Personne qui accomplit une variété de travaux administratifs modérément compliqués selon des directives précises, des méthodes et des procédures établies. Elle exerce des attributions relatives à l’inscription ou à l’admission des usagers, ainsi qu’au traitement de données. Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.
Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) agent(e) administratif(ve) classe 3 (AA3) pour un poste à l’accueil du CLSC de l’Île-des-Sœurs.
Horaire de travail : de 6 h 45 à 14 h 45
Veuillez noter que le site est plus difficilement accessible en transport en commun à cette heure, ce qui peut nécessiter un moyen de déplacement alternatif.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Accueille et oriente les visiteurs qui se présentent et voit à les diriger au bon endroit;
- Reçoit les appels de la clientèle et répond à leur demandes dans les limites de ses fonctions;
- Répond aux appels téléphoniques et selon le cas, donne l’information appropriée, achemine les appels, transmet les messages et fait les suivis nécessaires; ? Donne des renseignements d’ordre général sur l’établissement;
- Assure la réception et la distribution des lettres, des colis, des journaux;
- Assure la préparation des enveloppes pour les envois internes et externes;
- Traite les demandes de dépliants, publications émanant de tous les sites;
- Maintient l’inventaire des dépliants et publications à jour et commande les items au besoin;
- Tient à jour certaines banques d’information, bottins et registres;
- Prend connaissance des courriels via Outlook et imprime les communiqués, notes de service et sommaires;
- Contrôle l’entrée et la sortie des visiteurs et leur demande d’inscrire leur nom au registre des visiteurs.
- Assemble, trie et classe divers documents;
- Réalise des copies, numérisation et assemblage de documents, montage de cahier/cartable/outils de travail;
- Assure l’approbation et la réservation des salles pour les réunions;
- Assure l’approbation et la réservation des équipements tels que PC/canon/caméras;
- Prépare le matériel nécessaire pour des activités;
- Transcrit sur traitement de texte des lettres, des rapports, des tableaux et d’autres documents;
- Participe à l’entrée de données statistiques dans différents tableurs;
- Collabore dans l’ajout, la modification et suppression de documents sur la plateforme web; ? Répond aux demandes de billets de taxi et assure les commandes au besoin.
- Effectue les commandes de repas pour les activités, lorsqu’indiqué;
- Collabore à l’orientation du nouveau personnel;
- S’assure que les équipements informatiques et électroniques de la réception et des salles de réunion soient fonctionnels;
- Remplit régulièrement les espaces de papeterie;
Organise et gère la réserve des fournitures de bureau et autres matériels.
-
Diplôme d'études secondaire souhaité.
6 à 1 an d'expérience souhaité.
Conformément à la
Loi sur l'Accès à l'égalité en emploi, tous les établissements de santé et de services sociaux appliquent un programme d'accès à l'égalité. De ce fait, les personnes issues des groupes visés (femme, autochtone, minorité visible, minorité ethnique et personne handicapée) sont encouragées à faire parvenir leur candidature. De plus, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Selon le contexte, le genre masculin ou féminin utilisé dans les affichages désigne aussi bien les femmes que les hommes.
