Adjoint administratif ou adjointe administrative
CIMA+ s.e.n.c.
Montréal, QC
Mission

Vous êtes un ou une allié-e de premier plan dans l’atteinte des objectifs de l’équipe?
Vous êtes passé-e maître dans l’art de planifier votre travail de façon rigoureuse, de prioriser adéquatement et de faire les suivis appropriés au bon moment?

Afin de supporter notre équipe en Transport – Ponts, la ressource retenue aura comme mandat de réviser et livrer des écrits de qualité, des fichiers de calculs et tous documents administratifs rattachés aux projets dans les délais établis.

Responsabilités

Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions
Assister les chargés de projets dans la rédaction, correction et mise en page de divers documents (Offre de services, rapport, devis, lettres, estimation de coûts, certificats de paiement, etc.)
Faire la mise en page de divers documents selon les standards établis par la compagnie
Effectuer le suivi des dossiers et des documents à émettre aux clients (exactitude des calculs, conformité, signatures, impressions, etc.), selon les politiques, procédures et instructions de la compagnie et, s’il y a lieu, selon les exigences particulières du client
Faire la correction et la révision linguistique et orthographique de documents
Rédiger des correspondances et en faire la transmission
Effectuer le classement des dossiers
Colliger et garder à jour toute information sur les personnes assignées à des projets
Ouvrir de nouveaux projets et soumission dans le système informatique
Maintenir à jour la liste des dossiers actifs
Exécution de toutes autres tâches connexes

Profil recherché

DEP ou DEC en secrétariat/bureautique ou toute autre formation pertinente
Maîtriser parfaitement le français, autant à l'oral qu'à l'écrit et, capacité de synthèse et de rédaction
Rédiger et réviser avec assurance, rapidité et efficacité, des textes clairs, précis et complets
Connaissances avancées de la suite MS Office
Capacité de gérer des tâches multiples dans un environnement en constante évolution, tout en conservant le souci de la qualité et du détail dans les travaux effectués
Sens des responsabilités, de l'organisation et initiative
Capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique
Bonne gestion du stress
Être disposé-e à se déplacer sur nos différents chantiers
Expérience dans le domaine de l’ingénierie ou de l'architecture (un atout)

Avantages sociaux

Horaires flexibles
Participation conjointe à un régime simplifié de retraite
Couverture d'assurance collective flexible
Congés en cas de maladie et à l'occasion d'événements familiaux
Possibilité d'investir dans un programme de partage de profits de la société
Outils informatiques adaptés
Programme de mieux-être
Initiatives sociales et environnementales
Programme d’apprentissage en milieu de travail
Cheminement de carrière

Pourquoi se joindre à CIMA+ ?

L’élément clé pour offrir des services de qualité est notre capacité à attirer et à retenir des individus talentueux mobilisés. Chez CIMA+, les membres de l’équipe ont la flexibilité requise pour avoir un équilibre entre le travail et leur vie privée, tout en menant une carrière valorisante. Il est possible de participer au programme d’actionnariat de la firme et ainsi partager son succès. Nous offrons un environnement de travail motivant. La diversité des projets, la grande autonomie et l’interaction directe avec les clients sont appréciées. Une telle proximité est possible en raison de notre structure organisationnelle horizontale, qui se traduit par des relations de confiance et une communication efficace entre notre équipe et les clients.

Chez CIMA+, nous nous engageons à créer pour l’ensemble de nos talents des opportunités de contribuer aux affaires, de se développer et de progresser, sans égard aux différences. Nous adhérons pleinement aux principes d’équité en matière d’emploi et encourageons les femmes, les minorités visibles, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande afin de faciliter la participation au processus de recrutement.

Administrative Assistant

Mission

Are you a key player when it comes to attaining team goals?
Have you mastered the art of meticulously planning and prioritizing your work and following up in an effective timely manner?

In providing support for our Transportation – Bridges Team, the selected candidate will be called upon to revise and deliver high-quality texts, calculation files and other administrative project documents within established deadlines.

Responsibilities

Draft and format minutes of meetings
Assist Project Managers in the drafting, correction and formatting of various documents (proposals, reports, quotes, letters, cost estimates, payment certificates, etc.)
Format a variety of documents in compliance with the standards established by the company
Verify files and documents to be submitted to clients (accuracy of calculations, compliance, signatures, printing, etc.) in accordance with the company’s policies, procedures and instructions, and in compliance with the client’s specific requirements, as applicable
Correct and revise documents (linguistic and grammatical)
Draft and send correspondence
Carry out filing tasks
Compile information pertaining to individuals assigned to projects and keep it updated
Open new projects and proposals in the computer system
Maintain an updated list of active files
Carry out all other related tasks

Profile

DVS or DCS in Secretarial Studies / Office Automation or other relevant training
Complete proficiency in French (oral and written) and ability to synthesize and draft texts
Ability to draft clear, accurate and complete texts confidently, quickly and efficiently
Advanced knowledge of MS Office suite
Ability to manage multiple tasks in a constantly evolving environment while maintaining attention to detail and the quality of the work produced
Sense of responsibility, organization and initiative
Ability to work as part of a team in a dynamic environment
Solid stress-management skills
Availability for traveling to various construction sites
Experience in the engineering or architecture sector is an asset

Benefits

Flexible schedules
Simplified Employee Pension Plan
Comprehensive Benefit Plan
Sick leave and personal leave
Possibility of investing in a company profit-sharing plan
Adapted computer tools
Wellness program
Social and environmental initiatives
Continuous training program
Career planning

Why join CIMA+?

The key to our delivery of quality services is being able to attract and maintain satisfied and engaged people. At CIMA+, employees are given the flexibility required to ensure a balanced life and fulfilling work experience in a motivating work environment. Our staff enjoy the diversity of projects and the extensive autonomy given to interact directly with clients. Such proximity is possible because of our flat corporate structure, and it translates into relationships of trust, and effective communications between team members and clients.

At CIMA+ we are committed to creating opportunities for all our employees so that they may develop, progress, and contribute to the business regardless of differences. We fully respect the principles of employment equity and encourage women, visible minorities, indigenous people, and persons with disabilities to apply. Accommodations are available upon request to facilitate participation in the recruitment process.