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Adjointe Administrative
Contrat de 12 mois avec possibilité de permanence
Horaire : du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 16 h 30
À propos du poste
Notre client, une entreprise spécialisée dans les systèmes CVC, la mécanique du bâtiment et les solutions d’efficacité énergétique, est à la recherche d’un(e) Réceptionniste pour un remplacement de congé de maternité.
Si vous êtes une personne organisée, polyvalente et axée sur le service à la clientèle, cette opportunité pourrait vous intéresser.
Responsabilités
- Accueillir les clients, fournisseurs et visiteurs.
- Répondre aux appels et diriger les communications vers les bonnes personnes.
- Gérer les courriels, le courrier et les petits colis entrants et sortants.
- Coordonner les envois avec les services de messagerie.
- Soutenir l’équipe comptable dans la gestion et l’envoi des factures.
- Effectuer diverses tâches administratives et de bureautique.
- Préparer les espaces et documents pour les nouveaux employés.
- Préparer les salles de conférence et soutenir l’organisation de réunions et d’événements.
- Effectuer certaines commandes administratives dans le système de gestion.
- Assurer que les espaces communs et la réception demeurent propres et bien organisés.
- Effectuer toute autre tâche administrative connexe.
Profil recherché
- Bilinguisme français/anglais, à l’oral et à l’écrit.
- DEP en bureautique ou formation/expérience équivalente.
- Minimum de 3 ans d’expérience en réception ou dans un poste administratif similaire.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office et Outlook.
- Excellent sens de l’organisation et gestion des priorités.
- Personne polyvalente, fiable, autonome et professionnelle.
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
- Attitude positive et chaleureuse.
Ce que nous offrons :
- Rémunération globale concurrentielle· Régime d’assurances collectives; médicaments et dentaires payés en partie par l’employeur et accès à un service de clinique virtuelle
- Choix entre 3 régimes d’assurance
- Assurance offerte dès le premier jour
- 4 semaines de vacances rémunérées par année
- 5 journées de congé personnel rémunérées par année
- Opportunités de développement de carrière et formation continue
- Cadre de travail stimulant et horaire flexible
- Horaire estival : 10 vendredis d’été
- Programme de remboursement des frais de cotisation professionnelle
- Activités sociales fréquentes
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Administrative Assistant
12 month contract with possibility of permanency
Schedule: Monday - Friday : 7:30am - 4:30am
About the Position
Our client, a company specializing in HVAC systems, building mechanics, and energy-efficiency solutions, is looking for a Receptionist for a maternity leave replacement.
If you are an organized, versatile, and customer-service-oriented person, this opportunity may be of interest to you.
Responsibilities
- Welcome clients, suppliers, and visitors.
- Answer phone calls and direct communications to the appropriate people.
- Manage incoming and outgoing emails, mail, and small packages.
- Coordinate shipments with courier services.
- Support the accounting team with the management and sending of invoices.
- Perform various administrative and office-related tasks.
- Prepare workspaces and documents for new employees.
- Prepare conference rooms and assist with the organization of meetings and events.
- Place certain administrative orders in the management system.
- Ensure that common areas and the reception area remain clean and well organized.
- Perform any other related administrative duties.
Candidate Profile
- Bilingual in French and English, both spoken and written.
- Diploma of Vocational Studies (DEP) in office administration or equivalent training/experience.
- Minimum of 3 years of experience in reception or a similar administrative position.
- Good command of Microsoft Office and Outlook.
- Excellent organizational skills and ability to manage priorities.
- Versatile, reliable, self-motivated, and professional.
- Excellent customer service skills.
- Positive and warm attitude.
What We Offer:
- Group insurance plan, with prescription drugs and dental coverage partially paid by the employer, as well as access to a virtual healthcare clinic
- Choice of 3 insurance plans
- Insurance coverage available from day one
- 4 weeks of paid vacation per year
- 5 paid personal days per year
- Career development opportunities and ongoing training
- Stimulating work environment
- Summer schedule: 10 summer Fridays
- Professional membership fee reimbursement program
- Frequent social activities
Apply Today!
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