À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.
C’est ce qui nous unit et nous anime.
Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.
Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.
Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.
Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.
Libellé de la nomenclature
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.
Attributions
Sous l’autorité de la direction du bureau de la vice-présidence Stratégie performance et amélioration continue, la personne titulaire du poste joue un rôle clé de soutien administratif et de coordination auprès de directions générales de l’équipe ainsi qu’auprès des différents partenaires avec lesquels nous collaborons.
À ce titre, elle assure l’organisation, la planification et la coordination des activités administratives, tout en veillant au suivi rigoureux des dossiers prioritaires et au respect des échéanciers. Elle agit comme personne ressource auprès de nombreux collaborateurs internes et externes et contribue à la fluidité des communications, à la coordination des travaux ainsi qu’à la qualité des livrables produits par les directions générales.
La VP Stratégie performance et amélioration continue porte de nombreux mandats transverses nous appelant à présenter aux différentes parties prenantes, notamment le plan stratégique, la revue de performance trimestrielle, les travaux des chantiers de transformation et l’approche par objectifs et résultats-clés (ORC). Dans le cadre de ses fonctions, la candidate fait partie intégrante de l’équipe et sera appelée à participer à la production, à effectuer la mise en page, la révision et la diffusion de diverses présentations PowerPoint, documents administratifs, outils de gestion, tableaux de bord et mécanismes de suivi nécessaires à la réalisation des objectifs organisationnels. Elle devra travailler en conformité avec les gabarits officiels, tout en veillant au respect des normes rédactionnelles, graphiques et organisationnelles en vigueur.
La personne titulaire est également responsable de la gestion documentaire et de l’information, de la structuration administrative des directions générales ainsi que de l’implantation de pratiques favorisant l’efficacité des opérations. Elle veille à la qualité de l’information, au respect des processus administratifs, à la conservation documentaire et à la circulation efficace des communications.
Dans l’exercice de ses fonctions, elle réalise des travaux administratifs complexes nécessitant une excellente maîtrise des outils bureautiques, de fortes habiletés rédactionnelles ainsi qu’un grand souci du détail. Elle agit avec autonomie, jugement et discrétion dans le traitement de dossiers sensibles et contribue au maintien d’un haut niveau de qualité, de professionnalisme et de confidentialité dans l’ensemble des activités sous sa responsabilité.
De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :
- Assurer la gestion de l’agenda de son supérieur immédiat, notamment la planification et la coordination des réunions, rencontres, formations et événements selon les priorités établies;
- Assurer la gestion des courriels et des communications de la direction, en effectuant le tri, la priorisation, le classement et les suivis requis;
- Préparer les dossiers, documents et informations nécessaires aux rencontres et activités de son supérieur immédiat;
- Participer à la production, à effectuer la mise en page, la révision et la diffusion de diverses présentations PowerPoint, documents administratifs, en respectant les normes rédactionnelles, graphiques et organisationnelles en vigueur;
- Participer à la planification, à la coordination et au suivi des livrables stratégiques et des dossiers prioritaires des directions générales;
- Contribuer à l’amélioration et à la structuration des processus administratifs, des outils de gestion et des mécanismes de coordination;
- Coordonner la préparation et le dépôt des dossiers aux différentes instances internes et externes et assurer le suivi des échéanciers;
- Produire, mettre à jour et assurer la qualité de documents administratifs, tableaux de bord, outils de suivi et mécanismes de reddition de comptes;
- Soutenir l’organisation, la consolidation et le suivi de dossiers complexes ou stratégiques en veillant à la qualité de l’information et au respect des échéanciers;
- Assurer la gestion documentaire, le traitement de la correspondance ainsi que le suivi des processus d’approbation des directions générales;
- Veiller au respect des règles de conservation documentaire, de confidentialité et des normes administratives en vigueur;
- Effectuer toute autre tâche connexe relevant de son champ de compétence.
- Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.
Conditions de travail
Taux horaire : 27,78$ à 37,08$ selon l’expérience.
Statut de l’emploi : Temps complet (35h)
Port d’attache : Montréal ou Québec
Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.
Entrée en fonction : Dès que possible.
Accréditation syndicale : Syndicable non syndiqué
