de Microsoft Office
- À l’aise avec le dépannage informatique de base, les ordinateurs et les technologies utilisées en clinique
- Excellentes capacités d’organisation, souci du détail et rigueur dans les suivis
- Capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs responsabilités dans un environnement de soins de santé au rythme soutenu
- Une expérience en administration de clinique médicale, en imagerie médicale ou en gestion des opérations de santé constitue un atout important
Rémunération
Salaire attrayant et concurrentiel selon l’expérience et les qualifications
Clinic Administrative Coordinator
Location: Montreal, Quebec
Clinic: IRM Sud Ouest
About IRM Sud Ouest
IRM Sud Ouest is a private medical imaging clinic in Montreal offering MRI and ultrasound services. We are committed to delivering high-quality care, efficient service, and an excellent patient experience.
Position Overview
We are seeking an experienced, organized, and proactive Clinic Administrative Coordinator to oversee the day to day administrative operations of our clinic.
The ideal candidate has proven experience managing staff, strong leadership and communication skills, and the ability to keep a busy healthcare environment running smoothly. This role is best suited for someone who takes initiative, solves problems effectively, manages multiple priorities, and maintains a high standard of patient service.
Key Responsibilities
- Lead and supervise a team of medical secretaries, including recruitment, hiring, onboarding, training, and performance management
- Oversee front desk operations, telephone services, patient reception, and customer service
- Coordinate daily clinic operations, patient bookings, staff schedules, and administrative workflow
- Ensure effective communication between medical secretaries, technologists, radiologists, management, and patients
- Manage staff scheduling, attendance, payroll support, onboarding, and ongoing training
- Address patient concerns and complaints professionally and ensure appropriate follow up
- Support quality control, compliance, incident management, and administrative procedures
- Monitor staff productivity, workflow efficiency, service standards, and overall clinic performance
- Identify operational issues and implement practical solutions to improve efficiency and the patient experience
Qualifications and Experience
- Fully bilingual in French and English, both spoken and written
- Minimum of 5 years of administrative experience, including staff management and supervision
- Strong leadership, communication, organizational, and problem solving skills
- Proven ability to manage employees, address performance issues, and maintain accountability
- Proficient with Microsoft Teams and Microsoft Office
- Comfortable with basic IT troubleshooting, computers, and clinic technology
- Highly organized with excellent attention to detail and follow through
- Able to prioritize and manage multiple responsibilities in a fast paced healthcare environment
- Experience in medical clinic administration, medical imaging, or healthcare operations is a strong asset
Compensation
Attractive and competitive salary based on experience and qualifications
Pay: From $55,000.00 per year
Experience:
- Staff management or HR: 5 years (required)
Work Location: In person
