- Aider à collecter et à organiser les données sur la demande de produits dans plusieurs catégories (Alimentation et boissons, entretien ménager, animation, sport, maintenance, OS&E).
- Suivre la saisonnalité, les taux d'occupation et l'historique d'utilisation pour améliorer la précision des prévisions.
- Préparer et traiter les bons de commande dans COUPA, en veillant à l'exactitude des données (spécifications des produits, quantités, prix, dates de livraison).
- Prendre contact avec les fournisseurs pour confirmer les détails et les délais des commandes.
- Aider à obtenir des devis pour des produits non référencés
- Assurer le suivi des commandes et communiquer les mises à jour de statut aux équipes du village.
- Résoudre les écarts de base liés aux bons de commande et signaler les problèmes complexes au besoin.
- Faciliter l'organisation des expéditions avec les transitaires, les compagnies maritimes et les courtiers en douane pour les marchandises importées.
- Préparer et gérer les documents d'expédition (listes de colisage, factures, documents conformes aux réglementations douanières).
- Surveiller le suivi des expéditions et signaler les retards ou les problèmes de dédouanement.
- Coordonner les arrivées en fonction des besoins opérationnels du village.
- Maintenir des données précises sur les frais logistiques et les coûts des fournisseurs en coordination avec le spécialiste de la chaîne d'approvisionnement.
- Contribuer à la compilation et à l'analyse des rapports de coûts et d'indicateurs clés de performance (KPI) à l'aide de Power BI.
- Assurer la liaison opérationnelle avec les complexes hôteliers, en fournissant des mises à jour régulières sur l'état des commandes et des expéditions.
- Signaler rapidement tout problème d'approvisionnement au Spécialiste de la Chaîne d'Approvisionnement.
- Mettre à jour régulièrement les bases de données, les systèmes d'approvisionnement et les outils de suivi.
- Préparer des rapports et des tableaux de bord standardisés sur la chaîne d'approvisionnement.
- Un baccalauréat en Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement , en Administration des Affaires ou dans un domaine connexe est préférable.
- 2 ans d'expérience dans les achats, la logistique ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement (une expérience dans l'hôtellerie, le commerce de détail ou les biens de consommation courante est un atout).
- Maîtrise des systèmes ERP et de Microsoft Excel ;
- Sens aigu du détail et excellentes aptitudes organisationnelles.
- Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
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- Assist in collecting and organizing product demand data across multiple categories (Food & Beverage, housekeeping, animation, sport, maintenance, OS&E).
- Track seasonality, occupancy rates, and historical usage to aid forecasting accuracy.
- Prepare and process purchase orders in COUPA, ensuring data accuracy (product specifications, quantities, prices, delivery dates).
- Liaise with suppliers to confirm order details and timelines.
- Assist in sourcing quotations for non-referenced products
- Maintain PO tracking and communicate status updates to resort teams.
- Resolve basic PO discrepancies and escalate complex issues as needed.
- Support shipment arrangements with freight forwarders, shipping lines, and customs brokers for imported goods.
- Prepare and manage shipping documentation (packing lists, invoices, custom compliant documents)
- Monitor shipment tracking and report delays or customs clearance issues.
- Coordinate arrivals to align with resort operational requirements.
- Maintain accurate data on logistics charges and supplier costs in coordination with the Supply Chain Specialist.
- Assist in compiling and analyzing cost and KPI reports using Power BI.
- Serve as an operational contact point for resorts, providing timely updates on PO and shipment status.
- Escalate supply concerns promptly to the Supply Chain Specialist.
- Update databases, procurement systems, and tracking tools regularly.
- Prepare standard supply chain reports and dashboards.
- Bachelor’s degree in Supply Chain Management, Business Administration, or related field preferred.
- 2 years’ experience in procurement, logistics, or supply chain administration (hospitality, retail, or FMCG experience a plus).
- Proficiency with ERP systems and Microsoft Excel;
- Strong attention to detail and organizational skills.
- Good communication and interpersonal skills.
