À propos du Collège
Collège Cumberland est un collège privé situé à Montréal offrant des attestations d’études collégiales orientées vers les métiers du numérique. Notre mission est de former des professionnel·le·s prêt·e·s pour le marché du travail grâce à des programmes appliqués, une pédagogie concrète et un encadrement de proximité.
Sommaire du poste
Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et autonome pour coordonner plusieurs suivis administratifs liés au registrariat, aux opérations académiques et aux dossiers étudiants.
Ce poste dépasse le soutien administratif de base. La personne retenue aura un rôle important dans le suivi des dossiers étudiants, la qualité des données, les rapports d’assiduité, l’utilisation du CRM/LMS et l’amélioration des processus administratifs.
La personne devra être très à l’aise avec Excel, les outils numériques et la rédaction professionnelle en français.
Il s’agit d’un poste à temps plein, en présentiel. L’horaire inclut obligatoirement deux à trois soirées par semaine, avec une présence requise jusqu’à 18 h 30.
Responsabilités principales
Registrariat et dossiers étudiants
- Mettre à jour les dossiers étudiants dans les systèmes internes.
- Vérifier l’exactitude des informations liées aux admissions, inscriptions et documents administratifs.
- Préparer et vérifier des documents : attestations, confirmations, relevés et autres documents officiels.
- Effectuer les suivis liés aux documents manquants ou aux informations incomplètes.
- Assurer une gestion rigoureuse des données étudiantes.
Suivi académique et assiduité
- Extraire, vérifier et structurer les données d’assiduité à partir du LMS.
- Repérer les absences, retards ou situations nécessitant un suivi.
- Préparer des rapports simples et utiles pour la direction.
- Faire les suivis nécessaires avec les personnes concernées.
- Soutenir la mise à jour des listes de groupes, horaires et documents académiques.
CRM, LMS et qualité des données
- Mettre à jour les fiches candidats, étudiants ou partenaires dans le CRM.
- Documenter les appels, relances, statuts et prochaines actions.
- Vérifier la cohérence des informations entre le CRM, le LMS, les documents internes et les communications envoyées.
- Identifier les données manquantes, contradictoires ou à corriger.
- Contribuer à l’amélioration des méthodes de suivi.
Excel, rapports et tableaux de suivi
- Créer et maintenir des tableaux de suivi clairs et fiables.
- Utiliser Excel pour filtrer, trier, vérifier, comparer et résumer des données.
- Préparer des rapports récurrents simples pour la direction.
- Structurer l’information afin de faciliter la prise de décision.
- Proposer des améliorations aux outils de suivi existants.
Soutien administratif à la direction
- Préparer des ordres du jour, comptes rendus, suivis de décisions et présentations simples.
- Faire le suivi des échéances, demandes internes et actions à réaliser.
- Organiser des réunions, rencontres ou événements internes.
- Classer et organiser les documents dans SharePoint ou OneDrive.
- Documenter des procédures administratives simples.
Communications et événements
- Rédiger des courriels professionnels aux étudiants, candidats ou partenaires.
- Aider à l’organisation de webinaires, rencontres d’information ou événements de recrutement.
- Préparer les listes de participants, rappels, suivis et communications après événement.
- Vérifier l’exactitude des dates, informations de programme et messages avant diffusion.
Compétences recherchées
Essentielles
- Excellent français écrit et oral.
- Très bonne maîtrise d’Excel : filtres, tris, tableaux, formules simples, mise en forme conditionnelle.
- Bonne maîtrise de Word, Outlook, Teams, SharePoint et OneDrive.
- Expérience avec un CRM, un LMS ou un système de gestion de dossiers.
- Capacité à structurer des données et à produire des rapports simples.
- Rigueur élevée dans la gestion des suivis et des informations.
- Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Autonomie, jugement professionnel et souci du détail.
- Capacité à rédiger des communications claires, professionnelles et sans fautes.
- Aisance à apprendre et utiliser de nouveaux outils numériques.
Atouts
- Expérience en milieu scolaire, collégial ou administratif.
- Connaissance de Canvas ou d’un autre LMS.
- Expérience en soutien aux admissions ou au registrariat.
- Expérience dans l’organisation de webinaires ou d’événements d’information.
- Utilisation de l’IA pour structurer des notes, rédiger des brouillons, résumer de l’information ou créer des procédures, avec vérification humaine.
Profil recherché
Nous cherchons une personne qui :
- travaille avec méthode;
- vérifie son travail avant de le transmettre;
- garde ses suivis à jour;
- sait prioriser les tâches urgentes et importantes;
- communique clairement;
- aime structurer l’information;
- est confortable avec les outils numériques;
- comprend l’importance de la précision dans un contexte académique;
- peut travailler de façon autonome tout en collaborant avec plusieurs intervenant·e·s.
Conditions de travail
- Poste permanent à temps plein.
- Travail en présentiel à Montréal.
- Horaire de jour avec deux à trois soirées par semaine jusqu’à 18 h 30.
- Disponibilité du lundi au vendredi.
- Salaire : à partir de 22,00 $/heure, selon l’expérience.
- Assurance maladie complémentaire.
- Stationnement sur place.
Exigences minimales
- Disponibilité à temps plein.
- Disponibilité obligatoire pour travailler deux à trois soirs par semaine jusqu’à 18 h 30.
- Excellent français oral et écrit.
- Expérience en soutien administratif ou coordination administrative : minimum 1 an.
- Très bonne maîtrise d’Excel.
- Bonne maîtrise de Word, Outlook et Teams.
- Expérience avec un CRM, un LMS ou un système de gestion de dossiers : fortement souhaitée.
Processus de sélection
Les candidat·e·s retenu·e·s pourraient être invité·e·s à réaliser un court exercice pratique portant sur la priorisation, Excel, la rédaction professionnelle et l’utilisation d’outils numériques.
Rémunération : à partir de 22,00$ par heure
Expérience:
- Soutien administratif ou coordination administrative: 1 an (Obligatoire)
- Microsoft Excel: 1 an (Obligatoire)
- Microsoft Word: 1 an (Obligatoire)
- Microsoft Outlook: 1 an (Obligatoire)
- CRM, LMS ou système de gestion de dossiers: 1 an (Souhaité)
- Service à la clientèle: 2 ans (Obligatoire)
Langue:
- Excellent français parlé et écrit (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
