Technicien(e) en administration - Soutien à la gouvernance
CISSS de la Montérégie-Centre
Montérégie, QC
Numéro de référence :
PB-2101-CNS-19-6055

Description :
Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Est est à la recherche de candidates et de candidats afin de pourvoir le poste de technicien en administration. Le commissariat aux plaintes et à la qualité des services a pour mission de répondre aux insatisfactions de l’ensemble de la clientèle du CISSSME. Cette mission est assurée par une équipe composée de la commissaire, du commissaire adjoint, des conseillers aux plaintes, de l’attachée de direction, des agents administratifs rattachés au service, ainsi que par les médecins examinateurs.
Les fonctions de la commissaire exigent un support clérical important répondant aux normes et obligations prévues par la Loi sur les services de santé et les services sociaux. L’attaché de direction a donc des responsabilités spécifiques en lien avec le traitement des dossiers, notamment quant aux délais de réponses, aux envois d’accusés de réception, aux modes de présentation des conclusions de la commissaire, etc.

Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la collecte et l’analyse de données.
Ce titre d’emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sous l'autorité de la commissaire aux plaintes, la personne assiste cette dernière dans l'accomplissement de son mandat. Principale collaboratrice de la commissaire, elle la soutient dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction, dans la planification et la gestion de son temps (agenda) et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers. Elle participe à la planification, à l'organisation, à la coordination et à l'évaluation de certaines activités de la direction (comités). Elle agit au nom de la commissaire dans les dossiers qui lui sont confiés.
Elle est responsable du fonctionnement administratif et du personnel œuvrant dans des fonctions de secrétariat au sein de la direction, afin d'optimiser les méthodes de fonctionnement et de soutenir le développement des compétences du personnel

  • Organise le travail clérical de sa direction c'est-à-dire propre à la commissaire aux plaintes et à la qualité des services ;
  • Fixe les rendez-vous auprès de et pour la commissaire aux plaintes;
  • Répond à tous les appels téléphoniques et place ceux de la commissaire ;
  • Assure le suivi administratif de sa direction auprès de l'organisation ;
  • Répond à toutes les questions touchant sa direction selon son champ de responsabilité administratif ;
  • Étudie certains dossiers et prépare un projet de réponse en respectant l'avis de la commissaire sur le sujet ;
  • Rédige l'ordre du jour et les procès-verbaux des comités ou des rencontres relevant de sa direction ;
  • Accueillir les demandes et réception des plaintes verbales;
  • Collecte des données du plaignant;
  • Peut porter assistance aux plaignants;
  • Ouverture des dossiers, traitement de données et tenue de dossiers (SIGPAQS);
  • Envoi des avis de plaintes aux gestionnaires;
  • Gestion des rappels sur les recommandations;
  • Complète le tableau des recommandations pour le comité de vigilance;
  • Correspondance et lettres-types;
  • Gestion des suivis de dossiers et prise de rendez-vous;
  • Apporte les changements et les modifications nécessaires dans le but d'améliorer le fonctionnement du secrétariat de sa direction ;
  • Participe à toute étude et prépare toute recommandation qui peut lui être demandée sur les sujets de sa compétence ;
  • Assure le secrétariat du médecin examinateur ;
  • Assure le secrétariat du comité de révision ;
  • Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de la commissaire.
Exigences :Académique:
  • Diplôme d’études collégiales en techniques administratives (incluant la bureautique);
ou
  • Certificat d’études collégiales (émis en 1999 ou avant);
ou
  • Baccalauréat en sciences de l’administration, de la gestion ou dans un domaine spécifique à la fonction;
Expérience:
  • Détenir une expérience spécifique au secteur d’activité de la direction visée constitue un atout.
  • Détenir une expérience de 3 ans en soutien à la gouvernance constitue un atout;
Autres:
  • Excellente connaissance du français parlé et écrit (français avancé);
  • Excellentes habiletés en rédaction, révision de document et mises en page;
  • Excellente connaissance du logiciel Word; Connaissance des logiciels Excel et Power Point;
  • Aptitudes à maîtriser rapidement l’utilisation du logiciel SIGPAQS;
  • Assermentation et respect de la confidentialité.
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le CISSS de la Montérégie-Est applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.