Principales responsabilités
Sous l’autorité de la direction générale, l’agent(e) de service aux membres et à la clientèle assure l’accueil, le service aux membres et le soutien administratif lié à la gestion du membrariat. Il/elle contribue également au bon fonctionnement quotidien des activités et des services de la FADOQ.
Réception et service à la clientèle
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels et courriels.
- Informer les membres et le public sur les avantages, programmes et services de la FADOQ.
- Traiter les demandes, effectuer les suivis requis et rediriger les demandes vers les personnes appropriées.
- Assurer la gestion du calendrier de réservation des salles.
Gestion du membrariat et soutien administratif
- Effectuer les adhésions et renouvellements, en personne, par téléphone, par la poste et en ligne.
- Accompagner les membres dans leurs démarches d’adhésion et de renouvellement.
- Mettre à jour les dossiers dans la base de données et assurer l’exactitude des informations.
- Produire les rapports et documents requis pour la comptabilité et les besoins administratifs.
- Effectuer certaines tâches administratives liées au membrariat.
Soutien aux activités et au fonctionnement
- Effectuer certaines inscriptions aux activités et préparer les listes de présences.
- Envoyer les rappels aux participants et s’assurer de la préparation des salles.
- Gérer certains envois postaux et assurer l’inventaire et l’approvisionnement de fournitures.
- Veiller à la préparation des locaux et du matériel requis pour les salons et événements.
- Contribuer au maintien d’un environnement accueillant et fonctionnel pour les membres et visiteurs.
Contribution à la vie de l’organisme
- Participer aux réunions d’équipe et contribuer au travail collectif.
- Participer, sur demande, aux activités et événements spéciaux de l’organisme, notamment les AGA et les kiosques.
- Accomplir toute autre tâche connexe compatible avec la fonction, à la demande de la direction générale.
Poste 35h semaine sur 5 jours de 8h30 à 16h30.
Qualités indispensables
- Excellent sens du service à la clientèle et attitude chaleureuse et professionnelle.
- Entregent et aisance relationnelle, avec une capacité à établir facilement un contact avec les membres.
- Excellentes capacités de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le poste est principalement en français mais être fonctionnel en anglais.
- Sens de l’organisation, rigueur et souci du détail, particulièrement dans la gestion des dossiers de membres et la saisie de données.
- Autonomie et sens des responsabilités, avec la capacité de gérer plusieurs demandes simultanément.
- Patience, écoute et diplomatie, notamment dans le traitement des demandes et situations particulières.
- Esprit d’équipe et collaboration avec les différents membres de la permanence.
- Adaptabilité et débrouillardise face aux imprévus et aux besoins de l’organisme.
- Aisance avec les outils informatiques et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels.
Expérience et formation
- Formation en administration, bureautique, service à la clientèle ou dans un domaine connexe, un atout.
- Minimum de 2 ans d’expérience en service à la clientèle, réception, administration ou dans un poste comportant des responsabilités similaires.
- Expérience dans la gestion de dossiers, la saisie de données et l’utilisation de bases de données, un atout.
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook et Word; connaissance d’Excel, un atout.
- Expérience auprès d’une clientèle de 50 ans et plus ou dans le milieu communautaire, associatif ou OBNL, un atout.
- Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
Rémunération : 16,60$ à 21,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
Expérience:
- Service à la clientèle: 2 ans (Obligatoire)
- service aux ainés: 2 ans (Obligatoire)
Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
