Coordinateur de la logistique des installations
JRTech Solutions est une entreprise canadienne privée qui fournit des solutions de haute technologie aux détaillants afin d’améliorer l’efficacité de leur système de vente. Nous sommes le premier fournisseur nord-américain du système d’étiquetage électronique le plus fiable au monde, Pricer. Nous sommes une entreprise dynamique, en pleine croissance, avec un environnement de travail gratifiant et respectueux et une atmosphère positive et innovante.
En tant que Coordinateur de la logistique des installations chez JRTech Solutions, relevant du Superviseur des installations, vous jouerez un rôle crucial en assurant l'exécution sans faille des installations en magasin, en gérant les appels de service, en supervisant les livraisons de produits et en coordonnant avec les différentes parties prenantes impliquées dans le processus d'installation de nos produits et services.
Responsabilités
- Entrer de nouveaux projets, mettre à jour et suivre le progrès dans Monday.com et maintenir la base de données
- Mettre à jour le calendrier des projets aussi souvent que nécessaire, en fonction des nouvelles informations reçues, des modifications des clients, des contraintes des équipes d'installation etc.
- Coordonner avec les clients pour obtenir les plans de magasin, les adresses IP, le type de plafond, la présence d'amiante ou d'autres informations jugées nécessaires pour terminer les installations d'infrastructure
- Fournir aux équipes d'installateurs des prévisions afin qu'elles préparent des calendriers et s'assurer que le stock est disponible
- Créer les plans des antennes (TRXs) à partir des plans de magasin et en fonction de la formation fournie, et les vérifier avec le superviseur, soumettre pour approbation aux clients au besoin
- Mettre à jour les commandes Quick Books pour les items d'infrastructure requis par projet en fonction des plans TRXs
- Fournir aux équipes d'installateurs l’information sur le projet à l'avance tels que les plans des antennes, des points de contact et d'autres détails
- Faire le suivi auprès des installateurs les matins pour obtenir le statut du projet et assurer la liaison avec l'équipe Support pour vérifier et confirmer les erreurs de connexion
- Être disponible pour des appels après les heures de bureau (dans la plupart des cas, les installations d'infrastructure sont planifiées la nuit et les équipes d'installation peuvent avoir besoin de parler au coordonnateur des installations pour différentes situations)
- Confirmer l'état de livraison des stocks auprès des magasins avant la date d'installation
- Surveiller l'achèvement du processus d'installation et communiquer l'achèvement aux clients · Coordonner avec les équipes Support et d'installateurs pour déployer l'infrastructure et les techniciens dans les magasins si des services après-installation sont requis
- Créer des estimations d'appels de service pour les clients, mettre à jour lorsque l'appel de service est terminé, informer les équipes d'installation de la date et de l'heure et fournir l’information de projet nécessaire
- Coordonner avec les équipes d'installateurs pour s'assurer qu'ils ont suffisamment de stock pour les appels de service et coordonner le réapprovisionnement avec les entrepôts
- Valider les factures des installateurs et créer des bons de commande dans QuickBooks
- Recruter et qualifier les équipes d'installateurs pour assurer la couverture dans tous les territoires requis par l'équipe des Ventes
- Effectuer des visites en magasin à des fins de formation, d'évaluation de magasin ou de comptage des articles selon les besoins
- Signaler tout problème de qualité sur le terrain au gestionnaire, trouver des solutions, suivre la mise en place
Qualifications
- Bilingue (français et anglais)
- Baccalauréat en gestion de projet ou similaire.
- Excellentes capacités d'organisation et de communication
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle
- Expérience avec Monday.com est un atout
- Expérience avec QuickBooks est un atout
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités de manière efficace dans un environnement en constante évolution.
- Souci du détail et approche proactive de la résolution des problèmes
- Solides compétences en matière de travail d'équipe et de collaboration afin d'assurer la liaison avec de multiples parties prenantes.
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Installation Logistics Coordinator
JRTech Solutions is a privately-owned Canadian company that provides high-tech solutions to retailers to improve the efficiency of their sales systems. We are the leading North American supplier of the world's most reliable electronic labeling system, Pricer. We are a dynamic, growing company with a rewarding, respectful work environment and a positive, innovative atmosphere.
As an Installation Logistics Coordinator at JRTech Solutions, reporting to the Installations Supervisor, you will play a crucial role in ensuring the seamless execution of store installations, managing service calls, overseeing product deliveries, and coordinating with various stakeholders involved in the installation process of our products and services.
Responsibilities
- Enter new projects, update and track status in Monday.com and maintain database
- Update project schedule as often as needed, based on new information received, modifications from customers, installer teams constraints etc.
- Coordinate with customers to obtain store plans, IP addresses, type of ceiling, presence of asbestos, or other information deemed necessary to complete infrastructure installations
- Supply the installers teams with forecast so they prepare schedules and ensure stock available · Create TRXs maps from store plans and based on training provided, and cross check with supervisor, submit for approval to customers as required
- Update Quick Books sales orders for the infrastructure items required per job according to TRXs maps
- Provide installers teams with jobs packages in advance like maps for antennas (TRXs), points of contact and other details
- Follow up with installers for feedback from the field every morning and liaise with Support team to check and confirm if any connection errors
- Be available for calls from the field after hours (in most cases infrastructure installations are scheduled at night and the install teams may need to speak to the Installation Coordinator for different situations)
- Confirm stock delivery status with stores prior to installation date
- Monitor completion of the installation process and communicate completion to customers
- Coordinate with Support and Installers teams to deploy infrastructure and Technicians to stores where post installation service is required
- Create service calls estimates for clients, update when service call is complete, inform Installer teams of date and time and provide the necessary information package
- Coordinate with installer teams to ensure that they have enough stock for service calls and coordinate restocking with the warehouses
- Validate invoices from installers and create purchase orders (PO’s) in QuickBooks
- Recruit and qualify installation teams to ensure coverage in all territories required by Sales team · Perform store visits for training purpose, store evaluation or items count as needed
- Report any quality issues from the field to Manager, find solutions, follow up for implementation
Qualifications
- Bilingual (French and English)
- Bachelors’ degree in Project Management or similar.
- Excellent organizational and communication skills
- Great customer service skills
- Experience with Monday.com is an asset
- Experience with QuickBooks is an asset
- Ability to multitask and prioritize effectively in a fast-paced environment
- Attention to detail and a proactive approach to problem-solving
- Strong teamwork and collaboration skills to liaise with multiple stakeholders
