Venez rejoindre notre équipe !
Chez Solutions Metrix, nous nous épanouissons lorsque nos employés s'épanouissent. Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction qui sera la force de soutien de notre président(e) et de nos équipes de vente et de marketing. Les responsabilités de l'assistant(e) de direction comprennent la gestion des calendriers, l'organisation des voyages et la mise à jour des tableaux de bord. La personne idéale pour ce poste sera une personne proactive, capable de résoudre des problèmes, dotée de compétences exceptionnelles en matière de communication et d'une attention méticuleuse aux détails, ainsi que d'excellentes compétences en matière de gestion du temps et d'organisation, et capable d'agir sans être guidée. Il/elle aura une expérience préalable du travail dans un environnement de bureau, de l'exécution de tâches administratives et du soutien à la direction. Compte tenu de la nature changeante du paysage exécutif, nous comptons sur nos assistants pour faire preuve de flexibilité et de prévoyance, tout en préservant la confidentialité. En fin de compte, vous contribuerez à l'efficacité de nos activités en fournissant un soutien personnalisé et opportun.
Votre mission est la suivante :
- Superviser toutes les communications entrantes et sortantes, y compris les courriels, les appels téléphoniques, les rapports et la correspondance interne.
- Rédiger, réviser et envoyer des communications au nom du (des) dirigeant(s) de l'entreprise
- Assurer la coordination du flux d'informations de manière opportune et précise
- Gérer les calendriers des dirigeants et organiser des réunions en tenant à jour le calendrier du dirigeant, notamment en ajoutant des événements, en reportant des rendez-vous et en fournissant des informations quotidiennes.
- Organiser les déplacements et l'hébergement.
- être responsable de la mise à jour des tableaux de bord, de nos plateformes CRM et de nos bases de données
- classer les documents importants, tels que les rapports, les notes de réunion, les courriels et les lettres
- Effectuer des recherches et créer des rapports sur divers sujets en fonction des besoins de l'exécutif
- Assister le président dans ses réunions en rédigeant les procès-verbaux, en documentant les points d'action, en assurant le suivi et en garantissant le respect de tous les engagements et de toutes les échéances.
- Maintenir un haut degré de discrétion et de confidentialité
Aider le département des ventes en :
- participer à la création et à la distribution de documents d'appui et de présentations pour aider l'équipe de vente à générer des pistes commerciales
- Maintenir des dossiers de vente organisés et des analyses de performance trimestrielles afin de fournir une visibilité sur les performances de l'équipe de vente.
- Développer et maintenir des systèmes de classement afin de conserver les dossiers de vente, préparer des rapports.
Aider le département marketing en :
- planifier, organiser et exécuter un large éventail d'événements et de salons professionnels afin d'en assurer la réussite
- Collaborer avec les partenaires pour comprendre les objectifs, les exigences et les itinéraires de l'événement et les communiquer au reste de l'équipe pour s'assurer que les tâches sont accomplies.
- Coordonner tous les aspects logistiques de l'événement, y compris le transport, l'hébergement et d'autres exigences.
- Maintenir une communication claire et cohérente avec les partenaires et nos équipes ; fournir des mises à jour régulières, des changements et des détails importants.
A propos de vous :
- Expérience professionnelle en tant qu'assistant(e) de direction, assistant(e) personnel(le) ou dans une fonction similaire
- Excellente connaissance de MS Office
- Excellentes compétences en matière d'organisation, de résolution de problèmes et de gestion du temps
- Familiarité avec les gadgets et les applications de bureau (par exemple les calendriers électroniques et les photocopieuses)
- Excellentes compétences en matière de communication orale et écrite et de relations interpersonnelles
- Souci exceptionnel du détail
- Capacité à effectuer des recherches et à créer des rapports ou des présentations
- Capacité à apprendre rapidement
- Capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion et confidentialité
- Capacité à travailler dans un environnement au rythme soutenu
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
Quelques-uns des nombreux avantages de travailler ici :
- Congés payés
- Assurance médicale et dentaire
- Horaires de travail flexibles
- Travail hybride
- Remboursement des frais de scolarité
- Culture diversifiée et inclusive - nous travaillons dur et nous nous amusons dur !
Qui sommes-nous ?
Depuis 2001, Solutions Metrix implante des CRM dans des entreprises de toutes tailles et de toutes industries, qu'elles soient à Montréal, au Québec, ou ailleurs au Canada ou en Amérique du Nord. Notre équipe de spécialistes maîtrise un très grand nombre de CRM sans être liée à aucun. Nous recommandons toujours le meilleur CRM à nos clients en fonction de leurs besoins et de leurs objectifs. Notre méthode définit un processus d'implantation simple pour les entreprises qui leur permet d'utiliser rapidement et facilement leur logiciel et de l'optimiser au maximum. Le secret de notre réussite est simple : nous adaptons nos solutions aux modèles d'entreprise, aux marchés et aux secteurs d'activité de nos clients.
