Adjointe administrative
Promo-Staff
Montréal, QC

Description de l'entreprise

Notre agence recrute, gère et supervise des équipes de représentants, de démonstrateurs alimentaires et d’agents promotionnels dans toutes les grandes villes canadiennes et américaines en plus de suivre l'exécution de diverses campagnes expérientielles pour clients et partenaires. Ce poste requiert une personne ayant de fortes aptitudes administratives, de comptabilité (de base), de gestion, de résolution de problèmes et qui maîtrise bien Excel et Google Docs.

But du poste

La personne en poste a pour fonction de veiller à la récupération, la classification et à la vérification des documents administratifs, des reçus de dépenses en magasin des démonstrateurs, des livraisons, de l’inventaire du matériel et la production et la gestion des paies des démonstrateurs pour la division de l’expérience en magasin de l’agence. Elle veillera aussi à l’exécution efficace des activités et besoins du bureau ainsi que d’offrir un support administratif au reste de l’équipe.

Se charger des fonctions de soutien administratif c’est :

  • Fournir du soutien aux employés (téléphone, messagerie vocale, télécopieur, courriel, commande de fournitures de bureau, classement, préparation des envois de courrier, etc.);
  • Faire l’entrée des données pertinentes aux bulletins de paie;
  • Faire des suivis serrés avec les agents quant aux besoins manquants pour la production de la paie
  • Fournir les renseignements relatifs à la paie aux agents ou rediriger la question au besoin
  • Collaborer avec la direction dans le développement des équipes promotionnelles et événementielles au besoin;
  • Aide au recrutement (appels téléphoniques, affichage de poste, entrevues téléphoniques)
  • Apporter des améliorations au niveau administratif/logistique
  • Exécuter d’autres projets donnés à la demande du comité de direction.
  • Autres tâches connexes reliées à la paie

Ce que nous recherchons :

  • Parfaitement bilingue, anglais et français (à l'oral et à l'écrit).
  • Fortes compétences avec les logiciels Excel (sera testé lors de l’entrevue), Word, + Google Docs, Outlook
  • Excellent sens de l’organisation; capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
  • Service à la clientèle de haute qualité
  • Excellente aptitude à travailler en équipe
  • Expérience et connaissance en marketing événementiel, en communication, en planification d’événement ou en recrutement et gestion d’ambassadeurs de marque un atout.
  • Capacité exceptionnelle de s'adapter efficacement à un environnement de travail exigeant et variable, de traiter de nombreuses tâches à la fois, d'équilibrer les demandes continues et de savoir prioriser les bons projets.

Expérience requise :

  • Formation postsecondaire complétée obligatoire (DEP, DEC, BAC ou autres) en secrétariat, administration, marketing, gestion, communication, comptabilité ou autre domaine pertinent
  • 1 an d’expérience dans un poste administratif ou de comptabilité

Ce que nous t’offrons :

  • Ambiance de travail jeune et dynamique
  • 5 à 7 et activités sociales
  • Possibilité de grandir dans la compagnie
  • Café gratuit
  • Assurances collectives
  • Stationnement non-payant et accessible

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent