Commis de bureau - Office Clerk
Chipmonk
Pointe-Claire, QC

Description de poste:
Effectue des tâches administratives de nature courante et simple telles que la numérisation, la photocopie, le classement, le triage, l'entrée de données et la production de rapports. De plus, peut devoir s'assurer que tous les visiteurs entrant dans le bâtiment par l'entrée principale sont enregistrés dans le système CGRP et doit acheminer les appels téléphoniques des clients internes et externes.

Responsabilités:

* Numériser, imprimer, photocopier et classer des documents selon le besoin des divers services.
* Faire des réquisitions et des transactions simples dans ERP.
* Rassembler et entrer des données dans les divers systèmes
* Produire et publier divers rapports.
* Mettre à jour les tableaux de communication du service.
* Distribuer des rappels personnalisés (articles étalonnés, formation, sondage,).
* Agir à titre de messager dans le bâtiment et, parfois, à l'extérieur de l'entreprise.
* Recevoir et trier le courrier entrant.
* Préparer et acheminer le courrier sortant au service d'expédition.
* Vérifier en collaboration avec les secrétaires de divisions et le bon ordre des salles de conférence.
* Vérifier en collaboration avec les secrétaires de divisions et le bon ordre des équipements d'imprimerie.
* Au besoin, changer les cartouches d'encre, effectuer des réparations simples, placer des appels de service aux fournisseurs et accompagner le technicien lors de ses visites.
* Responsable de l'inventaire des fournitures de bureau et la distribution de conformément aux besoins.
* Lorsque requis préparer les demandes de fournitures pour approbation.
* Répondre aux appels entrants et les acheminer aux bonnes personnes ou au bon service.
* Recevoir les visiteurs de l'extérieur, vérifier leurs identifications, émettre une passe d'accès et communiquer avec les personnes concernées à l'interne.
* Assurer une sécurité de base à l'entrée principale du bâtiment.
* Toutes autres tâches connexes.

Exigences:

* Être détenteur d'un diplôme d'études secondaires, professionnelles ou collégiales.
* Posséder un minimum de 1 à 3 ans d'expérience dans un poste connexe.
* Avoir des connaissances des logiciels de la suite MS Office.

Avantages :

* Salaire en fonction des compétences et de l'expérience;
* Vaste stationnement gratuit.
* Cafétéria
* Gym
* Cours de Yoga, méditation et autres.
* Accessible en transport en commun.
* Type d'emploi : Temps Plein, Contrat

Job description:

Basic Function: Performs clerical tasks of a routine and simple nature, such as scanning, photocopying, filing, sorting, data entry, report generation, etc.
Responsibilities:

* Scans, prints, photocopies, and files documents as needed for various departments.
* Places requisitions and performs simple transactions in ERP .
* Acts as messenger within the building and on occasions, outside the premises of the Company.
* Distributes personalized reminders (calibrated items, training, survey, ...).
* Receives and sorts incoming mail for the department. Distributes it as directed.
* Maintains stationery and office supplies stock at predetermined min/max levels.
* When necessary, prepares supply requisitions for approval. Issues supplies against requisitions.
* Receives, sorts, classifies, and places material such as correspondence, cards, invoices, receipts and other records in an indexed system.
* Assists clerical staff with collating and sorting papers etc.
* Update department communication boards
* Gather and enter data in various systems
* Generate & publish miscellaneous reports
* Performs other duties of a similar nature as assigned.

Requirements:

Excel and Word Proficiency
Bilingual (French/English)
Must be adept in Office Suite (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Max of 3 years of administrative experience.
Very good written and communication skills

Education:
High school, college or professional studies diploma

Experience:
1 - 3 years of related experience

Linguistic Level:
Fluent spoken and written French. Spoken and written English, an asset.

Benefits:

* Free parking.
* Cafeteria
* Gym
* Yoga, Meditation classes and more.
* Accessible by public transport.
* Full-time, contract position

Job Type: Contract

Salary: $20.00 to $21.00 /hour