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Programme intégré en neurosciences (IPN) – Études interfacultaires
Sommaire du poste :
Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif à environ 570 étudiants aux cycles supérieurs du Programme intégré en neurosciences (IPN). Fournit des renseignements détaillés sur les politiques et les règlements académiques. Vérifie, traite et approuve les documents liés à l’inscription, à la progression des jalons, à la soumission des notes et à la diplomation. Conseille les étudiants et résout les problèmes académiques, en veillant à la mise en œuvre appropriée des modifications aux dossiers. Collabore avec l’équipe interne ainsi qu’avec le corps professoral. Contribue à l’amélioration des processus de travail en fournissant des observations sur les exigences particulières du programme d’études, les jalons et les échéanciers du cycle de vie étudiant.
Tâches :
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Effectuer et organiser des activités afin de soutenir les activités quotidiennes de l’unité.
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Utiliser les bases de données internes partagées et les listes de vérification afin de s’assurer que tous les renseignements suivis répondent aux exigences et aux normes qui soutiennent le cycle de vie académique de l’étudiant.
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Formuler des recommandations visant à améliorer l’expérience étudiante et la réussite des étudiants. Évaluer les révisions particulières des jalons, formuler des communications claires et convaincantes, et mettre à jour les procédures afin de tenir compte des changements mis en œuvre par la Faculté. Participer à l’élaboration et à la mise à jour des ressources, notamment les échéances du programme et l’offre de cours.
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Participer aux retraites de l’IPN, aux conférences données par des invités ou des donateurs, ainsi qu’aux séances d’orientation de l’IPN. Participer aux réunions rétrospectives du personnel afin d’examiner les réalisations des projets et d’améliorer les processus.
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Fournir aux étudiants des renseignements sur diverses questions relatives aux affaires étudiantes. Agir comme personne-ressource principale pour les appels ou les requêtes des étudiants et assurer la coordination avec le corps professoral afin de garantir un examen équitable et la résolution des problèmes liés aux études et à la progression académique. Aider les étudiants internationaux de retour à obtenir leur lettre de CAQ.
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Expliquer les échéances, les politiques et les répercussions possibles sur la progression académique, et accompagner les étudiants dans le processus d’abandon de cours.
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Aider les étudiants durant la période d’ajout et d’abandon de cours, fournir des renseignements et demander les approbations requises pour les cas particuliers, tout en assurant la conformité aux lignes directrices du programme. Tenir à jour les dossiers relatifs aux choix de cours, aux exemptions de cours et aux demandes spéciales de cours au choix. Organiser les évaluations de cours Mercury, tenir à jour les listes d’instructeurs et assurer le suivi de la soumission des notes finales.
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Participer au processus d’inscription, fournir des conseils et résoudre les problèmes liés à l’inscription aux cours. Fournir la documentation au Comité du programme d’études afin de permettre l’évaluation des demandes des étudiants.
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Traiter les transferts de crédits, les exemptions de cours et les cours au choix spéciaux conformément aux lignes directrices du programme.
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Effectuer la vérification des dossiers en vue de la diplomation afin de confirmer que les exigences du programme ont été satisfaites avant la diplomation.
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Préparer ou approuver des soumissions, notamment les rapports de réunion de comité, les approbations de séminaire de thèse, les formulaires d’approbation d’examen de candidature, les plans d’études, les formulaires de sélection de comité, les formulaires de soutenance orale et autres documents, conformément aux lignes directrices et aux politiques.
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Produire, préparer et compiler des rapports sur les jalons incomplets et les exemptions de cours, ainsi qu’assurer le suivi des échéances pour les cas exceptionnels faisant l’objet d’une demande de prolongation.
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Collaborer avec le corps professoral, le personnel et les étudiants afin de faciliter l’échange d’information et d’améliorer la prestation des services.
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Assister et participer aux réunions hebdomadaires du bureau, aux réunions des GPC, aux réunions semestrielles des GPC de la Faculté de médecine et des sciences de la santé et aux ateliers du Décanat des études supérieures et postdoctorales, tels que les cliniques myProgress.
Compétences clés :
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Aptitude démontrée à établir les priorités et à respecter les échéances hebdomadaires et mensuelles.
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Aptitude démontrée à transmettre et à recevoir l’information avec exactitude.
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Expérience de travail dans un environnement PC, y compris l’utilisation de logiciels de traitement de texte et de bases de données, ainsi qu’une solide connaissance d’Excel.
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Capacité d’utiliser Outlook, Minerva et Banner SIS.
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Connaissance des principes de base de la comptabilité.
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Aptitude démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.
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Sens de l’initiative démontré.
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Solides compétences organisationnelles et capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à établir les priorités.
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Souci du détail.
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Orientation client et sens du service, avec une aptitude démontrée à écouter et à aider les clients, les étudiants et le personnel, à tous les niveaux, à résoudre des problèmes.
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Anglais parlé et écrit; français parlé et lu.
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et disposé(e) à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est basé.
Connaissance de l’anglais :
L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 3 sur une échelle de 0 à 4.
Pour obtenir une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 ans Expérience connexe avec DEC III /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrateur des affaires étudiantes (ER)
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-07-16
Date limite pour postuler :
2026-06-29
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
