Secrétaire administrative
Cégep Régional de Lanaudière
Joliette, QC
Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Quelques attributions caractéristiques

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes :

  • Accomplit certaines tâches administratives pour le directeur adjoint du Service, notamment la gestion des visiteurs, des appels téléphoniques, de l’agenda et de la boîte courriel du directeur, etc.;
  • Participe à la gestion des dossiers d’admission relative à la réception des dossiers, à la saisie des verdicts, à l’envoi des documents, aux particularités des dossiers des étudiants internationaux, etc;
  • Effectue le classement et l’archivage de certains dossiers;
  • Procède au classement des transactions budgétaires, effectue les réquisitions;
  • Procède aux réquisitions de personnel et remplit la fiche Accueil-MOI;
  • Participe aux activités de la rentrée et à l’accueil des nouveaux admis pour chaque tour d’admission;
  • Effectue les mises à jour nécessaires dans le système de gestion pédagogique CLARA concernant la création et la mise à jour d’un dossier étudiant : dossier social, coordonnées, facturation, réception des paiements des étudiants, etc;
  • Au besoin, met sous enveloppe les documents postés aux étudiants dans le cadre des différentes opérations du registrariat;
  • Participe à la mise à jour de différents documents;
  • Participe à l’affichage des informations destinées aux étudiants dans le cadre des différentes opérations du registrariat;
  • Reçoit les appels des étudiants pour toute demande d’information lors des activités de la rentrée et de l’admission;
  • Est en appui à toutes les opérations de l’organisation et du cheminement scolaires;
  • Au besoin, reçoit les étudiants, explique les procédures et leur remet les documents relatifs aux demandes d’admission;
  • Assure les réquisitions et la maintenance des fournitures de bureau du service (papier, formulaires, etc.);
  • Répond aux appels téléphoniques;
  • Est le doublon de l’agente à l’accueil du Service;
  • Contribuer, en collaboration avec le Service des finances, au recouvrement des droits de scolarité ou autres frais impayés;
  • Gestion des affichages des charges d’enseignement et de l’offre générale de service.
Exigences :Scolarité et expérience :
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
ET
Avoir au moins quatre (4) années d'expérience pertinente dans le domaine du travail de bureau.

Connaissances pratiques :
  • Maîtriser les logiciels de la suite Office plus particulièrement Word intermédiaire et Excel débutant;
  • Avoir une excellente maîtrise du français, écrit et parlé;
  • La connaissance du logiciel de gestion pédagogique CLARA et une expérience dans le milieu collégial constituent des atouts appréciables.
Profil recherché :
  • Avoir de la facilité à travailler en équipe, en collaboration étroite avec le personnel du service de l’organisation, du cheminement scolaire et des service adaptés ainsi qu’avec le personnel des autres services et constituantes et les organismes externes;
  • Être autonome et organisée dans son travail;
  • Faire preuve de souplesse et d’adaptation;
  • Facilité à mener plusieurs tâches différentes à la fois (multi tâches).
Tests requis :
Test de français, note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau intermédiaire, note de passage établie à 60 %
Test d'Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %

Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.