Adjoint administratif
SGM
Montréal, QC

SGM est une agence de communication et marketing dynamique en pleine croissance, spécialisée dans le domaine de l’immobilier commercial. Elle est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif qui souhaite se joindre à une équipe de travail dynamique d'un de ses clients des plus prestigieux. La personne sera en poste à temps plein chez notre client, et relèvera de l’Administratrice immobilière, Relations clients.

DESCRIPTION DU POSTE

Avec enthousiasme et constance, le titulaire du poste s’efforcera, suivant la mission de notre client, à constamment susciter et retenir l’intérêt des visiteurs et des locataires en leur procurant invariablement une expérience client exceptionnelle.

L’adjoint administratif doit veiller à ce que toutes les interactions avec les locataires et clients soient empreintes de professionnalisme et de courtoisie, et qu’elles se déroulent de façon efficace.

Le titulaire aura pour mandat de supporter l’équipe Relations clients dans l’exécution de ses activités quotidiennes en plus d’assurer la réception du bureau.

Les qualités et compétences principales recherchées sont les suivantes :

  • Excellent relationnel avec une clientèle variée ;
  • Bilingue français et anglais, autant oral qu’écrit ;
  • Professionnalisme et le souci du détail.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

  • Assurer la réception de 8h30 à 16h30 ;
  • Voir à ce que les salles et aire de réception soient toujours impeccables ;
  • Répondre aux questions et demandes provenant des visiteurs divers à la réception ;
  • Gestion de la réception des documents et colis ;
  • Tenir à jour l’agenda des salles de conférence et s’assurer que les besoins techniques et autres soient en place ;
  • Voir au bon fonctionnement du bureau d’administration et effectuer les commandes d’articles de bureau, cartouches d’encre, papier, café, fleurs au kiosque d’information, etc. ;
  • Fournir le soutien administratif dans les dossiers suivant le respects des procédures et des standards de notre client : rédaction, traduction, correspondance, ouverture de dossiers, rédaction de rapports, avis aux locataires, entrées de données et autres ;
  • Faire le classement en respectant le système de classement tant informatique que physique et maintenir à jour les archives de l’immeuble ;
  • Supporter la facturation des demandes de services additionnels aux locataires ;
  • Inspecter l’immeuble et adopter les mesures nécessaires afin d’améliorer la qualité des services ;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions.

Important : la personne titulaire du poste pourra être amenée à effectuer des remplacements au kiosque d’information de l’édifice, et répondre aux questions et demandes des visiteurs professionnels et touristiques.

CARACTÉRISTIQUES ET AVANTAGES DU POSTE :

  • Le poste à pourvoir est à temps plein, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 (35h/semaine);
  • Situé en centre-ville, dans un édifice prestigieux, accessible en transport;
  • Taux horaire : de 18$ à 20$ selon expérience;
  • Journées maladies, assurances collectives, cotisation à un RVER.

EXIGENCES

  • DEC en secrétariat, ou un équivalent ;
  • 3 à 4 années d’expérience pertinente ;
  • excellent français et anglais parlé et écrit ;
  • aptitudes supérieures en matière de relations interpersonnelles et de communication, être axé sur le client ;
  • attention au détail et précision dans le travail ;
  • sens de l’organisation et méthodes de travail efficace ;
  • autonomie, aptitudes de planification et de gestion d’échéanciers ;
  • maitrise des outils Office.

Type d'emploi : Temps Plein

Salaire : 18,00$ à 20,00$ /heure

Expérience:

  • administration: 1 an (Souhaité)

Formation:

  • DEC (Souhaité)

Langue:

  • Française (Requis)
  • Anglaise (Requis)