Descriptif de l’organisation
L’expertise de Doka en matière de technologie de coffrage est sans précédent dans l’industrie et nous sommes fiers de la différence que nous faisons à l’échelle mondiale! « Ce n'est pas seulement du coffrage - c'est DOKA » est démontré de manière impressionnante dans le monde entier dans des bâtiments comme le Burj Khalifa (Dubaï), dans des centrales hydroélectriques comme le Keeyask (Fleuve Nelson au nord du Manitoba) - et dans certaines parties du tunnel de base du Brenner (Alpes européennes). Le travail d'équipe collaboratif de plus de 6000 employés dans plus de 160 installations de distribution / logistique dans plus de 70 pays est l'une des principales raisons de notre succès. Avec plus de 150 ans d’histoire en tant qu’entreprise familiale, nous reconnaissons et apprécions le travail de nos employés chaque jour en les récompensant avec des heures de travail flexibles, des salaires compétitifs, des primes, des possibilités de formation / développement et un programme complet d’avantages sociaux collectifs, y compris des REER.
Doka’s expertise in formwork technology is unparalleled in the industry and we are proud of the difference we make globally! “It’s not just formwork – it’s DOKA” is impressively demonstrated worldwide in buildings like the Burj Khalifa (Dubai), in hydroelectric generating stations like the Keeyask (Nelson River in northern Manitoba) – and in parts of the Brenner Base Tunnel (European Alps). Collaborative teamwork of more than 6000 employees in over 160 distribution/logistics facilities in more than 70 countries is one of the primary reasons behind our success. With more than 150 years of history as a family owned company, we recognize and appreciate our employee’s work every day by rewarding them with flexible work hours, competitive wages, bonuses, training/development opportunities and a comprehensive group benefits program including RRSPs.
Description du poste
Résumé du rôle :
L’Assistant(e) Exploitation assistera le Directeur de l’Exploitation. Il / elle s'associera à l'équipe des ventes et gérera tous les aspects liés à la gestion des comptes, y compris, mais sans s'y limiter, le traitement des commandes et la facturation, la gestion et le contrôle des stocks, le traitement des retours, des annulations, la logistique de la succursale et des équipements, les opérations de chantier et l'administration des opérations quotidiennes. Du département des opérations, y compris mais sans s'y limiter, assister le directeur des opérations dans les tâches de clôture de fin de mois.
Summary of Position
The Commercial Office Employee will support and assist the Operations Manager. He/she will partner with the Sales team and handle all aspects of servicing accounts including but not limited to order processing and invoicing, inventory management and control, processing returns, voids, branch office and equipment logistics, yard operations and administration of the daily operations of the Operations Department including but not limited to assisting the Operations Manager with month end closing duties.
Responsabilités:
Gère et maintient tous les aspects des comptes clients et du processus de commande, y compris la passation des commandes et la saisie des commandes, le suivi, la vérification des prix et les demandes de produits, en utilisant un système de traitement des commandes interne.
Communiquer avec les clients / le personnel de vente concernant la disponibilité des produits, les dates de livraison, les annulations de commande et l'état des commandes par téléphone, fax et e-mail dans un environnement en constante évolution.
Interagit au quotidien avec tous les niveaux de personnel ainsi que les ventes, l'ingénierie, les opérations, les finances, le personnel de chantier, etc., pour s'assurer que les besoins des clients sont satisfaits.
Capable de gérer efficacement un volume élevé d'appels et de répondre aux demandes de renseignements ou de résoudre les problèmes en temps opportun.
Communiquer en temps opportun les problèmes qui affectent l'état initial de la commande.
Gère avec précision les prix, la facturation, les commandes et les demandes de crédit en temps opportun.
Identifie et recherche toute inexactitude du système de traitement des commandes, recommande des solutions et prend des mesures pour que les mesures correctives soient immédiatement mises en œuvre.
Gère le processus de commande et s'assure systématiquement que les commandes en souffrances ont été satisfaites.
Identifie les stocks insuffisants et avise le personnel de la logistique / des opérations pour s'assurer que le processus d'approvisionnement et de transfert d'équipement commence immédiatement.
Examiner les confirmations de commande pour confirmer la facturation exacte.
Confirme que les frais de transport sont ajoutés à toutes les commandes, sauf les commandes de ramassage des clients.
Responsibilities
Manages and maintains all aspects of customer accounts and the order process including order placement and order entry, follow up, price verification and product inquiries, using an in house order processing system.
Communicate with customers/sales personnel regarding product availability, delivery dates, order cancellations, and order status via phone, fax and email in a fast-paced environment.
Interface on a daily basis with all levels of staff as well as Sales, Engineering, Operations, Finance, Yard personnel etc., to ensure customer needs are met.
Able to effectively handle a high volume of calls and respond to inquiries or resolve issues in a timely manner.
Timely communicate issues that affect the original order status.
Accurately handles pricing, order entry billing and credit requests on a timely basis.
Identifies and researches any order processing system inaccuracies, recommends solutions and takes action insuring corrective measures are immediately implemented.
Manages the back order process and consistently ensures that back orders have been satisfied.
Identifies insufficient inventory and notifies logistics/operations personnel to ensure the procurement and equipment transfer process begins immediately.
Reviews order confirmations to confirm accurate billing.
Consistently quotes the correct custom item cost price and list price to both the customer and salesperson.
Confirms freight costs are added to all orders except customer pick up orders.
