commis de bureau - réceptionniste (bilingue)
Nouvel Air 2001 / HydroKleen Sud-Ouest
Salaberry-de-Valleyfield, QC

Nouvel Air 2001 - HydroKleen Sud-Ouest est une entreprise œuvrant dans le nettoyage de conduit de ventilation, des unités murales de climatisation, des conduits de sécheuses et d'échangeurs d'air.

Le ou la commis de bureau/réceptionniste a pour fonction d’accueillir les personnes qui se présentent dans les bureaux, de diriger les visiteurs vers la ou la personne ou le service approprié, répondre au téléphone et acheminer les appels téléphoniques, prendre les messages, fixer les rendez-vous et exécuter toutes autres tâches administrative demandées. Le ou la titulaire travaille sous la supervision de la Gestionnaire Senior ainsi que du Président Directeur Général (PDG).

ASPECTS TECHNIQUES DE LA FONCTION

Réception / Administration

  • Accueillir et informer la clientèle sur l’organisation, que ce soit par téléphone, par courriel ou en personne. Être en mesure de répondre aux demandes et/ou aux questions de cette clientèle.
  • Effectuer la prise de rendez-vous pour les divers secteurs de l’entreprise dans notre logiciel ERP.
  • Alimenter et organiser les bases de données.
  • Gérer les fournitures de bureau et effectuer les commandes.
  • Rédiger, mettre en page et mettre à jour les divers documents de l'entreprise.
  • Faire l’affichage de postes à combler sur les différents sites de recherches d’emploi ou avec des entreprises spécialisé dans le placement de personnel.
  • Effectuer la mise à jour et le classement des différents dossiers et rapports, la mise à jour des listes de contacts et de références.
  • Effectuer des recherches poussées et exhaustives sur Internet pour les divers besoins de la compagnie.
  • Préparer les documents d’embauche, d’intégration et les dossiers d’employés pour le département des ressources humaines.
  • Assurer la mise à jour des dossiers employés (changements d’adresse) et transmettre les informations au département des ressources humaines.
  • Assurer la gestion des dossiers de formation pour les employés avec le chargé de projets.
  • Participer à l’organisation d’événements promotionnels.
  • Gérer le courrier postal.
  • Produire, traduire et rédiger divers types de lettres, présentations, rapports ou autre documents d’affaires.
  • Effectuer les réservations suivantes si nécessaires : Salles de réunion, restaurants, billets d’avion, hôtels, etc.
  • Effectuer la facturation des clients et faire l’entrée de donnée dans le système comptable.
  • Faire le suivi avec les clients

ASPECTS COMPORTEMENTAUX

  • Démontrer de solides qualités relationnelles, de tact et de diplomatie et être en mesure de transiger avec les intervenants de tous les milieux et de tous les niveaux.
  • Faire preuve d’une grande rigueur (souci du travail bien fait.)
  • Faire preuve de leadership, de dynamisme, d’entregent et d’une attitude positive.
  • Être en mesure de gérer plusieurs tâches de front, de gérer de multiples dossiers.
  • Avoir un bon jugement et sens des priorités.
  • Faire preuve d’autonomie, d’initiative et de débrouillardise.
  • Faire preuve d’un grand sens de la discrétion et être en mesure de gérer positivement le stress.

ASPECTS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

  • Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme professionnel en secrétariat.
  • Bilinguisme (Français/Anglais) obligatoire (oral et écrit)
  • Détenir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office.
  • 1 ans d’expérience dans un poste similaire un atout.

Possibilité de poste régulier en septembre selon les besoins de l’entreprise.

Type d'emploi : Temporaire

Salaire : 16,50 $ /heure

Expérience:

  • travail de bureau: 1 an (Souhaité)

Lieu:

  • Salaberry-de-Valleyfield, QC (Souhaité)

Langue:

  • Anglais (Requis)
  • Français (Requis)