Commis, Salle de courrier
Responsabilités:
- Trier et distribuer le courrier et les fournitures de bureau, incluant le courrier interne, le courrier du service de messagerie et le courrier pour le jour suivant.
- Distribuer le courrier et les projets d'impression partout sur le site du client.
- Coordonner et préparer les projets d'impression incluant la conversion des fichiers électroniques, la numérisation et l'amélioration des documents du début jusqu'à livraison.
- Télécharger les tâches à partir de la file de courriels ou d'impressions puis effectuer la calibration, la reproduction, le triage et la finition.
- Établir et maintenir les contrôles de qualité afin de garantir l'exactitude du travail.
- Répondre aux appels de premier niveau des utilisateurs finaux de l'équipement afin de déterminer le problème, de déloger les entassements de papier, de produire des copies d'essai et de déterminer l'état des appareils.
- Organiser des visites planifiées des appareils pour procéder au nettoyage de la vitre, au remplacement du toner, au réapprovisionnement du papier et pour assurer le nettoyage général de l'espace de travail.
- Produire des rapports.
- Établir des registres du temps de disponibilité, des réparations et des coûts de compteur pour tous les copieurs et toutes les imprimantes sur site.
Éducation et experience:
- Diplôme d'études secondaires ou expérience de travail équivalente
Compétences:
- Minimum 2 années d'expérience de travail dans une salle de courrier ou un centre de copie
- Excellentes aptitudes interpersonnelles, ainsi qu'une capacité à pouvoir développer rapidement des relations d'affaires
- Avoir une forte motivation personnelle permettant d'obtenir des résultats
- Excellente habileté de communication orale et écrite
- Utilisation efficace de Microsoft Office
- Capacité de soulever des poids de 30 lb et plus, au besoin
Autre:
Présenter une image professionnelle en tout temps aux clients et aux fournisseurs
Mailroom Clerk
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Responsibilities:
- Sorting and distribution of mail and office supplies, including interoffice, couriers and overnight mail
- Delivery of mail and printing projects throughout the customer’s site
- Coordinating and preparing projects for printing, including electronic file conversion, document scanning and enhancement from start to delivery
- Download jobs from email or print queue, sizing, reproducing, sorting and finishing
- Establishing and maintaining quality controls to ensure work accuracy
- Responding to first level phone calls from end users of equipment to determine the problem, clear paper jams, run test copies and determine status of machines
- Provide scheduled trips to all machines to conduct cleaning of glass, toner replacement, stocking paper and general cleanness of work space
- Running reports
- Keeping logs of downtime, repairs and meter charges of all copiers/printers on site
Education & Experience:
- High School Diploma or equivalent experience
- Minimum 2 years of experience working in a mail room or copy centre
Skills :
- Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
- Strong self-motivation to drive results
- Excellent communication skills both verbal and written
- Effective use of Microsoft Office
- Ability to lift 30+lbs. as necessary
Present a professional image at all times to customers and vendors
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