À PROPOS DU POSTE
L'Administrateur(trice) des services clients joue un rôle essentiel dans le soutien des activités commerciales d'Al Carrière Protection Incendie et de Protection Incendie Priorité. Cette personne offre un soutien administratif aux équipes des ventes, de gestion de comptes, de soumissions et du service à la clientèle en coordonnant les soumissions, les informations clients, les rapports d'inspection, les renouvellements de contrats et les opportunités d'affaires.
La personne recherchée est organisée, rigoureuse, orientée vers le service à la clientèle et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Administration des comptes clients
- Maintenir à jour les dossiers clients, les informations des sites, les bâtiments, les conditions contractuelles et les modalités de paiement dans les systèmes de l'entreprise.
- Assurer l'exactitude et l'intégrité des données clients.
- Offrir un soutien administratif aux gestionnaires de comptes et aux représentants des ventes.
- Préparer la correspondance destinée aux clients, les lettres d'accompagnement et toute autre documentation pertinente.
Soutien aux soumissions et à l'estimation
- Réviser les rapports d'inspection afin d'en assurer l'exactitude.
- Importer les rapports d'inspection complétés dans les systèmes de l'entreprise.
- Préparer les soumissions de réparations à partir des déficiences identifiées lors des inspections.
- Produire des soumissions et propositions à partir des portées de travaux fournies par les équipes internes.
- Collaborer avec les différents départements afin de valider les prix, la main-d'œuvre, les matériaux et la portée des travaux.
- Effectuer le suivi des soumissions en attente lorsque requis.
Administration des contrats et renouvellements
- Préparer les documents de renouvellement des contrats de service.
- Participer aux initiatives de rétention de la clientèle en assurant le suivi administratif des renouvellements.
- Maintenir à jour les registres de contrats et les échéanciers de renouvellement.
Rapports et amélioration des processus
- Participer à la préparation de rapports liés aux soumissions, renouvellements, opportunités et activités commerciales.
- Veiller à ce que la documentation soit complète, bien organisée et correctement classée.
- Participer aux initiatives d'amélioration continue des processus administratifs.
- Exécuter toute autre tâche connexe au besoin.
Effectuer, au besoin, d'autres activités de soutien au développement des affaires.
EXIGENCES
- Expérience dans un poste de soutien aux ventes, administration de soumissions, service à la clientèle ou poste administratif similaire.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail.
- Excellentes habiletés de communication écrite et verbale.
- Forte approche orientée vers le service à la clientèle.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).
- Expérience avec un CRM, un ERP ou un logiciel de gestion de services constitue un atout.
- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
- Bilinguisme (français et anglais) fortement souhaité.
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ABOUT THE ROLE
The Client Services Administrator plays a key role in supporting the commercial activities of both Al Carrière Protection Incendie and Priority Fire Protection. This position provides administrative support to the sales, estimating, account management, and customer service functions by coordinating quotations, customer information, inspection reports, contract renewals, and service opportunities.
The ideal candidate is highly organized, customer-focused, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities in a fast-paced environment while maintaining a high level of accuracy and professionalism.
KEY RESPONSIBILITIES
Customer & Account Administration
- Maintain and update customer records, site information, building data, contract details, and payment terms within company systems.
- Ensure customer information remains accurate and current.
- Assist with customer inquiries and provide administrative support to account managers and sales representatives.
- Prepare customer correspondence, cover letters, and supporting documentation.
Quotation & Estimating Support
- Review inspection reports and verify information accuracy.
- Import completed inspection reports into company systems.
- Prepare deficiency repair quotations based on inspection findings.
- Generate proposals and quotations from service scopes provided by operations and sales teams.
- Coordinate with internal departments to ensure pricing, labour requirements, materials, and scope details are complete and accurate.
- Follow up on outstanding quotations when required.
Contract & Renewal Administration
- Prepare renewal documentation for existing service agreements.
- Support customer retention efforts through proactive renewal administration.
- Maintain and track contract records and renewal schedules.
Reporting & Process Support
- Assist with reporting related to quotations, renewals, opportunities, and customer information.
- Ensure documentation is complete, organized, and properly filed.
- Support continuous improvement initiatives and administrative processes.
- Perform other related duties as assigned.
Other business development support activities based on need.
QUALIFICATIONS
- Previous experience in sales support, estimating administration, customer service, or a related administrative role.
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Strong customer service orientation.
- Ability to manage multiple priorities and deadlines.
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
- Experience with CRM, ERP, service management software, or customer databases is considered an asset.
- Ability to work independently and collaboratively.
- Bilingualism (English and French) is strongly preferred.
Rémunération : 50 000,00$ à 55 000,00$ par an
Lieu du poste : En présentiel
