Coordonnateur·trice des opérations – Administration & Service client
Salaire de départ : 21 à 23 $/h selon expérience
Télétravail 100 %
Tu es organisé·e, à l'aise au téléphone et tu aimes que les choses roulent?
Skan3D, une entreprise de média immobilier. Nous faisons de la photo, vidéo, du drone et autres services pour les courtiers immobilier. En pleine croissance, nous cherchons notre prochaine pièce maîtresse pour coordonner nos opérations au quotidien.
Tu seras le point central entre nos clients, nos photographes sur la route et notre équipe de post-production. Bref, tu fais rouler la machine.
ATTENTION, Nous cherchons quelqu'un qui sera disponible en tout temps lors de ses heures de travail
Conditions d'emploi
- Salaire de 21 à 23 $/h selon ton expérience avec possibilité d’augmentation.
- Temps partiel au départ, 20-25 heures par semaine pour les premiers mois
- Horaire prévu : du lundi au vendredi de 8 h 30 à 14 h 00 environ
- Évolution progressive des heures selon la croissance de l'entreprise et les performances. Plus tu t'impliques et tu amènes des projets hot, plus tu as d'heures!
- Objectif à moyen terme : évoluer vers un poste à temps plein
- Télétravail 100 %
Informations importantes
- Pendant tes heures de travail, tu dois être pleinement disponible pour effectuer les tâches liées à ton poste. Ce rôle demande une présence active et une grande réactivité auprès de nos clients et de notre équipe. En conséquence, aucun autre emploi, mandat ou activité professionnelle ne peut être effectué en parallèle durant les heures de travail prévues.
- Bien que le poste soit en télétravail, tu dois être en mesure de te déplacer occasionnellement sur la Rive-Sud de Montréal pour participer à des rencontres d'équipe en présentiel (environ 4 fois par année).
Ce qu'on t'offre
- Formation complète payée (environ 10 jours)
- Processus de formation structuré et documenté
- Mentorat direct avec les fondateurs pendant ton intégration
- Une équipe jeune, transparente et stimulante où tes idées comptent
- Une réelle possibilité d'évolution à mesure que l'entreprise grandit
- Un environnement où l'autonomie et l'initiative sont valorisées
Une journée typique chez nous
Tu commences ta journée en vérifiant que tout est prêt pour les photographes sur la route. Tu fais le contrôle qualité des mandats de la veille avec notre équipe de post-production. Tu t'assure que tous les délais sont respectés et que la marchandise est livrée.Ensuite, tu confirmes quelques mandats et t'assures que l'horaire est bien coordonné.
Les premiers appels entrent :
- Un client veut réserver un service
- Un autre a une question concernant son mandat
- Un photographe t'écrit parce qu'il a un imprévu sur le terrain
Tu jongles entre les appels, les textos et les courriels. Tu prends des notes, tu fais les suivis nécessaires et tu gardes le contrôle des opérations. Entre-temps, tu t'occupes d'envoyer les factures des mandats qui ont été réalisés.
En après-midi, un client est mécontent. Tu prends l'appel, tu écoutes, tu demeures calme et tu trouves une solution.
Avant de terminer ta journée, tu valides les mandats du lendemain, tu effectues certains suivis administratifs et tu t'assures que tout est en place pour la suite.
