L’adjoint(e) administratif(ve) assure un soutien administratif et documentaire essentiel aux directeurs et responsables de projet. Il/elle joue un rôle clé dans la gestion, le contrôle, l’organisation et le suivi de la documentation interne et de projet, tout en veillant à la conformité, à la qualité des documents et au respect des procédures internes.
Tâches et responsabilités :
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Rédiger, réviser, mettre en forme et relire divers documents administratifs (correspondance, rapports, formulaires, factures).
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Coordonner la circulation de l’information entre les différentes parties prenantes
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Répondre aux demandes internes et effectuer les suivis nécessaires afin d’assurer le respect des échéanciers et des procédures.
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Participer aux réunions d’équipe et collaborer à l’amélioration des pratiques et processus documentaires.
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Déposer, classer et maintenir les documents dans les plateformes documentaires appropriées.
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Effectuer le contrôle de qualité des documents, signaler les erreurs et assurer le suivi des corrections.
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Extraire, vérifier et archiver des documents ou dessins, au besoin, afin d’assurer une traçabilité complète.
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Créer, organiser et maintenir les répertoires et structures documentaires.
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Gérer les accès aux plateformes documentaires et appliquer les nomenclatures requises.
Formation :
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Secondaire 5
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DEP en secrétariat, bureautique, administration ou domaine connexe
Compétences requises :
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Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams).
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Aisance avec les plateformes de gestion documentaire (ex. Box ou équivalent).
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Connaissance avancée de la langue anglaise (lecture et rédaction de documents).
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Communication écrite avancée en français.
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Capacité à gérer des listes, registres et bases documentaires avec précision.
Atouts
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Capacité à former et accompagner des utilisateurs.
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Expérience en contrôle documentaire ou en environnement de projets d’ingénierie/construction
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Expérience avec des projets multidisciplinaires (ingénierie, construction, industriels).
