Coordonnateur/trice
Yulex, avocats et stratèges
Montréal, QC

QUI SOMMES-NOUS?

Nous sommes un cabinet d’avocats et stratèges qui offre aux entrepreneurs et à leurs entreprises, tant au stade de démarrage, de croissance que de maturité, des services juridiques stratégiques, pragmatiques et accessibles en droit des affaires, de la propriété intellectuelle et des technologies, aussi bien localement qu’internationalement. Voir www.yulex.ca

NOS ATTENTES

Nous sommes à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) ayant un intérêt à participer à la croissance d’un cabinet d’avocats différent des cabinets traditionnels. Le/la candidat(e) veut se dépasser, rayonner dans son domaine et aider des clients innovants à connaître le succès mérité ici et à l’étranger. Cette perle rare croit fermement que tous les membres de l'équipe contribuent au succès du cabinet.

Une curiosité à l’égard de l’innovation et des technologies est un atout. Bien que le travail en cabinet puisse être exigeant, sa famille n’aura pas à afficher sa photo sur une pinte de lait, parce qu’on croit (pour vrai) à l’importance d’avoir une vie équilibrée!

PROFIL

Études complétées (DEP ou technique) en secrétariat juridique ou général, en technique de bureautique, de comptabilité et de gestion, en administration des affaires ou de bureau, ou toutes autres études similaires.

2-3 ans d’expériences pertinentes

Habiletés relationnelles et capacité à travailler en équipe

Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)

Méticuleux(se)

Sympathique

VOS TÂCHES ET MISSIONS

Certaines tâches sont sujettes à changement, en fonction notamment des besoins ponctuels de YULEX ainsi que des intérêts, connaissances et habiletés de la personne choisie. De plus, nous complèterons la formation de la personne choisie au moyen de formations spécifiques et continues en fonction des besoins.

Administration générale

  • « Bras droit » de deux des associés : gestion des agendas, coordination des rendez-vous avec les clients, planification, coordonner et assurer le suivi de certains dossiers et projets
  • Gestion documentaire : participer à la gestion de la bibliothèque numérique d’articles et de documentation juridiques ainsi que des bases de données
  • Barreau du Québec : Gestion de la formation des avocats (gestion et suivi des demandes d’accréditation auprès du Barreau pour les formations internes, rédaction des attestations de formations internes, suivi des heures obligatoires des avocats, inscriptions aux formations extérieures pour certains associés et/ou employés, classement des attestations de formation de François, sauvegarde des documents de formations dans SAVOIR)
  • Voyages : Coordination des déplacements d’affaires au Québec et à l'étranger
  • Gérer des activités administratives : envois des lettres-mandats, significations, émissions ou productions de documents par les huissiers, ouverture de clients et dossiers, classement de documents numériques et physiques
  • Bureautique : Numérisation et montage, mise en page, création de textes et modèles, mise à jour et création de nouveaux contenus de l’intranet * Soutenir les usagers dans l’utilisation des logiciels courants : Suite Office, JurisÉvolution, Antidote, Quick Law, etc. - le support et les formations pertinentes seront offerts à la personne choisie

Ressources humaines

  • Gestion de la paie : suivi des feuilles de temps Nethris, enregistrement des feuilles de temps des avocats, traitement des paies et des bonis
  • Soutien à la gestion administrative générale (travaux de fin d’année liés à la paie et aux déclarations d’impôts, coordination du RVER, gestion de Nethris, organisation des évaluations annuelles, etc…)
  • Rédaction de procédures de travail pour les employés et mise en ligne sur l’intranet
  • Coordination de l'arrivée de nouveaux employés

Relations clients

  • Accueil des clients/visiteurs/partenaires
  • Réception (gestion des appels téléphoniques (+/-20 par jour), prise des messages, envois de courriers par voie postale et par messager, réception et répartition du courrier entrant)
  • Gestion des salles de réunion

Relations fournisseurs

  • Contact avec les fournisseurs actuels
  • Recherche de nouveaux fournisseurs au besoin
  • Commandes auprès des fournisseurs
  • Approvisionnement pour le bureau de Montréal et de Bromont

Soutien aux finances

  • Soutien à la coordinatrice aux finances pour le paiement de factures, l’émission et encaissement de chèques, la réalisation des rapports KPI hebdomadaires

Projets divers / marketing

  • Organisation d’événements de YULEX (petits-déjeuners technos, gestion des anniversaires, webinaires, formations internes, événements avec nos partenaires, événements avec les étudiants)
  • Gestion de projets administratifs divers (formations internes, mises en place de processus, gestion des locaux et de travaux dans les locaux)
  • Aide à la planification annuelle des projets administratifs à mettre en place
  • Soutien à la gestionnaire de communauté : publication sporadique sur les réseaux sociaux, veille, rédaction de contenu, recherche de photos et image

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent