Position Title: Reception - Customer Service Specialist
Reports to: Office Operations Coordinator
Hours of Work: Full-Time (35 Hours/week)
Position available immediately
Position Summary: The Reception Customer Service Specialist is responsible for serving and building relationships with customers by fielding inbound calls via phone and on-line. Reception will be expected to direct calls or complete sales while ensuring customer expectations are exceeded while managing administrative tasks.
Position Responsibilities:
- Provide outstanding customer service and contribute to sales volume growth
- Respond to customer questions and requests in a professional manner that exceeds customer expectations.
- Assist customers with floral, plant, specialty container, and accessory selection;
- Take an active role in maintaining and developing existing and new client relationships, including following up as needed to ensure complete satisfaction
- Manage and monitor the primary company email account, ensuring timely responses and follow-up.
- Respond to customer inquiries via phone and email.
- Help Operation Coordinator maintain office filing and customer accounts.
- Managing customer complaint/ resolution process
- Ensure Office and staff room area is tidy and presentable
- Oversee the timely distribution of incoming and outgoing mail deliveries
- Solid aptitude for listening, establishing rapport, and finding the right solutions for customers.
Experience and Qualifications Required:
- Minimum 2 years’ experience working in hospitality/retail
- Experience working in a fast-paced, detail-oriented, customer-first environment.
- Proven written and verbal communication skills in both French and English
- Proficiency/ Knowledge in Microsoft Office Suite (Word, Excel) - Comfortable using computers and modern software.
Candidate Attributes:
- Ability to work effectively as a member of a team
- Strong interpersonal/relationship skills
- Ability to work both independently as well as in a team
- Ability to work unsupervised and be self-motivated with a high level of initiative
- Demonstrated “can-do” attitude
- Ability to prioritize and manage time effectively
- Punctual and responsible as we offer a time sensitive service
- Careful and consistent attention to detail
- Ability to take constructive criticism as part of training as well as from customers
Conditions of work:
- Flexible schedule required, including weekend availability (Saturdays)
- Peak business periods will require extended hours of work
- Primarily desk work with occasional walking, lifting, and movement as required.
- Work on site
- Store discount
- 3 weeks paid vacation
- Group insurance
Titre du poste : Réceptionniste – Spécialiste du service à la clientèle
Supérieur immédiat : Coordonnateur(trice) des opérations de bureau
Horaire de travail : Temps plein (35 heures/semaine)
Entrée en fonction : Immédiate
Résumé du poste
Le ou la spécialiste du service à la clientèle à la réception est responsable d’accueillir et de servir la clientèle en répondant aux appels téléphoniques entrants ainsi qu’aux demandes en ligne. La personne titulaire du poste devra acheminer les appels, effectuer des ventes et gérer diverses tâches administratives tout en veillant à offrir une expérience client exceptionnelle.
Responsabilités
- Offrir un service à la clientèle exceptionnel et contribuer à l’augmentation du volume des ventes.
- Répondre aux questions et demandes des clients de façon professionnelle et dépasser leurs attentes.
- Conseiller les clients dans le choix de fleurs, plantes, contenants décoratifs et accessoires.
- Participer activement au maintien et au développement des relations avec la clientèle existante et potentielle, notamment en effectuant les suivis nécessaires afin d’assurer leur entière satisfaction.
- Gérer et surveiller la boîte courriel principale de l’entreprise, en assurant des réponses et suivis rapides.
- Répondre aux demandes des clients par téléphone et par courriel.
- Assister le coordonnateur des opérations dans la gestion du classement et des dossiers clients.
- Gérer le processus de traitement et de résolution des plaintes des clients.
- Veiller à la propreté et à la présentation des espaces de bureau et de la salle du personnel.
- Assurer la distribution efficace du courrier entrant et sortant.
- Faire preuve d’une excellente capacité d’écoute, établir un climat de confiance avec les clients et proposer des solutions adaptées à leurs besoins.
Expérience et qualifications requises
- Minimum de deux (2) ans d’expérience dans le domaine de l’hôtellerie, du commerce de détail ou du service à la clientèle.
- Expérience dans un environnement dynamique, axé sur les détails et le service à la clientèle.
- Excellentes aptitudes de communication écrite et verbale en français et en anglais.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel).
- Aisance avec les ordinateurs et les logiciels modernes.
Profil recherché
- Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe.
- Excellentes habiletés interpersonnelles et relationnelles.
- Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe.
- Autonomie, initiative et motivation.
- Attitude positive et proactive.
- Bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités.
- Ponctualité et sens des responsabilités dans un environnement où les délais sont importants.
- Souci du détail et rigueur dans l’exécution du travail.
- Capacité à recevoir et à appliquer la rétroaction constructive, tant dans le cadre de la formation que du service à la clientèle.
Conditions de travail
- Horaire flexible requis, incluant une disponibilité les fins de semaine (samedis).
- Les périodes de pointe peuvent nécessiter des heures de travail supplémentaires.
- Travail principalement de bureau, avec marche, déplacements et manutention légère occasionnels.
- Travail effectué sur place.
- Rabais employé.
- Trois (3) semaines de vacances payées.
- Assurance collective.
Pay: $18.00-$22.00 per hour
Benefits:
- Casual dress
- Dental care
- Life insurance
- Paid time off
Work Location: In person
