Catégorie d'emploi: Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc | Le titre d’emploi inscrit à la convention collective est: Secrétaire d'unité administrative (791930)
Horaire: Flexible, 70 heures sur 2 semaines | Télétravail possible selon les besoins opérationnels
Adresse: 801, rue Brennan, H3C 0G4
Ce processus vise à pourvoir 1 poste (62256) pour une durée indéterminée. Les auxiliaires en fin de mandat, ou sur le point de l'être, doivent joindre à leur dossier de postulation, un courriel de leur gestionnaire attestant la situation.
NOTRE OFFRE
Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et aimez soutenir votre gestionnaire et votre équipe ? Nous recherchons une personne comme vous pour contribuer à notre succès et à notre efficacité au quotidien.
La Division de la gestion stratégique des actifs a pour MISSION de maintenir la condition des actifs de mobilité tout au long de leur cycle de vie (chaussées, trottoirs, structures routières, voies cyclables et éclairage) à un niveau permettant le déplacement des usagers et des biens de façon sécuritaire, efficace et confortable; stimuler l’implantation d’initiatives innovantes dans les différentes phases de la gestion des actifs et considérer les meilleures pratiques en environnement afin d’assurer la résilience de la Ville dans un contexte de changements climatiques. Pour ce faire, la Division compte sur une équipe d’ingénieurs, de professionnels et de techniciens dynamiques, proactifs et expérimentés qui possèdent l'expertise, le savoir-faire et les connaissances de pointe dans le domaine. Sur une base annuelle, les projets réalisés par cette équipe sont de l'ordre de 220 millions $.
Votre mandat
Vous jouez un rôle de premier plan en effectuant diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement d'une équipe de travail. Plus spécifiquement, vous :
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offrez le soutien administratif à des gestionnaires dans l'exercice de leurs fonctions (courriels, agenda);
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effectuez le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs, et de prévention en santé et sécurité au travail;
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rédigez et gérez les formulaires de déplacements (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.) des gestionnaires et des membres de son équipe de travail;
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rédigez, corrigez et mettez en page des documents, des notes de service et de la correspondance;
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effectuez la préparation matérielle des réunions, procédez aux convocations et rédigez des comptes rendus ou projets de procès-verbaux;
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assurez la réception, le paiement et le suivi des factures;
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faites les demandes d'achats et préparez les bons de commandes.
