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Description du poste
Sous la supervision du producteur, la personne responsable de l’administration devra gérer les tâches en lien avec la compatibilité, la gestion du bureau, des espaces et du comité social, la rédaction de demandes de subventions et supporter le directeur général et le directeur des opérations dans les tâches de planification des finances de l'entreprise. Il s’agit d’un rôle nécessitant un grand niveau d’autonomie, de responsabilité et de proactivité.
Notre projet principal est actuellement Aloft, un projet de jeu de survie situé dans les nuages où la protection de l’environnement, l’écologie et la symbiose avec la nature sont entièrement mises de l’avant. C’est un jeu innovant et original où l’opinion de tous les membres de l’équipe est considérée pour le développement.
Nous encourageons fortement les personnes s’identifiant comme femmes, les personnes issues de la diversité, les personnes autochtones et toutes autres personnes sous-représentées dans le milieu vidéoludique, à présenter leurs candidatures pour ce poste.
Ce que vous ferez
Nous souhaitons garder une équipe de taille humaine, mais très agile et versatile. Chez Astrolabe, chacun.e à un impact sur toutes les dimensions de nos projets. Nous favorisons l’autonomie, la créativité, l’agilité professionnelle et la curiosité d’explorer de nouvelles avenues.
Il s’agit d’un poste multidisciplinaire à la croisée de plusieurs rôles, chaque tâche occupant une petite partie de votre emploi du temps et incluront, sans s’y restreindre :
Comptabilité
- En collaboration avec l’équipe de gestion, centraliser, traiter et intégrer les factures dans nos dossiers internes
- Émettre et faire le suivi des factures
- Garder à jour les dossiers de suivi des dépenses
- Concilier les dépenses et les reçus sur la plateforme Quickbooks
- Générer des rapports comptables mensuels
- Soumettre la paie bimensuelle
Gestion du bureau
- Faire le suivi avec les fournisseurs du bureau
- Assurer que l’espace de bureau soit adéquatement approvisionné
- En conciliation avec le reste de l’équipe, organiser des événements sociaux rassembleurs et inclusifs
- En collaboration avec le PDG, coordonner les travaux et améliorations à l’espace
Demandes de subventions
- Effectuer une veille stratégique sur les différent programmes de subvention
- En collaboration avec le COO, rédiger et soumettre des demandes de subvention
- Faire le suivi avec les bailleurs de fonds et la reddition de comptes
Un rigoureux travail de documentation et de communication interne
Ce que vous apportez
Formations et expérience
- Une formation universitaire ou expérience pertinente en comptabilité, finance, gestion d’entreprise ou diplôme pertinent
- Au moins 1 ans d’expérience dans un poste similaire
- Toute formation ou expérience professionnelle pertinente relative au développement de jeux vidéo est un atout
Habiletés
- Excellente habileté de communication et de rédaction, en anglais et en français
- Excellente proactivité et autonomie
- Excellente rigueur et sens du détail
- Excellente maîtrise de la suite Google, particulièrement Sheets
- Bonne connaissance des principes comptables
- Connaissance de Dext et Quickbooks, un atout
- Connaissance du secteur des jeux vidéos, un atou
Savoir-être
- Leadership positif et attitude de collaboration
- Faire preuve d’autonomie, de créativité et d’innovation
- Être sensibilisé aux enjeux d’inclusion et d’équité
Le studio
Depuis ses débuts en 2018, Astrolabe Interactive a fait sa place dans la scène indépendante du jeu vidéo et du jeu de société avec plusieurs titres livrés et d’autres en production. Nos réalisations ludiques incluent des jeux vidéos, des jeux de société et des services de ludification.
En entrant chez Astrolabe, vous ferez partie d’une équipe passionnée de personnes talentueuses et multidisciplinaires. Vous aurez tout l’espace requis pour démontrer votre créativité et serez responsable de votre discipline.
