Adjoint(e) de direction et gestionnaire de bureau
Ce poste est ouvert aux candidat(e)s situé(e)s à Montréal (QC) prêt(e)s à se déplacer au bureau (H4N 1G6) ainsi que sur les sites des clients.
À propos de nous
Pastel est une entreprise montréalaise spécialisée dans les technologies et les télécommunications. Nous aidons les entreprises à rester connectées grâce à des solutions en matière de téléphonie, de connectivité, de données et de services informatiques gérés.
Nous sommes une petite équipe dynamique qui avance rapidement, accorde une grande importance à la qualité de notre travail, à la collaboration et, surtout, au fait de passer à l’action plutôt que de simplement en parler.
Le poste
Ce poste est divisé à 50/50 entre le soutien exécutif à notre PDG, Peter, et la gestion de bureau, avec de temps à autre quelques tâches personnelles. Votre rôle sera de veiller à ce que Peter puisse rester concentré sur les priorités, tout en vous assurant que le reste est pris en charge efficacement. Vous contribuerez ainsi à créer un environnement où l’équipe peut être à son meilleur.
Ce rôle s'adresse à une personne qui aime les challenges. Quelqu'un qui voit le chaos comme une opportunité de créer et innover. Autrement dit, une personne proactive, autonome et à l’aise à prendre les devants lorsque les choses ne sont pas toujours bien définies.
Vos principales responsabilités
Soutien à la direction (~50 %)
- Gestion du calendrier et de la boîte de réception : Prenez en charge l'agenda de Peter de A à Z. Effectuez le tri de ses courriels, répondez en son nom lorsque c'est approprié et veillez à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Si un message reste sans réponse trop longtemps, cela relève de votre responsabilité.
- Suivi et responsabilité : Conservez une vue d'ensemble sur les éléments de suivi, les approbations, les demandes des clients et les priorités opérationnelles. Vous êtes la personne qui se souvient de ce qu'il a oublié — et qui n'hésite pas à le lui rappeler.
- Préparation des réunions : Rassemblez le contexte, la documentation et les ordres du jour avant les réunions. Notez les décisions et les prochaines étapes à suivre. Veillez à ce que les tâches découlant des réunions soient attribuées, suivies et exécutées.
- Communication et suivi : Rédigez des communications pour les clients, les fournisseurs et les partenaires. Effectuez le suivi des courriels sans réponse.
Gestion et administration du bureau (~40 %)
- Soutien à l'équipe : Travaillez directement avec nos spécialistes TI pour coordonner les commandes d'équipement, préparer les visites chez les clients et vous assurer que l'équipe dispose de tout ce dont elle a besoin avant même de le demander.
- ● Coordonnez les horaires, les ressources et les exigences administratives pour soutenir l'exécution des projets.
- Documentation et données : Soyez le/la garant(e) de la tenue des dossiers. Conservez des registres impeccables, à jour et faciles à trouver. Si une information se trouve dans un système, vous veillez à ce qu'elle soit exacte.
- Créez et maintenez les procédures opérationnelles normalisées (SOP), les documents d'accueil (onboarding), les modèles et la documentation interne.
- Soutien financier : Assistez notre comptable dans l'administration financière quotidienne — révision des factures, saisie des dépenses, tenue de livres légère et organisation rigoureuse des documents dans les délais requis.
- Effectuez le suivi des factures impayées, de la facturation client, des bons de commande et de la documentation des fournisseurs.
- Environnement de bureau et amélioration des processus : Vous êtes la personne qui remarque ce qui doit être fait avant tout le monde. Fournitures, logistique et tous ces petits détails qui assurent le bon fonctionnement de l'équipe — c'est votre domaine.
- Identifiez les inefficacités et proposez des améliorations. « Nous valorisons les personnes qui créent de la structure, et pas seulement celles qui la maintiennent. »
Soutien personnel (~10 %)
- Exemples : planification de rendez-vous personnels, aide à la coordination des déplacements, réservations, organisation d'événements spéciaux, légères courses occasionnelles.
Le profil recherché
- Nous sommes ouverts à une variété de parcours et d’expériences. Que vous soyez récemment diplômé(e) ou que vous ayez déjà quelques années d’expérience, ce qui compte avant tout pour nous, c’est votre personnalité, votre attitude et votre envie de vous investir dans votre travail. Nous recherchons une personne qui prend son travail à cœur et veut se sentir accomplie.
- Vous êtes bilingue — français et anglais, à l'oral comme à l'écrit, c'est une condition essentielle (niveau B2+). Veuillez noter que la majorité de nos clients et fournisseurs sont anglophones. Par conséquent, environ 80 % de vos interactions quotidiennes dans le cadre de ce poste se feront en anglais.
- Posséder un permis de conduire valide [fortement préféré]
- Vous êtes assez humble pour mettre la main à la pâte pour des tâches moins valorisantes mais suffisamment fier/fière pour toujours les accomplir avec soin.
Executive Assistant & Office Manager
This position is open to candidates located in Montreal, QC and are willing to commute to the office (H4N 1G6) as well as on clients’ locations.
Who We Are
Pastel is a Montreal-based tech and telecom company that keeps businesses connected — voice, data, managed IT.
We're a small, sharp team that moves fast, cares deeply about the quality of our work and always has time for a snack. We like to get things done, not just talk about it.
The Role
This is a 50/50 EA for our CEO, Peter, and an Office Management role with the occasional personal task. You'll keep Peter focused on what matters most and make sure everything else is handled so the team can stay focused on what they do best.
This role is for a builder. Someone who sees chaos and feels a little excited by it aka is proactive and independent.
What You’ll Do
Executive Support (~50%)
- Calendar & Inbox: Own Peter's schedule end-to-end. Triage his inbox, respond on his behalf when appropriate, and make sure nothing gets missed. If it's sitting unanswered for too long, that's on your radar.
- Accountability: maintain visibility on outstanding action items, approvals, client requests, operational priorities. You're the person who remembers what he forgot — and isn't afraid to remind him.
- Meeting Prep: Pull together context, materials, and agendas before meetings happen. Capture decisions and next steps after. Ensure meeting action items are assigned, tracked, and completed.
- Communication & Follow-Up: Draft communications for clients, vendors, partners. Monitor unanswered emails
Office Management (~40%)
- Team Support:
- Work directly with our IT specialists to coordinate equipment orders, prep for client site visits, and make sure the team has what they need before they need to ask.
- Coordinate schedules, resources, and administrative requirements to support project execution
- Documentation & Data:
- Own the paper trail. Keep records clean, up to date, and easy to find. If it lives in a system, you're the one making sure it's accurate.
- Create and maintain SOPs, onboarding documents, templates, and internal documentation
- Finance Support:
- Assist our accountant with day-to-day financial administration — reviewing invoices, logging expenses, light bookkeeping, and keeping the paperwork side of things organized and on time.
- Monitor overdue invoices, client billing follow-ups, purchase orders, and vendor documentation
- Office Environment & Process Improvement:
- You're the person who notices when something needs doing before anyone else does. Supplies, logistics, the small stuff that keeps a team running smoothly — that's yours.
- Identify inefficiencies, recommend improvements. "We value people who create structure, not just maintain it”
Personal Tasks (~10%)
- Example: scheduling personal appointments, helping coordinate travel, making reservations, organizing special events, the occasional errand.
What You Offer
- We’re open to a range of backgrounds and experiences. This position is more about the mindset & person; we’re also open to a recent grad ready to prove yourself, or someone with a few years under your belt — what matters is that you care and take pride in your work.
- You're bilingual — French and English, spoken and written, a must (B2 levels+). Please note that the majority of our clients and vendors are English-speaking. As a result, approximately 80% of your daily interactions in this role will be conducted in English.
- You have a valid driver's license [strong preference]
- You're humble enough to do the unglamorous stuff and proud enough to do it well
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : à partir de 25,00$ par heure
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Montréal, QC H4N 1G6: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)
Question(s) de présélection:
- Si vous deviez apprendre une nouvelle langue, laquelle choisiriez-vous et pourquoi ? Quelles seraient vos premières étapes ? [L'absence de réponse entraînera une disqualification automatique | Réponse en français]
- Why are you interested in joining the Pastel team as an EA & Office Manager? [Failure to provide a response will result in automatic disqualification | Answer in English.]
- Quelles sont vos attentes salariales horaires pour ce poste ?
Remarque : L'absence de réponse à cette question entraînera le rejet de votre candidature.
Langue:
- Anglais (Obligatoire)
- Français (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
