Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Faculté des sciences
À propos du Bureau des stages et des études sur le terrain
Le Bureau des études sur le terrain et des stages de la Faculté des sciences constitue une ressource essentielle pour les étudiantes et étudiants participant à divers programmes de sessions d'études sur le terrain (Field Study Semester, FSS), notamment en Afrique de l'Est, à la Barbade et au Panama, au Programme de stages en sciences (Science Internship Program, SIP), à la mention B.Sc. Global, ainsi qu'au programme des Possibilités enrichies d'apprentissage en sciences (Enriched Educational Opportunities, EEO).
Le bureau offre un soutien et un accompagnement essentiels afin de veiller à ce que les étudiantes et étudiants disposent de toute l'information et des ressources nécessaires à la réussite de leur expérience.
Le ou la coordonnateur(trice) administratif(-ive) des affaires étudiantes soutiendra les programmes d'études sur le terrain et de stages en conseillant les étudiants sur les exigences des programmes, en traitant les paiements de factures, en créant du contenu de communication pour les sites Web et les plateformes de médias sociaux, en coordonnant des événements, ainsi qu'en administrant et en maintenant le système bureautique infonuagique du bureau (SharePoint).
Pour en savoir plus sur les programmes d'études sur le terrain et de stages.
Principales responsabilités:
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Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et procédures académiques et administratives du Programme de stages en sciences (SIP), des programmes de sessions d'études sur le terrain (FSS) en Afrique de l'Est, à la Barbade, au Panama et ailleurs, du programme de bourses des Possibilités enrichies d'apprentissage (EEO) et de la mention B.Sc. Global.
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Assurer le suivi de la boîte de courriel partagée de l'unité, répondre aux demandes de renseignements, fournir l'information requise et veiller à un suivi rapide auprès des étudiantes et étudiants ainsi que des autres parties prenantes.
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Recueillir, vérifier, organiser et assurer le suivi de la documentation étudiante liée à l'ensemble des programmes administrés par le bureau, et effectuer les suivis nécessaires auprès des étudiants.
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Planifier et participer aux réunions, aux séances d'information et aux séances préparatoires au départ, prendre des notes, rédiger des comptes rendus et préparer des rapports à partir des discussions tenues et des données recueillies.
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Traiter les paiements de factures.
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Mettre à jour et maintenir les pages Web ainsi que le système bureautique en ligne du bureau, selon les besoins.
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Répondre aux questions des étudiants, évaluer les demandes et l'admissibilité, appliquer les cadres réglementaires universitaires, provinciaux et fédéraux pertinents et promouvoir le Programme de stages en sciences (SIP).
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Coordonner les processus de candidature pour les prix, bourses et distinctions.
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Participer au rapprochement financier et à l'administration des fonds liés aux programmes FSS.
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Sous la supervision du ou de la responsable, élaborer du matériel promotionnel destiné à divers canaux de communication (réseaux McGill, Instagram, équipe des communications de la Faculté des sciences, journaux universitaires, etc.) et coordonner le calendrier de promotion des programmes.
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Participer aux activités de recrutement et de développement organisées sur le campus, notamment les activités d'accueil, les foires sur les études à l'étranger de la Faculté des sciences, les journées portes ouvertes, Discover McGill, les Foundation Year Interest Groups (FIGS), les événements de reconnaissance des donateurs et autres activités connexes.
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Effectuer des visites de recrutement en salle de classe en collaboration avec le ou la responsable. Fournir également un soutien aux ambassadeurs étudiants (matériel promotionnel, coordination des calendriers, présentations en classe, affichage, etc.).
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Collaborer avec les unités concernées de l'Université McGill dans l'organisation des expositions et présentations liées aux programmes FSS.
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Les responsabilités décrites ci-dessus sont représentatives des fonctions du poste et peuvent évoluer afin de répondre aux priorités des programmes, aux exigences opérationnelles et aux besoins émergents.
La personne titulaire du poste pourrait être appelée à travailler occasionnellement en soirée et la fin de semaine lors d'événements spéciaux.
Autres compétences et aptitudes requises:
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Bilinguisme requis; excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
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Expérience démontrée dans l'utilisation des applications Microsoft 365, notamment Power Automate, Word, Excel, Outlook, SharePoint et Teams.
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La connaissance de Minerva, des formulaires Web du dossier étudiant (Student Record Web Forms), du BSAC, de Banner SIS et du MMP constitue un atout.
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Expérience démontrée auprès de la population étudiante et bonne connaissance des politiques, procédures et services de soutien aux étudiants.
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Capacité démontrée à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les étudiants, les membres du corps professoral, le personnel et les partenaires externes.
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Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à faire preuve de tact, de diplomatie, de jugement et de professionnalisme dans le traitement des demandes et des préoccupations.
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Forte orientation vers le service à la clientèle et capacité d'adapter son style de communication à différents publics et contextes.
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Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités, à respecter des échéances et à répondre à des demandes concurrentes dans un environnement dynamique.
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Grand souci du détail et de l'exactitude dans l'administration des dossiers, de la documentation étudiante, des transactions financières et des communications.
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Expérience dans la coordination d'événements, de séances d'information, d'activités de recrutement ou d'initiatives de sensibilisation.
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Expérience dans la création et la gestion de contenu pour des sites Web, des infolettres et des plateformes de médias sociaux, particulièrement Instagram.
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Expérience du traitement de factures, des transactions relatives aux comptes fournisseurs et des rapprochements financiers.
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Capacité à recueillir, organiser, vérifier et conserver de l'information confidentielle avec un haut niveau d'exactitude.
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Sens de l'initiative et solides aptitudes à la résolution de problèmes, avec la capacité de travailler de façon autonome tout en contribuant efficacement au travail d'équipe.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons:
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Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
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Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
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Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
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Politique de vacances compétitive
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Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants -
Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
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Congés payés pendant la période des vacances de décembre
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Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
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Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
onnaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Field Studies and Internship Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-09-01
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
