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Résumé du poste :
Le/la Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Opérations et Développement soutient le cycle complet des ventes, appuie les gestionnaires de comptes, gère les dossiers clients et assure la coordination entre les équipes internes (ventes, opérations, finance, approvisionnement, facturation). Le rôle demande une forte polyvalence, une organisation exemplaire et une capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et collaboratif.
Responsabilités clés :
- Assister l’équipe des ventes et le gestionnaire des opérations/développement dans l’ensemble du processus commercial, de la prospection à la conclusion des ventes.
- Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la coordination des livrables commerciaux :
- Propositions de vente
- Documents RFx (RFP, RFI, RFQ)
- Soumissions et devis
- Présentations PowerPoint
- Rapports clients et documents internes
- Collecter, analyser et organiser les informations nécessaires à l’élaboration des offres (besoins clients, données techniques, prix, contraintes opérationnelles).
- Structurer et maintenir la documentation commerciale ainsi que les tableaux de bord liés aux ventes.
- Assurer le suivi des opportunités, des documents soumis, des échéanciers et des communications.
- Coordonner les inscriptions et la logistique des événements corporatifs, salons, conférences et activités de rayonnement.
- Appuyer les gestionnaires de comptes dans leurs tâches administratives quotidiennes.
- Créer, traiter et assurer le suivi des bons de commande, bons de travail et dossiers clients.
- Veiller à l’exactitude, à la conformité et à la mise à jour des dossiers opérationnels.
- Soutenir la coordination des activités opérationnelles liées aux projets en cours.
- Collaborer étroitement avec les équipes des opérations, de la finance et de la logistique pour assurer la faisabilité, la conformité et la rentabilité des offres et des commandes.
- Effectuer les commandes auprès des fournisseurs (uniformes, fournitures, matériel terrain, etc.).
- Assurer le suivi des livraisons, des inventaires et des confirmations.
- Maintenir des relations efficaces et professionnelles avec les fournisseurs.
- Agir comme lien entre les ventes, les opérations et l’équipe de facturation.
- Transmettre de manière rigoureuse et complète les informations nécessaires à la facturation.
- Participer à la validation administrative des dossiers.
- Soutenir la gestion des comptes de dépenses et des cartes corporatives (collecte, vérification, saisie, conformité).
- Contribuer à la production de rapports, tableaux de bord et analyses liés aux ventes, aux opérations et aux dépenses.
- Offrir un soutien ponctuel à la gestion de la paie en cas d’absence des gestionnaires de comptes.
- Compiler et valider certaines informations liées aux heures et aux employés.
- Assurer le suivi complet des dossiers, de leur ouverture à leur clôture.
- Maintenir un système de classement structuré, efficace et à jour.
- Mettre à jour les bases de données clients, les outils CRM et les tableaux de suivi.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs, commerciaux et opérationnels.
Qualifications :
Minimum de 5 ans d’expérience en soutien commercial ou administratif, incluant la préparation de propositions et de réponses à des appels d’offres.
Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
Maîtrise de la suite Adobe Creative (InDesign, Illustrator, Canva) — un atout important.
Connaissance des outils CRM, des logiciels de gestion de projet et des systèmes ERP (JD Edwards constitue un atout).
Connaissances de base en comptabilité.
Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, oral et écrit.
Excellente organisation, sens de la structure et gestion des priorités.
Autonomie, proactivité et capacité à travailler avec un minimum de supervision.
Rigueur, souci du détail et respect des échéanciers.
Excellentes aptitudes en communication et collaboration.
Capacité démontrée à interagir efficacement avec les collègues, la direction, les fournisseurs et les partenaires.
Attitude positive, esprit d’équipe et volonté d’amélioration continue.
Une personne polyvalente, structurée et proactive, capable de soutenir simultanément les activités de développement des affaires et les opérations. Le/la titulaire jouera un rôle clé dans la coordination administrative, le soutien aux ventes, la gestion des processus internes et la performance globale de l’unité d’affaires.
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