Sommaire du poste
Relevant du/de la Responsable des comptes clients, l'adjoint(e) administratif(ve) assure le soutien administratif quotidien des services de la comptabilité et de l'administration. La personne titulaire du poste est responsable de la distribution (envois postaux et électroniques), de la numérisation et du classement des documents, ainsi que du soutien administratif général au bureau. Il s'agit d'un poste clé pour la fluidité des opérations quotidiennes et la qualité du service à la clientèle.
Principales responsabilités
Support et soutien aux comptes clients (environ 40 %)
- Préparer, vérifier et transmettre quotidiennement les factures clients, par la poste et par voie électronique, selon la méthode de transmission consignée au dossier de chaque client
- Préparer les envois postaux : impression, pliage, mise sous enveloppe, affranchissement et dépôt
- Transmettre par courriel les factures, bons de livraison et relevés de compte, et confirmer la réception lorsque requis
- Tenir à jour le registre des préférences de transmission et des coordonnées de facturation des clients
- Répondre aux demandes de copies de documents provenant des clients, des représentants et de l'équipe des comptes clients
- Appuyer le/la Responsable des comptes clients dans la préparation et l'envoi des relevés de fin de mois
Numérisation, classement et gestion documentaire (environ 30 %)
- Numériser les documents d'affaires (factures, bons de livraison, connaissements, bons de commande, documents fournisseurs) et les indexer dans le système de gestion documentaire
- Nommer, classer et archiver les documents selon les conventions et le calendrier de conservation en vigueur
- Maintenir l'ordre, l'intégrité et l'accessibilité des filières actives et des archives
- Participer aux projets de numérisation des dossiers antérieurs et à la réduction du papier
Soutien administratif général (environ 30 %)
- Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant; préparer le courrier sortant et les envois de messagerie
- Effectuer la saisie de données dans le système ERP de l'entreprise
- Commander et gérer les fournitures de bureau
- Appuyer la préparation de documents, de correspondance et de rapports
- Exécuter toute autre tâche connexe demandée par son supérieur
Exigences du poste
Expérience
- Minimum de deux (2) ans d'expérience en soutien administratif, idéalement dans un environnement de distribution, de commerce de gros ou de comptabilité
Compétences techniques
- Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word)
- Expérience d'un système ERP (un atout); aisance avec les outils informatiques et le changement technologique
- Bonne vitesse et grande exactitude de saisie de données
Qualités recherchées
- Rigueur et souci du détail
- Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs priorités
- Autonomie et sens des responsabilités
- Discrétion et respect de la confidentialité des renseignements financiers et clients
- Esprit d'équipe et courtoisie dans le service à la clientèle interne et externe
Ce que nous offrons
- Un horaire de 3 jours par semaine, idéal pour concilier travail et vie personnelle
- Une salle d'entraînement sur place, accessible gratuitement aux employés
- Un milieu de travail collaboratif où l'entraide entre les équipes est la norme
- Stationnement gratuit sur place
- Une équipe stable et une entreprise bien établie dans son marché
Position summary
Reporting to the Head of Accounts Receivable, the Administrative Assistant provides day-to-day administrative support to the accounting and administration functions. The incumbent is responsible for the distribution of (both physical and electronic distribution), document scanning and filing, and general office support. This is a key role in keeping daily operations running smoothly and in maintaining a high standard of customer service.
Key responsibilities
Support accounts receivable (approx. 40%)
- Prepare, verify and issue customer invoices daily, by mail and electronically, according to each customer's documented delivery method
- Prepare physical mailings: printing, folding, stuffing, postage and drop-off
- Email invoices, packing slips and account statements, and confirm receipt where required
- Maintain the register of customer invoice delivery preferences and billing contacts
- Respond to document copy requests from customers, sales representatives and the accounts receivable team
- Support the Head of Accounts Receivable with the preparation and distribution of month-end statements
Scanning, filing and document management (approx. 30%)
- Scan business documents (invoices, packing slips, bills of lading, purchase orders, vendor documents) and index them in the document management system
- Name, file and archive documents in accordance with established naming conventions and the records retention schedule
- Maintain the order, integrity and accessibility of active files and archives
- Participate in back-file scanning projects and paper-reduction initiatives
General administrative support (approx. 30%)
- Receive, sort and distribute incoming mail; prepare outgoing mail and courier shipments
- Perform data entry in the company's ERP system
- Order and manage office supplies
- Assist with the preparation of documents, correspondence and reports
- Perform any other related duties as assigned
Requirements
Experience
- Minimum two (2) years of administrative support experience, ideally in a distribution, wholesale or accounting environment
Technical skills
- Proficiency with Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word)
- ERP experience an asset; comfort with information systems and system change
- Strong data entry speed and accuracy
Attributes
- Accuracy and attention to detail
- Strong organizational skills and the ability to manage competing priorities
- Autonomy and accountability
- Discretion and respect for the confidentiality of financial and customer information
- Team orientation and a courteous approach to internal and external customer service
What we offer
- A 3-day work week, well suited to balancing work and personal commitments
- An on-site gym, available to employees at no cost
- A collaborative workplace where teams genuinely support one another
- A stable team and a well-established business in its market
Expected hours: 24.0 per week
Work Location: In person
