Êtes-vous prêt(e) à jouer un rôle essentiel dans un environnement dynamique et stimulant? Chez Congebec, nous cherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) passionné(e) par l'organisation, la communication et l'amélioration continue. En soutenant les activités du Bureau du chef de la direction, vous contribuerez à la réussite de notre entreprise en assurant une gestion efficace des tâches administratives et en collaborant avec la haute direction. Si vous êtes organisé(e), avez un excellent jugement et faites preuve de discrétion, ce poste est fait pour vous!
INFORMATION GÉNÉRALE
- Statut : Contrat de 10 mois, avec possibilité d'extension
- Horaire : Temps plein, 40 heures par semaines
- Salaire : À discuter
Pourquoi travailler chez Congebec?
- Congebec valorise l’équilibre entre les défis professionnels et votre bien-être personnel.
- Votre rémunération sera basée sur vos qualifications et votre expérience. De plus, nous offrons des avantages sociaux compétitifs pour soutenir votre bien-être financier, physique et psychologique.
- Chez Congebec, vous ferez partie d’une équipe passionnée, prête à relever des défis et à innover. Notre environnement de travail est stimulant et propice à la croissance personnelle.
- Congebec se distingue dans son domaine. Nous sommes en constante expansion et offrons des opportunités de développement professionnel.
Quelles seront vos principales responsabilités?
En tant qu'adjoint(e), votre mission principale sera de soutenir l’équipe du Bureau du chef de la direction dans diverses tâches administratives pour garantir une gestion fluide et efficace. Voici un aperçu de vos responsabilités :
Support à l’équipe du Bureau du chef de la direction
- Supporter l’équipe dans le suivi de divers projets, groupes de travail et initiatives. Agir comme copilote, étant responsable des activités de suivi et de l’évolution des projets, en faisant la mise à jour auprès des acteurs clés, gérant le budget et les échéanciers.
- Préparer, réviser, traduire, distribuer, faire signer et assurer la mise en page de documentation dans différents formats et provenant de différents secteurs. La documentation peut prendre la forme de : rapports, présentations, ordres du jour, invitations et nécessiter l’utilisation de divers outils (suite Office 365, Adobe Acrobat, Canva, etc.).
- Diverses tâches de nature administrative telles que l’envoi, la réception et le suivi de colis, le maintien d’inventaires propres à l’équipe dans les différents entrepôts ainsi que la numérisation et le classement de documentation.
Support à l’équipe OCLT (Operational Company Leadership Team)
- Être responsable de coordonner les activités de planification de l’équipe et assurer un suivi adéquat à l’égard des engagements, initiatives et plan d’action afin de faciliter la réalisation des objectifs et le respect des échéanciers. Cela inclut la planification de rencontres avec les membres de l’équipe, préparer le matériel de référence, les apporter à résoudre certaines questions délicates qui doivent être adressées, ainsi que fournir des recommandations et des conseils sur des questions précises (ex. : structure des réunions, efficacité de l’équipe, etc.). L’adjoint(e) e s’occupera également de détails invisibles qui doivent être réglés et peut être interpellé à recueillir de l’information pour assurer la médiation de rendez-vous et de messages entre les membres et les chefs d’équipe.
Secrétariat corporatif
- Coordonner le matériel pour les réunions du conseil d’administration et de ses comités, ce qui comprend la préparation, la compilation et la distribution des documents de référence et d’information pertinents. Ces documents incluent notamment les ordres du jour, les procès-verbaux, les tableaux de suivi, les résolutions et divers rapports et lettres selon les besoins.
- Contribuer aux tâches juridiques supportées par l’équipe telles que la gestion du calendrier de gouvernance des réunions du conseil d’administration et des événements connexes, la réalisation des enregistrements extra-provinciaux, la rédaction de divers documents et la mise à jour des livres des minutes de l’entreprise.
Communications
- Promouvoir la culture interne et la philosophie communautaire de l’entreprise en assistant à l’organisation et à la coordination de certaines fonctions, activités et initiatives ayant comme objectif de développer la marque employeur, la cohésion d’équipe et l’expérience employée.
- Contribuer à la création de documents visuellement attrayants, dynamiques et adaptés au public cible ainsi qu’aux besoins de communication.
Organisation du travail
- Établir un ordre de priorité entre des besoins diversifiés et les différentes parties prenantes. Respecter des délais serrés, tout en ayant une excellente flexibilité selon l’évolution des priorités et traitant chaque problématique avec célérité et de manière proactive.
- Contribuer au maintien à jour de l’outil de gestion des tâches et initiatives (Asana) et à la gestion documentaire des équipes.
- Analyser les pratiques opérationnelles et les normes de rendement applicables en vue de revoir les procédures existantes ou d’en établir de nouvelles.
Parcours académique et expérience professionnelle
- Diplôme post-secondaire en administration des affaires ou un domaine connexe.
- Un minimum de deux (2) années d’expérience en matière de soutien à la direction ainsi qu’à des équipes multidisciplinaires.
- Combinaison d’études et/ou d’expériences professionnelles comparables.
Compétences essentielles
- Vivre et respecter toutes les valeurs de l’entreprise.
- Aptitudes démontrées pour l’autonomie, le souci du détail et la minutie pour l’analyse, la gestion et la capacité de synthèse des différents dossiers.
- Compétences démontrées pour son jugement aiguisé et sa rigueur en matière de confidentialité et de discrétion.
- Capacité à travailler sous pression au sein d’un environnement de travail en constante évolution.
- Solides compétences en communication et capacité à effectuer des messages clairs, gérer les attentes et capacité d’établir de saines relations avec les parties prenantes.
- Très bonne aisance avec la suite MS Office, et les outils informatiques en général.
Conditions d'embauche
- Parfaite maîtrise du français et de l’anglais*, à l’oral comme à l’écrit.
- Disponibilité à se déplacer, au besoin, dans les différents établissements à travers le Canada.
- Permis de conduire classe 5 et véhicule.
- La connaissance de l'anglais est requise pour le ou la titulaire de ce poste, car il ou elle sera appelé(e) à soutenir, travailler et communiquer efficacement avec des partenaires et des clients à travers le Canada.
**Cette description de poste n’est ni exhaustive ni exclusive et peut être révisée à l’avenir en fonction des besoins opérationnels des effectifs.
***Dans ce document, le genre féminin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.
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