Chez Astrolabe Interactive, nous nous soucions du bien-être de nos employé·es en offrant :
- Un espace de travail sain et sécuritaire (Politique anti-harcèlement, politique d’équité et d’inclusion)
- Conditions de travail hybrides (présentiel et distanciel)
- Des horaires flexibles
- Des congés maladie illimités
- Une banque de remboursement santé et bien-être
- Une tolérance zéro pour le Crunch Time
- Une valorisation et prise en compte des idées de chacun.e
- Un environnement collaboratif chaleureux et décontracté
- Un service de RH
- Des opportunités d’apprentissage continu financé
- Une approche de Compassionate Management
Prenez note que le travail est effectué à Montréal, Canada et que si votre candidature est dépendante d’un permis de travail, votre éligibilité sera conditionnelle à votre éducation et votre expérience de travail pertinente.
Astrolabe Interactive inc. est un employeur axé sur l’égalité des chances qui s’engage à favoriser un environnement inclusif et innovateur avec les meilleur·es employé·es. S’il y a des préparatifs que nous pouvons faire pour vous aider à avoir une expérience d’entrevue confortable et positive, veuillez nous en aviser.
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Job description
Under the supervision of the producer, the administrator must manage tasks related to accounting, office, space and social committee management, apply for grants and support the CEO and COO in their finance planning tasks. It is a role that requires a great amount of autonomy, accountability and proactivity.
Our main project currently is Aloft, a survival game set in the clouds, where environmental protection, ecology and symbiosis with nature are fully emphasized. It's an innovative and original game in which the opinions of all team members are taken into account during development.
What you'll be doing
We like to keep our team small, but very agile and versatile. At Astrolabe, everyone has an impact on every aspect of our projects. We encourage autonomy, creativity, professional agility and the curiosity to explore new avenues.
It is a multidisciplinary position at the intersection of many positions, each task will occupy a small part of your daily activities and will include, without being restricted to:
Accounting
- In collaboration with the management team, centralise, process and integrate invoices in our internal files
- Draft, send and follow up on invoices
- Keep our expense tracking tools up to date
- Reconcile expenses and receipts on Quickbooks
- Generate monthly accounting reports
- Submit the bimonthly pay
Office and space management
- Follow up with the office suppliers
- Ensure the office space is adequately supplied
- Working with the rest of the team, organise inclusive and unifying social events
- In collaboration with the CEO, coordinate renovations and improvements to the office space
Grant applications
- Strategically monitor various grant and funding programs
- In collaboration with the COO, produce and submit grant and funding applications
- Follow up with donors, programs and accounts
Education and experience
- University or relevant experience in accounting, finances or business management, or relevant diploma is essential.
- At least 1 year of experience in a similar role
- Any relevant training or professional experience in video game development, particularly in game design, is an asset.
Skills
- Excellent skills in written and spoken communication, both in english and french
- Excellent proactivity and autonomy
- Excellent rigor and attention to detail
- Mastery of the Google suite, especially Sheets
- Good knowledge of accounting principles
- Knowledge of Dext and Quickbooks softwares, an asset
- Knowledge of the video game industry, an asset
The studio
Since its inception in 2018, Astrolabe Interactive has made its mark in the independent video and board game scene with several titles delivered and more in production. Our game achievements include video games, board games, and gamification services.
When you join Astrolabe, you will be part of a small, passionate team of talented and multidisciplinary individuals. You will have the space to demonstrate your creativity and be responsible for your discipline.
At Astrolabe Interactive, we care about the well-being of our employees by offering:
- A safe and healthy work environment (Anti-harassment policy, equity and inclusion policy)
- Hybrid work condition (in-studio and at home)
- Flexible working hours
- Unlimited sick days
- Zero tolerance for Crunch Time
- Valuation and consideration of everyone's ideas
- A warm and relaxed collaborative environment
- A human resources department
- Funded continuous learning opportunities
- A Compassionate Management approach
Please note that the work is performed in Montreal, Canada and that if your application is dependent on a work permit, your eligibility will be conditional on your education and relevant work experience.
Astrolabe Interactive Inc. is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and innovative environment with the best employees. If there are any preparations we can make to help you have a comfortable and positive interview experience, please let us know.
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: $26.00-$33.82 per hour
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Flexible schedule
- Language training provided
- Paid time off
- Profit sharing
- Tuition reimbursement
- Wellness program
- Work from home
Ability to commute/relocate:
- Montréal, QC H2L 2H4: reliably commute or plan to relocate before starting work (preferred)
Education:
- Bachelor's Degree (preferred)
Experience:
- Administrative: 1 year (preferred)
Language:
- French (preferred)
- English (preferred)
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC H2L 2H4