Parmi les tâches régulières :
- Répondre aux appels, textos et courriels
- Planifier et coordonner les rendez-vous
- Effectuer les suivis auprès des clients
- Assurer la communication avec les photographes
- Préparer et envoyer certaines factures
- Maintenir les dossiers et systèmes à jour
- Gérer les imprévus et résoudre les problèmes du quotidien
Ce qu'on recherche (non négociable):
Langues
- Excellent français parlé et écrit
- Excellent anglais parlé et écrit
Environnement de travail
- Ordinateur performant et fiable
- Connexion Internet stable
- Casque d'écoute avec microphone
- Espace calme et fermé pour les appels
- Deux écrans fortement recommandé
Minimum d'expérience pertinente dans l'un des profils suivants :
- Secrétariat
- Adjoint·e administratif·ve
- Coordination de bureau
- Administration
- Domaine immobilier
Compétences essentielles
- Excellent service à la clientèle au téléphone, par texto et par courriel
- Capacité à gérer des situations délicates et des clients mécontents
- Excellente organisation et gestion des priorités
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Capacité à travailler de façon autonome
Maîtrise technologique (très important pour nous)
Outils utilisés au quotidien
- Notion (le logiciel que tu vas utiliser 80% du temps)
- QuickBooks (facturation)
- Suite Google: Particulièrement Gmail et Google Docs
- Canva (création de visuels simples et documents)
- Médias sociaux (Facebook, instagram…)
Si tu ne connais pas déjà chacun de ces outils, nous te formerons. Toutefois, nous recherchons une personne qui possède une solide aisance générale avec la technologie, qui apprend rapidement et qui est à l'aise d'explorer de nouveaux logiciels de façon autonome.
L'intelligence artificielle fait partie intégrante de notre façon de travailler.
Nous recherchons une personne qui :
- Utilise déjà ChatGPT, Claude ou d'autres outils d'IA dans son quotidien
- Sait formuler des prompts efficaces pour gagner du temps et améliorer la qualité de son travail
- Considère l'IA comme un véritable outil de productivité
- Est curieuse des nouvelles technologies et aime optimiser ses méthodes de travail
Nous l'utilisons quotidiennement dans nos opérations et nous cherchons quelqu'un qui partage cette approche.
Les qualités qui font la différence
- Rigueur et souci du détail: Tu aimes le travail bien fait, peu d'erreurs d'inattention, bonne orthographe..
- Bon jugement, autonomie et débrouillardise: Tu es capable de garder le cap et de faire avancer le bateau même lorsque des imprévus surviennent dans la journée.
- Communication claire et professionnelle: Tu es clair dans tes propos autant avec les clients qu'avec les membres de l'équipe.
- Gestion du stress, capacité à prioriser et prendre des décisions: Clients qui négocient ou mécontents, plusieurs dossiers urgents en même temps…
- Honnêteté et loyauté: On est capable de se dire les vraies affaires tant que c’est dit de la bonne manière.
- Ponctualité et fiabilité: Si tu n'es pas là, le bateau n'avance pas! On doit pouvoir te faire confiance.
Atouts supplémentaires
Sans être obligatoires, les éléments suivants sont un gros plus :
- Expérience en vente ou développement des affaires
- Expérience en dispatch ou coordination logistique
- Connaissance du marché immobilier
- Intérêt pour la photo, la vidéo ou la création de contenu visuel
- Expérience dans une PME ou une entreprise en croissance
Ce qu'on ne recherche pas
- Une personne qui ne cherche pas un poste long terme
- Une personne sans expérience pertinente
- Quelqu'un qui n'aime pas le téléphone ou le service à la clientèle
- Une personne qui se fige devant les imprévus ou les situations conflictuelles
- Quelqu'un qui a besoin d'être supervisé à chaque étape
- Une personne qui cherche uniquement un emploi routinier sans implication
Comment postuler
Envoie-nous :
1. Ton CV
2. Une courte vidéo de 1 à 2 minutes (filmée avec ton téléphone, aucun montage requis)
Réponds simplement aux trois questions suivantes :
- Présente-toi en quelques mots. (Qu'est ce qui t'allume, tes passions...)
- Qu'est-ce qui t'attire dans ce poste chez Skan3D?
- Raconte une situation difficile que tu as gérée dans un emploi précédent et explique comment tu l'as résolue.
Nous avons hâte de te rencontrer!
Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel
Rémunération : 21,00$ à 23,00$ par heure
Avantages :
Lieu du poste : Télétravail
