Sommaire du poste
La secrétaire médicale joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la clinique. Elle est responsable d'offrir un service à la clientèle de qualité, d'assurer l'accueil des patients, de coordonner les rendez-vous, de gérer la documentation médicale et administrative ainsi que de soutenir les radiologistes, technologues et autres professionnels de la santé.
Elle contribue à offrir une expérience patient professionnelle, efficace et humaine, tout en assurant le respect des normes de confidentialité et des politiques de la clinique.
Principales responsabilités
Accueil des patients
- Accueillir les patients avec professionnalisme, courtoisie et empathie.
- Vérifier l'identité, les coordonnées et la couverture d'assurance maladie (RAMQ ou privée).
- Ouvrir ou mettre à jour les dossiers des patients.
- Obtenir les documents requis (requêtes médicales, cartes d'assurance, formulaires, etc.).
- Numériser et classer les documents au dossier.
- Percevoir les paiements pour les examens privés, lorsque requis.
- Répondre aux questions générales des patients concernant leur rendez-vous ou leur examen.
Gestion des rendez-vous
- Planifier, modifier et annuler les rendez-vous.
- Optimiser l'horaire des différentes modalités (échographie, mammographie, radiographie, ostéodensitométrie, etc.).
- Vérifier que les préparations requises sont communiquées aux patients.
- Effectuer les confirmations de rendez-vous.
- Gérer les listes d'attente et combler rapidement les plages disponibles.
- Maximiser l'utilisation de la capacité de la clinique.
Communications
- Répondre aux appels téléphoniques de façon professionnelle.
- Traiter les courriels, télécopies et autres communications.
- Assurer les suivis auprès des patients, médecins référents et autres partenaires.
- Acheminer rapidement les demandes urgentes aux personnes concernées.
- Documenter les communications importantes au dossier.
Gestion des dossiers médicaux
- Recevoir et vérifier les requêtes médicales.
- Vérifier que les demandes sont complètes et conformes.
- Préparer les dossiers avant les examens.
- Numériser et classer les documents dans le RIS/PACS ou le dossier électronique.
- Assurer l'intégrité et la confidentialité des dossiers médicaux.
Coordination des examens
- Vérifier que les patients répondent aux critères de l'examen demandé.
- S'assurer que toute la documentation requise est disponible avant l'examen.
- Collaborer avec les technologues afin d'assurer un déroulement efficace des examens.
- Gérer les demandes urgentes et les ajouts à l'horaire lorsque possible.
Qualité et conformité
- Respecter les exigences de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
- Appliquer les politiques et procédures de la clinique.
- Participer aux initiatives d'amélioration continue.
- Maintenir un environnement de travail professionnel et organisé.
- Signaler toute problématique administrative ou opérationnelle.
Qualifications requises
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat médical ou expérience équivalente.
- Expérience dans une clinique médicale (l'expérience en radiologie constitue un atout important).
- Excellentes habiletés en service à la clientèle.
- Excellente maîtrise du français, à l'oral et à l'écrit.
- Bonne connaissance de l'anglais, un atout.
- Maîtrise de Microsoft Office.
- Expérience avec un RIS, un PACS ou un dossier médical électronique (atout).
Rémunération : à partir de 18,00$ par heure
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
