Titre du poste PRÉPOSÉE OU PRÉPOSÉ AUX DOCUMENTS OFFICIELS
Période de l'emploi (Poste temporaire du 1er février 2021 au 22 août 2022 en remplacement d'un congé de maternité)
Campus Moncton
Type Personnel de bureau
Secteur Registrariat
Fonction et information générale Relevant du Registrariat et sous la supervision de la Responsable du Service des dossiers, la personne occupant ce poste assume diverses tâches reliées au dossier étudiant.
RESPONSABILITÉS :
- Documents officiels : préparer les documents officiels, dont les relevés de notes, attestations d’inscription, attestations d’obtention de diplôme et autres, tout en veillant à leur contenu et en s’assurant de la véracité des informations contenues. Effectuer les corrections nécessaires et s’assurer que les demandes soient traitées dans un délai raisonnable.
- Service à la clientèle : répondre aux requêtes en personne, par téléphone et par courriel portant sur le dossier étudiant, le relevé de notes, le calcul de la moyenne, etc. Expliquer à la clientèle le processus de commande de documents officiels, s’il y a lieu.
- Dossiers étudiants : en collaboration avec le Service de l’admission, effectuer les corrections nécessaires aux dossiers des personnes étudiantes pour que les relevés de notes, les gestions finales d’études et les attestions soient conformes aux règles.
- Remise de diplômes : lors des trois remises de diplômes, produire les parchemins de diplômes les remettre aux diplômés.
- Collation des grades : préparer les cartons d’identifications pour la cérémonie de collation des grades et offrir tout autre appui nécessaire à la logistique de l’événement.
- Réunions du Comité d’attestation d’études : convoquer et organiser les rencontres du Comité d’attestation d’études, y compris la préparation des documents.
- Archives : participer à la numérisation et à la conservation des dossiers étudiants.
- Les fournitures : maintenir l’inventaire pour les remises des diplômes et la production des relevés de notes.
- Toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions.
Particularités
- Détenir un diplôme postsecondaire en gestion de bureau, en secrétariat ou en administration. Une combinaison équivalente en éducation, en formation et en expérience pourrait être considérée;
- Avoir une expérience pertinente dans le domaine de service à la clientèle dans un milieu institutionnel;
- Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office ainsi qu’une aptitude à apprendre à utiliser de nouveaux logiciels;
- Être capable de travailler dans un milieu fortement informatisé;
- Démontrer un sens de l’organisation et de coordination des activités;
- Être apte à gérer des situations imprévues, évaluer les priorités et à faire les suivis nécessaires;
- Être capable d’exécuter un ensemble d’activités diversifiées en respectant les échéances;
- Être capable d’effectuer des tâches qui exigent de la minutie et une forte attention aux détails;
- Avoir de l’entregent et une personnalité accueillante;
- Être capable de travailler avec une grande autonomie ainsi qu’en équipe;
- Être capable d’entretenir des relations interpersonnelles positives; et
- Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit et avoir une bonne connaissance de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit.
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de présentation en français sous format Word, au plus tard à la date de fermeture et citant le numéro de référence.
L’Université de Moncton souscrit à l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme, y compris les autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l’immigration au Canada, ce concours s’adresse aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu’aux personnes ayant obtenu le droit d’établissement au Canada.
Salaire 22,33 $
Fermeture du concours Le 21 janvier 2021
Entrée en fonction Le 1er février 2021
Numéro de référence UM21-OU4_M01026-95