Adjoint(e) administratif(ve) - Département juridique
GROUPE PETRA
Montréal, QC

Qui sommes-nous?

Acteur important du monde de l’immobilier depuis 30 ans, GROUPE PETRA est une société de gestion privée qui possède un portefeuille immobilier de 8,3 millions de pieds carrés.

Nous détenons des immeubles de bureaux, commerciaux et industriels situés dans les régions de Montréal, Québec et Toronto. Solidement engagé dans le maintien de la qualité de nos immeubles et l’amélioration continue de notre gestion, nous appliquons un programme ambitieux visant l’atteinte de normes de certification élevées dans l’industrie.

Pour en savoir plus, visitez notre site internet www.groupepetra.com

Nous sommes présentement à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administraif(ve) pour apporter un support au département juridique.

Lieu: 8000 boulevard Langelier, Montréal

Responsabilités principales:

  • Classement physique et électronique des documents légaux reçus en s’assurant de la conformité et du respect de la nomenclature des systèmes de gestion documentaire établis ;
  • Contribuer à améliorer la bonne marche des systèmes de gestion documentaire ;
  • Revue générale de la correspondance et des télécopies reçues par le département juridique, et identification des matières prioritaires, le cas échéant;
  • Support général à l’équipe juridique (suivi des dossiers en cours, coordination auprès des autres départements, etc.);
  • Rédaction et transmission de correspondances, mémos ou documents divers pour le compte des membres de l’équipe juridique;
  • Tenue et mise à jour des différents outils de suivis qui sont utilisés dans le cadre des activités du service (agenda légal, tableaux de droits, tableaux des garanties des locataires… etc.)
  • Recherches ponctuelles auprès du Registraire des entreprises, Registre foncier, Infolot, RDPRM ainsi qu’à l’intérieur d’actes juridiques liant l’entreprise tels que des baux commerciaux, servitudes et conventions diverses;
  • Photocopie et numérisation de documents;
  • Assurer le suivi des comptes d’honoraires autorisés;
  • Numérisation systématique des documents légaux pour tous les sites et maintien des banques de documents numérisés de l’entreprise afin de s’assurer de leur exactitude;
  • Assistance à tout membre de l’entreprise recherchant un document ou une information relevant ou conservé par les services juridiques;
  • Toute autre tâche connexe.

Profil recherché:

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat juridique ou technique juridique ;
  • 3-5 années d'expérience en soutien administratif;
  • Solides compétences en informatiques (Suite Office) ;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit).
  • Personne dynamique, qui fait preuve de rigueur, d’initiative, de curiosité, d’autonomie et qui possède un sens aigu de l’organisation.

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Expérience:

  • Administration: 3 ans (Requis)

Formation:

  • DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Langue:

  • Anglais (Requis)
  • Français (Requis)