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Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l’appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l’admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l’exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l’unité.
Responsabilités et tâches principales :
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Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
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Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d’explication. Contrôler les inscriptions aux cours. Contribuer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription aux cours et aux programmes. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.
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Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire; Établir et vérifier des dossiers; Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier.
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Conseiller les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l’Université et des échéances. Selon les besoins de l’unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.
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Compiler les renseignements et vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d’ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l’unité. Maintenir un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.
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Vérifier et compiler les notes. Coordonner la remise des notes et les demandes de révision des notes ainsi que les examens reportés. Vérifier et corriger les relevés. Se préparer en vue des réunions d’évaluation, y participer et en assurer le suivi nécessaire.
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Établir des statistiques et des rapports. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports, des notes de service, etc. Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication; assurer notamment la mise à jour des pages web. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Signer certains documents.
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Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, le cas échéant. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l’archivage.
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Recevoir et trier les appels téléphoniques. Renseigner les visiteurs, déterminer la raison de leur visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.
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Se servir du matériel de bureau standard comme un ordinateur personnel, une machine à écrire, une calculatrice, une photocopieuse et un télécopieur.
Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées :
Doit être axé sur le client et le service, avec une capacité avérée à établir de bonnes relations de travail avec le personnel, les étudiants et le corps enseignant, une capacité avérée à traiter les étudiants en crise et à aider à résoudre des problèmes complexes. Connaissance et expérience des programmes de premier cycle et de deuxième cycle. Expérience des rôles de coordinateur du recrutement et de chronométreur local de Workday. Expérience de l'aide au suivi du financement des études supérieures par des sources internes et externes. Doit pouvoir faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme, de discrétion et d'attention aux détails en tout temps. Capacité avérée à s'adapter au changement. Capacité avérée à transmettre et à recevoir clairement des informations, tant verbalement que par écrit, y compris la relecture de documents en utilisant l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et le formatage appropriés, ainsi que la mise à jour de pages Web. Connaissance du processus des stagiaires de recherche de premier et deuxième cycles, un atout. Expérience dans l'organisation d'événements étudiants, aide à la création de messages sur les médias sociaux pour la sensibilisation. Expérience du travail multitâche dans une unité à fort volume qui dessert plusieurs départements. Capacité avérée à travailler et à résoudre des problèmes de manière autonome. Capacité avérée à travailler en tant que membre d'une équipe et à servir de remplaçant. Capacité à travailler dans un environnement PC en utilisant le traitement de texte, les tableurs (création de tableaux croisés dynamiques), la base de données, les comptes de messagerie et de service de messagerie, MINERVA, Banner (SIS,), Slate, myProgress, DCU, calendrier des cours, HTML/DRUPAL. Le candidat doit être bilingue.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (usage courant) sur une échelle de 0-4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Gestionnaire administratif(ve)
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-06-25
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
