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Sommaire du poste :
Sous la direction du gestionnaire des systèmes et de la planification des examens, et en collaboration avec l’équipe administrative du Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite, la personne titulaire de ce poste assure un soutien administratif de première ligne, offre un service à la clientèle et contribue aux activités du Centre d’examen. Elle contribue à l’organisation des examens pour la population étudiante bénéficiant de mesures d’accommodement ainsi qu’à la prestation de services opérationnels partagés dans les différents sites du Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite. Elle veille à la gestion efficace des dossiers, à la coordination des examens et au respect des politiques, des procédures et des normes de sécurité des examens. Elle agit comme personne-ressource auprès de la population étudiante, du corps professoral et du personnel, résout les problèmes et veille au bon fonctionnement de l’unité.
Fonctions et responsabilités principales
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Répondre aux demandes, filtrer les appels, évaluer les besoins et diriger la population étudiante vers les ressources appropriées.
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Gérer l’horaire des rendez-vous et établir les priorités pour les demandes urgentes des personnes étudiantes.
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Préparer et gérer la documentation, les dossiers et la correspondance en veillant à leur exactitude et à leur intégralité.
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Tenir à jour les dossiers des étudiants et les systèmes de classement électroniques.
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Fournir un soutien administratif, notamment pour la préparation de rapports et la saisie de données.
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Résoudre les problèmes liés au service à la clientèle et faire remonter les situations complexes à un niveau hiérarchique supérieur, au besoin.
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Assurer la liaison avec les partenaires internes et externes pour coordonner les mesures d’adaptation, les examens et la logistique.
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Coordonner la logistique des examens, y compris leur réception, leur vérification, leur manutention sécurisée et leur exécution.
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Contribuer à la prestation de services partagés et assurer la continuité du soutien administratif au sein du Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite.
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Veiller au bon fonctionnement du bureau et coordonner la gestion des fournitures, l’entretien du matériel et les installations.
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Assurer la conservation, la sauvegarde et le classement des dossiers de l’unité conformément aux exigences établies.
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Assurer la réalisation de copies de sauvegarde des documents et dossiers importants, et veiller à leur bonne organisation.
Fonctions et responsabilités supplémentaires
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Contribuer à la planification, à la réservation des locaux et à la logistique des examens destinés à la population étudiante bénéficiant de mesures d’accommodement.
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Tenir à jour les bases de données des examens et veiller à l’exactitude des données relatives à l’horaire et aux mesures d’accommodement.
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Veiller à ce que les documents d’examen répondent aux exigences d’accessibilité et faire préparer d’autres formats.
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Coordonner l’impression confidentielle, l’entreposage et la manutention sécurisée des documents d’examen.
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Assurer le retour rapide des documents d’examen au corps professoral et en effectuer le suivi.
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Mettre en œuvre et faire respecter les protocoles de sécurité des examens.
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Fournir de l’encadrement et des directives au personnel occasionnel et aux surveillantes et surveillants d’examens.
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Agir comme personne-ressource pendant la prolongation des périodes d’examens.
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Préparer les communications, les rapports et le contenu Web.
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Offrir le soutien technique nécessaire à l’exécution des examens, notamment pour les technologies d’assistance, et en assurer la configuration.
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Coordonner la mise en forme et la conversion des documents liés aux examens.
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Participer aux activités de formation polyvalente et assurer le remplacement d’autres fonctions, notamment celles de représentante ou représentant du Service.
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Exécuter toute autre tâche connexe.
Autres compétences et/ou aptitudes :
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DEP en secrétariat ou en bureautique, ou l’équivalent.
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Quatre (4) années d’expérience pertinente.
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Excellentes aptitudes en service à la clientèle et capacité à interagir avec professionnalisme et empathie avec une population étudiante diversifiée.
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Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, et capacité d’établir les priorités parmi des demandes concurrentes.
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Grand souci du détail et de l’exactitude, particulièrement dans la gestion des dossiers et de la documentation.
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Bon jugement et solides aptitudes à résoudre des problèmes dans des situations complexes ou délicates.
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Capacité à interpréter et à appliquer les politiques et les procédures de façon uniforme.
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Entregent et excellentes compétences en communication orale et écrite.
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Aptitude à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe.
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Maîtrise des logiciels de bureautique et des systèmes de gestion de bases de données, et capacité à apprendre rapidement des applications spécialisées.
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Capacité à préserver la confidentialité et à traiter des renseignements sensibles avec discrétion.
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Capacité d’adaptation et souplesse dans un environnement où le volume de travail est élevé et les échéances sont serrées.
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Connaissance des principes d’accessibilité et souci d’inclusivité dans la prestation des services.
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Capacité à coordonner simultanément plusieurs processus et activités logistiques.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
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Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
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Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
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Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
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Politique de vacances compétitive
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Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants -
Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
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Congés payés pendant la période des vacances de décembre
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Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
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Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (courant) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Date d’entrée en fonction prévue : Dès que possible
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director, Exams & Operations
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
