Réceptionniste
Keywords Studios
Montréal, QC
Keywords est un fournisseur international de services techniques pour l'industrie mondiale du jeu vidéo avec 45 bureaux répartis dans 20 pays et 4 continents. L'organisation emploie plus de 5 000 personnes en période de pointe, travaillant dans plus de 50 langues. Chaque année, nous produisons plus de 80 000 actifs artistiques, 21 millions de mots audio, 250 millions de mots traduits, 2,5 millions d'heures de test et résolvons plus de 16 millions de billets de soutien à la clientèle. Nous travaillons avec 24 des 25 meilleures sociétés de jeux en termes de chiffre d'affaires pour 2017.

En tant que membre du service des installations, le ou la réceptionniste doit effectuer une multitude de tâches administratives et de bureau en lien avec la réception, aider aux tâches de gestion coordonnateur de bureau et s'assurer de tout mettre en œuvre pour donner une bonne première impression de l'entreprise.

Le ou la réceptionniste a pour responsabilité de communiquer et d'interagir avec les responsables du studio, les employés et les invités de la société, les propriétaires des locaux ou leurs représentants, les clients, les fournisseurs et diverses ressources externes pour les besoins et le bon fonctionnement du site. Le poste nécessite ainsi d'excellentes aptitudes de communication orale, un bon entregent, une attitude chaleureuse et un désir sincère d'aider et d'offrir un service à la clientèle de qualité.

Un(e) réceptionniste qualifié(e) est capable d'anticiper les besoins des responsables du site et des divers départements du studio, en résolvant les problèmes opérationnels et administratifs le cas échéant, afin qu'ils puissent se concentrer sur leurs tâches. La personne sélectionnée devra aussi aider à la mise en place et à la réalisation de programmes innovants d'amélioration de l'environnement de travail.

Le poste nécessite de faire preuve de flexibilité pour accomplir de multiple tâches simultanément et répondre à diverses demandes provenant de plusieurs sources, et de parfois travailler plus de 40 heures par semaine, selon les besoin de la clientèle et du service des installations.

Répondre et faire suite aux appels téléphoniques ou messages (internes/externes) de manière prompte et professionnelle, avec le niveau d'urgence approprié ;
Accueillir et aider promptement tous les visiteurs et employés avec professionnalisme, en prenant soin d'afficher une attitude positive et enthousiaste ;
Préparer et modifier divers documents, correspondances, rapports, brouillons, mémos et courriels, et au besoin, communiquer avec l'ensemble des employés du bureau ;
Offrir un soutien administratif et de bureau professionnel en postant, numérisant, faxant et copiant des documents pour les responsables du studio ou les divers départements ;
Assurer la présentation irréprochable de la réception et l'accès aux fournitures de bureau ;
Aider à la mise en place et la réalisation de divers programmes tel que demandé par le superviseur ;
Maintenir une communication efficace entre la réception et les divers départements, en particulier pour l'arrivée et le départ de leurs invités ;
Soutenir le coordonnateur de bureau quant à la sécurité du studio en assurant le respect des procédures de sécurité et le contrôle des accès au site au moyen des systèmes de gestion des visiteurs et de cartes d'accès ;
Assister à la complétion des rapports de dépenses ;
Rediriger les diverses demandes, suggestions et plaintes des employés ;
Coordonner la réservation des salles de réunion ;
Aider au besoin le coordonnateur, le superviseur et le gestionnaire des installations dans l'exécution de leurs tâches.
Requirements

Minimum d’un (1) an d'expérience dans le service à la clientèle ou un rôle administratif ;
Études supérieures (post-secondaires) préférables ;
Parfaitement bilingue anglais/français, à l'écrit comme à l'oral ;
Capacité à hiérarchiser et mener à bien de multiples tâches dans des conditions de travail exigeantes ;
Communication et entregent irréprochables (compétences interpersonnelles), quels que soient l'environnement, les personnes ou les besoins ;
Bon esprit d'équipe, avenant(e), et capable de démontrer une attitude aussi professionnelle qu'accueillante ;
Capacité à anticiper les besoins des autres pour leur garantir une expérience positive et sans accroc ;
Fortes capacités organisationnelles, administratives et de résolution de problèmes ;
Capacité à faire preuve de professionnalisme et de bon sens malgré le stress ;
Capacité à interpréter et à effectuer rapidement les directives et tâches en provenance des responsables des installations, autant verbales qu'écrites.
Capacité à comprendre et assurer le suivi des tâches incombant aux fournisseurs ;
Capacité à travailler de façon autonome ;
Ponctualité et flexibilité quant aux horaires de travail tels qu'établis par les responsables du studio ;
Apparence professionnelle pour le travail avec le public.
Capacité d'apprentissage de nouveaux logiciels ;
Connaissances intermédiaires de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, etc.) ; Familiarité avec Google Drive et les applications associées ;
Une formation de premiers secours serait un atout.