Autres Responsabilités :
Gère les projets spéciaux comme assigné; y compris la participation à des comités / équipes d'entreprise.
Flexible pour travailler des heures supplémentaires au besoin.
Renforce continuellement sa connaissance des produits.
Aide à garantir des pratiques de travail sûres et un environnement de travail sûr.
Se conforme à toutes les politiques et pratiques commerciales de l'entreprise.
Other Responsibilities/Peripheral Functions
Handles special projects as assigned; including participating in company committees/teams.
Flexible to work additional hours as required.
Continually builds product knowledge.
Assists in ensuring safe working practices and a safe working environment
Complies with all corporate policies and business practices.
Profil recherché
Qualifications :
Diplômé du secondaire.
1 à 3 ans d'expérience connexe (service à la clientèle, administration des affaires ou logistique de préférence).
Diplôme d'associé en commerce ou dans un domaine connexe, un atout.
Solides compétences en résolution de problèmes.
Solides compétences interpersonnelles, de communication, d'organisation et de suivi ainsi qu'une forte aptitude numérique est requise.
Gère efficacement plusieurs tâches et assume toutes les responsabilités avec un fort sens de l’urgence.
Capable de gérer efficacement le temps, de prendre des initiatives, de gérer et d'ajuster les priorités.
Excellentes compétences en communication, y compris une excellente maîtrise de l'anglais (parler, lire, écrire).
Capacités qualitatives, y compris de solides compétences analytiques, des compétences techniques et des compétences efficaces en résolution de problèmes.
Maîtrise des applications Microsoft Office.
Désireux et capable d'apprendre de nouveaux produits, concepts et techniques et logiciels informatiques.
Esprit d'équipe capable de travailler de manière autonome dans un environnement axé sur les résultats et à un rythme rapide.
Résolution de problèmes:
Ce poste nécessite la capacité de soutenir la filiale et de servir de liaison avec les clients et le personnel de vente, en résolvant parfois les problèmes à court préavis avec un minimum d'informations.
Communication:
Interaction quotidienne étendue avec les collègues, la direction et les clients. Fournit constamment des standards élevés de service à la clientèle et communique efficacement.
Effort Mental:
Ce poste nécessite la capacité de réfléchir stratégiquement. Le poste exige la capacité de travailler dans un environnement en évolution rapide et la capacité d'être organisé et de gérer le temps pour respecter les délais.
Conditions de travail:
Les conditions de travail sont celles d'un environnement de bureau: sec, frais et bien éclairé.
Qualifications/Technical Proficiency
High School Graduate
1-3 years related experience (customer service, business administration, or logistics preferred);
Associate Degree in Business or related field a plus;
Strong problem resolution skills;
Strong interpersonal, communication, organization and follow-up skills along with a strong numerical aptitude required;
Effectively manages multiple tasks and handles all responsibilities with a strong sense of urgency;
Able to manage time effectively, take initiative, manage and adjust priorities.
Excellent communication skills including an excellent command of English (speaking, reading, writing);
Qualitative abilities including strong analytical skills, technical proficiency and effective problem solving skills;
Proficient using Microsoft Office applications;
Willing and able to learn new products, concepts and techniques and computer software programs;
Team player able to work independently in a results-driven, fast-paced environment.
Problem Solving
This position requires the ability to support the branch office and serve as a liaison to the customers and sales personnel resolving issues at times on short notice with minimal information.
Communication
Extensive daily interaction with colleagues, management and customers. Consistently delivers high standards of customer service and communicates effectively.
Mental Effort
This position requires the ability to think strategically. Position requires the ability to work in a fast-paced environment and the ability to be organized and manage time to meet deadlines.
Working Conditions
Working conditions of an office environment: dry, cool, and well lit.
Procédure de candidature
Si vous avez la passion de la précision et du développement, nous sommes impatients de recevoir votre candidature pour ce nouveau poste!
Ce poste restera ouvert jusqu'à ce qu'un candidat approprié soit localisé. Si vous êtes intéressé, veuillez soumettre votre curriculum vitae le plus rapidement possible car des entretiens seront menés par intermittence.
Pour être qualifié:
Les demandeurs doivent résider actuellement au Canada et doivent être autorisés à travailler pour tout employeur au Canada (résident permanent ou titulaire d'un permis de travail canadien);
Doit indiquer clairement ses attentes salariales souhaitées dans sa lettre d'accompagnement;
Devrait de préférence résider dans la zone locale de l'établissement car aucune indemnité de réinstallation n'est prévue pour ce poste.
Remarque importante pour le travail à distance - ce rôle peut être appelé à travailler à distance, si nécessaire, mais cela sera continuellement évalué et n'est pas garanti.
Doka est un employeur offrant l'égalité des chances. Une société du groupe Umdasch.
If you have a passion to support business accuracy and development, we look forward to receiving your application for this new role!
This position will remain open until a suitable candidate is located. If interested, please submit your resume as quickly as possible as interviews will be conducted intermittently.
To qualify:
applicants must currently reside in Canada and must be authorized to work for any employer in Canada (Permanent resident or Canadian work permit holder);
must clearly state their desired salary expectations in their cover letter;
should preferably reside within local area of the facility as there is no relocation allowance designated for this position.
Important note for remote work - this role may be asked to work remotely, as required, but this will be continually assessed and is not guaranteed.
Doka is an Equal Opportunity Employer. A company of the Umdasch Group.