Solutions Metrix est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et s'engage à promouvoir la diversité et l'intégration sur le lieu de travail. Nous interdisons toute forme de discrimination et de harcèlement fondée sur la race, la couleur, le sexe, la religion, l'orientation sexuelle, l'origine nationale, le handicap, l'information génétique, la grossesse ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, nationales ou locales. Cette politique s'applique à toutes les pratiques d'emploi au sein de notre organisation, y compris l'embauche, le recrutement, la promotion, la cessation d'emploi, la mise à pied, le rappel, le congé, la rémunération, les avantages sociaux, la formation et l'apprentissage. Solutions Metrix prend ses décisions d'embauche uniquement en fonction des qualifications, du mérite et des besoins de l'entreprise à ce moment-là.
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Come join our team!
At Solutions Metrix, we thrive when our people thrive. We are currently looking for an executive assistant to be the supportive force that empowers our President, sales and marketing teams. Executive Assistant’s responsibilities include managing calendars, making travel arrangements and updating scorecards. The ideal person for the job will be a proactive problem solver with exceptional communication skills and a meticulous attention to detail as well as being having great time management and organizational skills, and being able to act without guidance.. He/She will have previous experience working in an office environment, performing administrative duties and providing support to management. Given the changing nature of the executive landscape, we rely on our assistants for flexibility and foresight, while maintaining confidences. Ultimately, you will contribute to the efficiency of our business by providing personalized and timely support.
Your mission is as follows:
- Overseeing all incoming and outgoing communications, including emails, phone calls, reports, and internal correspondence
- Draft, review and send communications on behalf of company executive(s)
- Ensure the coordination of information flow in a timely and accurate manner
- Manage executives’ calendars and set up meetings by keeping the executive’s calendar up-to-date, including adding events, rescheduling appointments and providing daily briefings
- Make travel and accommodation arrangements
- Be responsible for updating scorecards, our CRM platforms, and databases
- Filing important documents, such as reports, meeting notes, emails, and letters
- Conducting research and creating reports on various topics based on the needs of the executive
- Assist the president in his meetings by taking meeting minutes, documenting action items, ensuring follow ups, and guarantee that all commitments and deadlines are respected
- Maintaining a high degree of discretion and confidentiality
Help the Sales Department by:
- Assist with the creation and distribution of supporting documents and presentations to help the sales team in generating business leads
- Maintain organized sales records and quarterly performance analytics to provide visibility on sales team performance
- Developing and maintaining filing systems so as to maintain sales records, prepare reports
Help the Marketing Department by:
- Planning, organizing, and executing wide range of events and trade shows to ensure their successful completion
- Collaborate with partners to understand the event goals, event requirements, event itineraries and communicate that to the rest of the team to ensure tasks are completed
- Coordinate all logistical aspects of the event, including transportation, accommodation, and other requirements
- Maintain clear and consistent communication with partners and our teams; provide regular updates, changes and important details
About you:
- Work experience as an Executive Assistant, Personal Assistant or similar role
- Excellent MS Office knowledge
- Outstanding organizational, problem-solving and time management skills
- Familiarity with office gadgets and applications (e.g. e-calendars and copy machines)
- Excellent verbal and written communications skills and interpersonal skills
- Exceptional attention to detail
- Ability to conduct research and create reports or presentations
- Ability to learn quickly
- Ability to handle sensitive information with discretion and confidentiality
- Ability to work in a fast-paced environment
- Ability to multitask
Some of the vast rewards of working here:
Medical and dental insurance
- Diverse and inclusive culture - we work hard and we play hard!
Who are we?
Since 2001, Solutions Metrix has been implementing CRM in companies of all sizes and industries, whether they are in Montreal, Quebec, or elsewhere in Canada or in North America. Our team of specialists master a very large number of CRMS without being linked to any. We always recommend the best CRM to our customers according to their needs and objectives. Our method defines a simple implementation process for companies that allows them to quickly and easily use their software and optimize it to the maximum. The secret to our success is simple: we tailor our solutions to our customers' business models, markets and industries.
Solutions Metrix is an equal opportunity employer that is committed to diversity and inclusion in the workplace. We prohibit discrimination and harassment of any kind based on race, color, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, genetic information, pregnancy, or any other protected characteristic as outlined by federal state, or local laws. This policy applies to all employment practices within our organization, including hiring, recruiting, promotion, termination, layoff, recall, leave of absence, compensation, benefits, training, and apprenticeship. Solutions Metrix makes hiring decisions based solely on qualifications, merit, and business needs at the time.
