À propos de notre entreprise
Les Vêtements NTD Inc. est une entreprise de vêtements de premier plan située à Ville St-Laurent. Depuis plus de trente ans, les partenaires fondateurs ont développé des stratégies solides pour l'acquisition de licences et de marques de mode, des initiatives de marketing de détail inégalées, une production de qualité et une équipe de gestion exemplaire. Tirant sa force d'une infrastructure d'entreprise multi-divisionnelle, NTD commercialise avec succès une grande variété de catégories de vêtements pour toutes les gammes de tailles et les deux principaux genres auprès de tous les principaux détaillants en Amérique du Nord.
Description du poste :
Nous recherchons un administrateur de bureau qui supervisera le bon fonctionnement de notre bureau, en effectuant des tâches telles que l'entretien des systèmes administratifs, la coordination des événements, la supervision de l'entretien du bureau, la gestion de l'inventaire des fournitures et d'un soutien général au personnel et aux visiteurs.
Responsabilités du poste :
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Superviser les opérations générales du bureau, signaler les problèmes à la direction et prendre des dispositions pour les résoudre en temps utile.
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Aider à l'organisation des réunions, des événements et des activités de l'entreprise, y compris l'organisation de la restauration, la préparation des événements, les lieux et la distribution des informations.
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Accueillir les visiteurs, déterminer la nature et l'objet de leur visite et les diriger/accompagner vers des destinations spécifiques.
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Surveiller les systèmes et les espaces de bureau, s'assurer de leur bon fonctionnement et coordonner et superviser l'entretien si nécessaire.
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Diriger des projets d'embellissement mineurs afin d'améliorer l'apparence du bureau.
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Gérer les systèmes de classement, les fournitures de bureau et de cuisine et tenir l'inventaire des commandes.
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Répondre aux questions du personnel concernant la gestion du bureau.
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Organiser les déplacements, y compris les réservations de vols et d'hôtels, ainsi que les locations de voitures.
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Participer aux réunions du comité de santé et de sécurité.
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Effectuer des travaux de bureau et d'autres tâches administratives nécessaires pour soutenir d'autres départements tels que la préparation du courrier sortant et la traduction occasionnelle de documents (de l'anglais vers le français).
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Superviser et diriger l'employé chargé de l'entretien afin de s'assurer que les bureaux et les espaces communs sont correctement entretenus.
Compétences et expérience requises :
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Expérience confirmée en tant qu'assistant administratif, administrateur de bureau ou dans une fonction similaire.
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Qualification ou certification en tant qu'agent administratif ou secrétaire (de préférence).
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Maîtrise de MS Office (Excel, Word, One Drive et Outlook).
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Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à hiérarchiser le travail.
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Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes.
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Compétences interpersonnelles : facilité d'approche, attitude positive et communication claire.
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Compétences informatiques avancées, avec une aptitude à apprendre de nouveaux systèmes et de nouvelles procédures.
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Expérience pratique des machines et équipements de bureau.
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Bonne connaissance du français et de l'anglais (à l'écrit et à l'oral). La langue anglaise est requise pour la communication avec les visiteurs anglophones.
Ce que nous offrons :
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Poste permanent à temps plein (37,5 heures par semaine)
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Lieu : Montréal - Arrondissement de Saint-Laurent
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Prestations d'assurance : la prime est partagée à parts égales par l'employeur
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8 jours personnels par année civile
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Jour de congé le jour de votre anniversaire
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Horaire d'été les vendredis
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Plan de prime annuelle
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About our company
NTD Apparel Inc. is an industry leading apparel firm located in Ville St-Laurent. For over thirty years, the founding partners have developed solid strategies for license and fashion brand acquisitions, unparalleled retail marketing initiatives, quality production and an exemplary management team. Drawing its strength from a multi-divisional corporate infrastructure, NTD successfully markets to a wide variety of apparel categories for all size ranges and both genders to all major retailers in North America.
Position Description:
We are searching for an office administrator who will oversee the good functioning of our office, performing duties such as maintaining administrative systems, coordinating events, overseeing office maintenance, managing supply inventory and providing general support to the staff and visitors.
Job responsibilities:
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Overseeing general office operations, reporting issues to management and arranging for timely solutions.
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Assisting in organizing company meetings, events and activities, including arranging catering, event preparations, locations, and distribution of information.
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Greeting visitors, determining the nature and purpose of their visit, and directing/ escorting them to specific destinations.
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Monitoring office systems and spaces, ensuring their good functioning and coordinating and overseeing maintenance as required.
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Leading minor beautification projects to enhance the office’s appearance.
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Managing filing systems, office and kitchen supplies, and keeping inventory of orders.
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Responding to staff queries on office management issues.
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Arranging travel processes, including flight and hotel bookings, and car rentals.
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Participating in the health and safety committee meetings.
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Clerical work and other administrative functions as required to support other business departments. such as preparation of outgoing mail and occasion document translation (English to French).
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Supervising and directing custodial employee to ensure office/common areas are adequately maintained.
Required skills and experience:
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Proven experience as an administrative assistant, office administrator, or similar role.
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Qualification or certification as an Administrative Officer or Secretary (preference).
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Proficiency in MS Office (Excel, Word, One Drive and Outlook).
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Excellent time management skills and ability to prioritize work.
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Attention to detail and problem-solving skills.
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Interpersonal skills; approachability, positive attitude and clear communication.
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Advanced computer skills, with an aptitude to learn new systems and procedures.
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Hands-on experience with office machines and equipment.
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Good French and English language skills (written and spoken). English language is required for communication English speaking visitors.
What we offer:
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Permanent full-time position (37.5 hours weekly)
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Location: Montreal – Borough of Saint-Laurent
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Insurance benefits package: premium is equally shared by the employer
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8 Personal days per calendar year
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Day off on your birthday
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Summertime hours on Fridays
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Bonus plan
