Adjointe administrative du directeur
Relevant de la Direction des ressources humaines, la personne exécute les tâches habituelles de secrétariat et gère simultanément plusieurs dossiers relatifs à la recherche. Elle assiste des directeurs d’unités de recherche dans leurs fonctions administratives : manuscrits, demandes de subventions et de bourses auprès d’organismes subventionnaires. Elle maintient à jour le curriculum vitae des chercheurs selon les formats requis. Elle complète les références bibliographiques demandées. Elle participe à la préparation des réunions, conférence et congrès, à l’organisation des déplacements des chercheurs.
Tâches et responsabilités :
· Gère des tâches administratives, de gestion et de secrétariat; établis et mets en place des structures organisationnelles (formats électronique et papier) pour le déroulement des projets/activités et établis un calendrier de travail afin de respecter les échéanciers;
· Assure le service d’appui administratif et de gestion pour son Chercheur ;
· Rédige et coordonne les procédures administratives pour faciliter le travail des autres unités, visant l’efficacité, l’utilisation de formulaires types et le respect des échéances;
· Rédige des communiqués/notes d’information et des lettres simples, en français et en anglais, pour la signature du Chercheur;
· Prépare des ébauches de lettres plus complexes pour l’approbation du Chercheurr;
· Conçois des gabarits à des fins de présentations de formulaires/documents;
· Coordonne des activités de cueillette d’information, de rédaction de rapports, d’analyses et de distribution de documents;
· Coordonne la logistique des réunions et des comités auxquels participe le Chercheur;
· Prépare et expédie aux membres internes et externes de ces réunions/comités l’ordre du jour et tous les documents pertinents pour chacune des réunions. Assure le suivi des décisions prises;
· Établis et maintiens un système de classement efficace de la correspondance, des divers documents de recherche et des dossiers traités,
· réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information provenant des différents secteurs.
· Soutenir le gestionnaire dans la gestion et le suivi de son agenda, de ses appels, de ses courriels et de son courrier.
· Participer à l'organisation logistique de différents événements (réunions d'équipe, comités, assemblées, déplacements, activités de relations publiques, etc.).
· Collaborer à la préparation du budget annuel et au suivi budgétaire en cours d'année (analyse et justification des écarts).
· S’acquittent de toutes autres tâches connexes que peut lui confier le Chercheur
Qualifications requises
- Formation en technique de bureautique / administration au niveau universitaire ou collégial.
- Expérience pertinente de trois (3) à cinq (5) ans.
- Connaissance approfondie de l’environnement informatique et des logiciels usuels.
- Sens de l’organisation, gestion des priorités, rigueur et discrétion.
- Très bon bilinguisme (français, anglais) parlé et écrit.
Profil recherché
- Connaissance du milieu de la recherche scientifique souhaitable
- Sens des priorités
- Connaissances avancées de Microsoft Office
- Workforce Now
- EndNote / Reference Manager
- Connaissance en demande de fonds.
Conditions de travail
- Poste à temps plein (35 heures/semaine)
- Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)
- Régimes d'assurance vie, d'assurance maladie et d'assurance salaire
- 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année
- 15 jours de vacances après un an travaillé de la période de référence
- Programme d'aide aux employés
Comment postuler
Faire parvenir votre CV ainsi que votre lettre de motivation au plus tard le 4 février 2022 en précisant Adjointe administrative.
Date de début prévue : 2022-02-14
Type d'emploi : Temps plein
Avantages :
- Assurance Vie
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Travail à Distance
Horaire :
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
Expérience:
- administration: 1 an (Souhaité)
Télétravail: